Why? 모든 프로젝트 팀이 답해야 할 질문

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이 글은 슬론 매니지먼트 리뷰(SMR)> 2013년 가을 호에 실린 선더버드 경영대학원 운영/프로젝트 리더십 교수 카렌 A. 브라운(Karen A. Brown), 오웬 경영대학원 운영 관리 부교수 낸시 리 하이어(Nancy Lea Hyer), 선더버드 경영대학원 마케팅 브랜드 전략 교수 리처드 에텐슨(Richard Ettenson)의 글 ‘The Question Every Project Team Should Answer’를 번역한 것입니다.

이 글을 읽고 있는 독자 여러분, 그리고 여러분과 함께 일하는 동료 팀원들은 현재 진행중인 프로젝트를 탄생케 한 근본적인 이유가 무엇인지 몇 개의 짧은 문장으로 설명할 수 있는가? 사실 많은 사람들이 명확한 답을 내놓지 못한다. 필자들은 그동안 기업 프로젝트에 참여하는 팀원들이 자신이 진행 중인 프로젝트의 요점이 무엇인지 제대로 설명하지 못하는 경우를 여러 차례 관찰했다. 팀원들이 프로젝트를 제대로 이해하지 못하면 그만큼 프로젝트가 실패로 돌아갈 가능성이 커진다.

목표 달성에 실패한 사람들은 정치, 부실한 계획, 취약한 실행력 등을 프로젝트 실패의 원인으로 지목하는 경우가 많다.1  1프로젝트 실패에 관한 최근 연구 자료가 궁금하다면 다음을 참고하기 바란다. “Why Projects Fail — Facts and Figures,” accessed November 24, 2012, http://calleam.com. 프로젝트 실패 원인에 관한 다른 연구가 궁금하다면 다음을 참고하기 바란다. B.J. Sauser, R.R. Reilly and A.J. Shenhar, “Why Do Projects Fail? How Contingency Theory Can Provide New Insights — A Comparative Analysis of Mars Climate Orbiter Loss,” International Journal of Project Management 27, no. 7 (October 2009): 665-679; P .E.D. Love, D.J. Edwards and Z. Irani, “Forensic Project Management: An Exploratory Examination of the Causal Behavior of Design-Induced Rework,” IEEE Transactions on Engineering Management 55, no. 2 (May 2008): 234-247; and G. Pan, S.L. Pan and M. Newman, “Information Systems Project Post-Mortems: Insights From an Attribution Perspective, ” Journal of the American Society for Information Science and Technology 58, no. 14 (December 2007): 2255-2268. Earlier references include J.K. Pinto and J.G. Covin, “Critical Factors in Project Implementation: A Comparison of Construction and R&D Projects,” Technovation 9, no. 1 (May 1989): 49-62; and J.K. Pinto and D.P. Slevin, “Critical Factors in Successful Project Implementation,” IEEE Transactions on Engineering Management EM-34, no. 1 (February 1987): 22-27. 닫기  필자들은 50개가 넘는 조직의 의뢰를 받아 수백 개에 달하는 팀 내에서 관찰자로 활동해 왔다. 그동안의 경험을 토대로 필자들은 초기에 중요한 단계를 건너뛴 탓에 이런 상황이 발생한다는 사실을 깨달았다. 목표한 결과를 내놓기 위해 몸부림치며 서로 반목하고 좌절감을 느끼는 등 난관에 봉착한 프로젝트 팀을 발견할 때마다 필자들은 팀원들에게 애초에 무엇 때문에 프로젝트를 시작하게 됐는지 명확하게 설명해 볼 것을 요청했다. 놀랍게도 프로젝트 진행 이유가 무엇인지 팀원들 간에 합의를 도출하기는커녕 아예 논의 자체를 하지 않은 경우가 많았다.

프로젝트를 진행하는 이유가 무엇인지 명확하게 설명하지 못하면 지지와 추진력이 사라질 위험이 있을 뿐 아니라 성공 가능성도 줄어든다.2 2K.A. Brown, R. Ettenson and N.L. Hyer, “Why Every Project Needs a Brand (and How to Create One),” MIT Sloan Management Review, 52, no. 4 (summer 2011): 61-68. 닫기  명확하고 설득력 있는 ‘왜-서술문(why statement)’이 없으면 프로젝트의 초점이 흐려지고 회사 안팎에서 프로젝트의 브랜드가 약해진다. 다시 말해서 조직 내에서, 그리고 외부 이해관계자들과의 관계에서 평판이 나빠지거나 미심쩍은 평판을 얻게 된다.

