적게 일하고 많이 이루는 ‘매직 순환고리’

개인의 생산성을 향상시키는 비결은 더 많은 일을 하는 것이 아니라 의식적으로 일을 덜 하기 위해 계획을 세우는 데 있다. 해야 할 많은 일들 가운데 전념해야 할 핵심 주요 업무를 추려낸 다음 다른 일들은 신경 쓰지 않고 그것에만 더욱 집중한다면 더 많은 것을 성취하게 된다. 따라서 적을수록 더 좋은 것이다. 어떻게 해야 적게 일하되 더 많은 것을 성취할 수 있을까? 이는 사실상 업무의 우선순위를 다시 정하고 진정으로 중요한 소수의 일에 집중하는 것으로 바꾸는 문제로 ‘생산성 업무흐름 공식(PWF·Productivity Workflow Formula, 그림 1)’의 핵심이기도 하다.

생산성 업무흐름 공식 1단계 - 결정하라

생산성 향상의 첫 단계는 해야 할 일이 정확하게 무엇인지 정한 후 오로지 그 일에만 전념하는 것이다. 117가지 일들로 가득한 할 일 목록이 있겠지만 결국은 3가지, 5가지, 또는 10가지 일들만 하게 된다. 핵심은 시간을 낭비하는 일들을 줄이고 정말로 중요한 일들만 하는 것이다.

1단계는 정기적으로 자신이 해야 할 일들을 파악한 다음 기회가 있으면 때와 장소를 불문하고 오로지 그 일들을 하는 데 전념하는 것이다. 쉬운 이야기처럼 들리지만 실제로는 만만치 않은 작업인데 현재의 근무시간이 아마도 시간을 잡아먹는 일들로 가득하기 때문일 것이다. 이렇듯 시간을 낭비하는 업무를 제거하는 좋은 방법 한 가지는 절대 ‘하지 말아야 할 리스트’를 만드는 것이다. 이 리스트를 업무 공간 가까이 눈에 잘 띄는 곳에 두고 리스트에 올린 일들을 절대로 하지 않겠다고 다짐하라.

업무시간에 하지 않기로 한 일들을 적었다면 다음으로는 매일 하고 싶은 일들을 계획해야 한다. 가장 좋은 방법은 2단계 방식을 활용하는 것이다.

1. ‘마스터 리스트(Master List)’를 만들어라: 앞으로 끝마치겠다고 계획한 모든 프로젝트와 업무를 적는다. 머릿속에 떠오르긴 했지만 아직 시작할 준비가 되지 않은 모든 좋은 아이디어와 계획을 이 리스트에 적는다. 누군가 흥미로운 아이디어를 제시할 때마다 마스터 리스트에 추가해야 진행 중인 업무가 된다. 마스터 리스트는 시간이 있을 때마다 하기로 마음먹은 일들의 편집이다.

2. 매일 한정된 ‘히트 리스트(HIT List)’를 작성하라: 그날 전념하는 가장 영향력이 큰 업무(HIT·High Impact Tasks)를 시작한다. 히트 리스트에는 그날 끝마치기로 계획한 적절한 수의 항목이 포함돼야 한다. 히트 리스트는 현실적이어야 한다. 생산적인 업무를 할 시간이 불과 3시간밖에 되지 않는다는 사실을 잘 알고 있다면 17시간이 소요되는 업무를 계획해도 소용없다. 타당한 히트 리스트는 10가지 항목을 넘는 경우가 극히 드물다. 매일 히트 리스트를 준비한다는 사실이 중요한 이유는 그날을 위한 생산적인 활동을 계획하는 것이기 때문이다. 또한 원한다면 히트 리스트의 우선순위를 정할 수 있다.

P1: 하지 않으면 해고될 수 있는 활동들

P2: 조만간 끝마쳐야 할 가치 있는 활동

P3: 하지 않으면 누군가가 만족하지 못할 활동

생산성 업무흐름 공식 2단계

- 계획하라

최고의 가치를 더하는 중요한 몇 가지 업무를 파악했다면 다음으로는 각 업무에 대한 적절한 시간대와 기간을 계획해야 한다. 최대의 생산성을 위해 시간을 짜고 시간을 효율적으로 활용하기 위해 적절한 때에 ‘No’라고 말하는 법을 배워라. 시간을 계획해야 생산성을 극대화할 수 있다. 하지만 이것이 정밀한 과학은 아니다. 따라야 할 핵심적인 가이드라인은 다음과 같다.

첫째, 기본적이고 상식적인 계획 원칙을 따르라! 대부분의 사람들과 마찬가지라면 당신의 하루 일과표는 하지 않으면 안 되는 업무(상사가 소집한 직원회의에 참석하는 일과 같은)와 규칙적이고 진행 중인 일상적 업무가 혼합돼 있을 것이다. 이런 항목을 스케줄의 첫 번째에 둔 다음 히트 리스트에 집중하기 위해 약간의 시간을 할애하라.

둘째, 사람들에게 헛된 약속을 하지 말라! 혹은 다른 말로 더 자주 ‘No’라고 말하는 법을 배우고 이를 고수하라. 생산성을 향상시키는 가장 확실한 최고의 방법 중 하나는 다른 누군가가 당신의 집중력을 흩뜨릴 때마다 함께 시간을 보내지 않는 것이다. 누군가 당신의 능률을 떨어뜨리는 요구를 할 때마다 솔직하게 거절하는 법을 배워야 한다.

셋째, 현재 회의로 낭비되는 생산적인 시간을 되찾아라! 더 많은 시간을 일하면서 보내고 회의로 보내는 시간을 줄이는 실질적인 방법을 제시하라. 여기에 적용할 만한 몇 가지 아이디어가 있다. 다음번 누군가가 미팅 개최를 제안하면 e메일이나 화상회의로 모든 일을 처리하는 편이 더 좋지 않겠냐고 물어보라. 참석해야 하는 회의를 줄이도록 노력하라. 참석하는 회의에는 서면으로 작성한 어젠다가 있으며 결과 지향적이라고 주장하라. 다른 회의를 계획하기보다는 e메일이나 전화로 후속조치를 취하겠다고 제안하라. 사람들이 회의에 적게 참석해야 업무가 일사천리로 진행된다고 제안한 다음 사람들에게 돌아가 일하라고 하라.

넷째, 시간 관리에 있어서라면 자투리 시간이 중요하다는 점을 기억하라! 일정 도중 약간의 여가 시간이 생길 때마다 생산적이어야 한다는 점을 상기시킬 방법을 찾아라. 다음과 같은 3단계 과정