2011년에 발표한 슬론 매니지먼트 리뷰> 원고 ‘매력적인 ‘프로젝트 브랜드’의 생명력(Why Every Project Needs a Brand and (How to Create One), DBR 88호 게재)’에서 필자들이 강조했듯이 프로젝트 브랜드를 강화하면 프로젝트에 대한 참여와 지지를 독려하기 위한 추진력을 강화하는 데 도움이 된다.3 3프로젝트 브랜딩 단계는 널리 알려진 프로젝트 단계(선정, 시작, 기획, 실행, 종결)와 동일하다. 다양한 저자들은 프로젝트 수명주기를 구성하는 단계를 설명하기 위해 다양한 용어를 사용한다. 하지만 프로젝트를 선정, 시작, 기획, 실행, 종결 등의 단계로 표현하는 방법은 합리적이고 실용적이다. 뿐만 아니라 프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute)의 프로젝트 관리 지식체계(Project Management Body of Knowledge, PMBOK)가 제안한 명명법과 모순되지 않는다. 다음을 참고하기 바란다. “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)” (Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2013). 닫기  필자들은 이 글을 통해 문제에 초점을 맞춰 명료하게 설명한 왜 서술문이 프로젝트 브랜드 구축에 시동을 걸기 위한 최고의 방법이라는 점을 알리고자 한다. 왜 서술문은 프로젝트 팀원, 프로젝트 리더, 기타 이해관계자의 노력을 결집시키는 유용한 도구 역할을 한다. 또한 ‘왜-서술문’은 홍보에서부터 결말에 이르기까지 프로젝트 브랜딩(project branding) 5단계를 거치는 동안 지속적으로 지지를 이끌어내는 데도 도움이 된다. (표 1)

‘왜’에 신경을 써야 하는 이유 세계적인 가전업체 A는 북미 유통센터 내에서 급증하는 완제품 재고를 처리할 목적으로 최첨단 자동 창고 시스템(automated storage and retrieval system·ASRS)에 수백만 달러를 투자했다. 프로젝트는 예산 범위 내에서 예정된 기한 내에 끝이 났다. 하지만 심각한 문제가 있었다.4 4성과는 무시하되 시간과 비용에만 주목하는 덫을 피할 방법에 관한 유용한 논의가 궁금하다면 다음을 참고하기 바란다. N.F. Matta and R.N. Ashkenas, “Why Good Projects Fail Anyway,” Harvard Business Review 81, no. 9 (September 2003): 109-114. 닫기  기술적인 우수성에도 불구하고 A가 새롭게 도입한 자동 창고 시스템은 재고 문제를 한층 악화시켰다. 좀 더 많은 양의 재고를 누적시키고 재고가 쌓이고 있다는 사실 자체가 아예 드러나지 않도록 만들었던 것이다. 프로젝트 리더와 팀원들이 프로젝트를 관리하는 과정에서 흔히 발생하는 덫에 빠져들어 원래 무엇이 문제였는지 완전히 잊어버린 채 엉뚱한 해결방안을 도출하고 열정적으로 밀어붙였던 것이다.

A의 사례는 프로젝트 리더들에게 프로젝트를 진행할 때 무엇에 주의해야 하는지 알려준다. 다시 말해서 명확하고 설득력 있는 이유가 없으면 무의미한 노력, 프로젝트 목표 달성 실패, 만족하지 못하는 고객, 부실한 비즈니스 성과, 의기소침한 팀원, 팀 리더와 프로젝트의 명성 훼손 등과 같은 예상치 못한 결과와 맞닥뜨릴 수 있다. 안타깝게도 A가 겪은 일은 전혀 특별한 경험이 아니다. 필자들은 그동안 비슷한 사례를 목격한 적이 많다.

필자들은 20년이 넘는 기간 동안 수많은 팀, 조직 등과 협력해 온 경험을 토대로5 5일부 독자들이 프로젝트 실패 원인에 대한 조사 연구에서 ‘왜-서술문’의 부재가 언급되지 않았다는 점을 지적할 수도 있을 것 같다. 자기 고양적 편향(self-serving bias)으로 인해 연구 결과가 제한되는 것도 이유가 될 수 있다. 특히 조사 연구 응답자들은 다른 사람 탓으로 돌릴 수 있는 원인 요인을 지목하는 경향이 있다. 프로젝트 리더가 애당초 프로젝트가 진행된 이유를 알지 못한다는 사실을 인정하기를 꺼릴 수도 있다. 필자들은 이런 편향을 피하기 위해 프로젝트 ‘왜-서술문’에 대한 통찰력을 찾는 과정에서 사례 기반 관측 접근법을 택했다. 하지만 조사 연구를 통해 공통적으로 발견된 내용(명확하지 않은 목표는 프로젝트 실패로 이어진다)은 본 연구와 중요한 관련이 있다. 목표가 격차를 좁히려는 열망을 의미할 수도 있다. 따라서 목표를 정확하게 명시해야 프로젝트의 근본적인 이유를 찾을 수 있다. 닫기  팀이 프로젝트의 근간이 되는 이유를 이해하거나 명확하게 설명하지 못하도록 방해하는 몇 가지 요인을 찾아냈다. 또한 필자들은 프로젝트를 진행하는 기간 내내 이런 이유를 하나의 통일성 있는 맥락으로 만드는 데 도움이 되는 전술을 제안하고자 한다. (‘연구 내용’ 참조.)

 ‘왜’가 중요한 이유 진행 중인 프로젝트가 무엇이건 ‘왜-서술문’은 프로젝트 브랜드를 구성하는 중요한 요소다. 믿을 수 있는 이유가 없으면 팀이 갈등과 혼란에 사로잡히고 매우 중요한 지지자들이 다른 곳으로 관심을 돌리게 될 가능성이 크다.

홍보 단계는 프로젝트 옹호론자들이 해당 프로젝트에 타당하고 설득력 있는 근거가 있으며 프로젝트가 성공적으로 완수될 경우 조직 전체가 새로운 가치를 얻을 수 있다고 의사결정권자와 팀원들을 설득할 수 있는 첫 번째 기회다.6 6Brown et al., “Why Every Project,” MIT Sloan Management Review 52. 닫기  명확하고 설득력 있는 이유를 앞세워 프로젝트를 홍보하면 사람들에게 해당 프로젝트에 시간과 노력을 투자할 만한 가치가 있다는 느낌을 줄 수 있다. 뿐만 아니라 믿을 수 있는 ‘왜’를 제시하면 조직 전체가 해당 프로젝트를 계속해서 지지해야 하는 이유에 집중하는 데 도움이 된다. 프로젝트 리더와 팀이 계획 및 실행과 관련된 세부 사항에 지나치게 몰두하면 프로젝트의 목적이 흐릿해질 가능성이 크다.7 7J.K. Pinto, “Project Management: Achieving Competitive Advantage” (Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall, 2010), 10-13. In Chapter 1 (p. 12), Pinto cites a paper by V. Sohmen, “Project Termination: Why the Delay?” 2002년 7월, 워싱턴 시애틀에서 열린 PMI 연구 콘퍼런스(PMI Research Conference)에서 발표됐다. 이 연구는 고객 관심, 고객 이해관계, 자원, 지출, 불확실성의 강도를 나타내는 숫자를 제시한다. 프로젝트 브랜딩 과정에서 흔히 직면하는 어려움으로 지출이 가장 많은 시기(프로젝트 실행 단계)에 고객(더 나아가, 후원자) 관심이 줄어든다는 점을 꼽을 수 있다. 닫기  프로젝트 리더가 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 지나치게 몰두한 나머지 이해관계자와 팀원들에게 궁극적인 목표를 상기시키지 못하는 경우가 많다.8 8본 논문의 범위 밖이긴 하지만 필자들은 사이먼 사이넥(Simon Sinek)의 연구가 중요하다는 사실을 인정한다. 사이넥은 ‘왜-서술문’이 비단 프로젝트뿐 아니라 조직 업무의 모든 측면을 추진하는 데 있어서 중요한 역할을 한다고 강조한다. 사이넥은 임무 중심적인 ‘왜-서술문’을 제대로 작성하지 못하면 조직의 생존이 위협받게 된다고 주장한다. S. Sinek, “Start With Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action” (New York: Penguin, 2009) 닫기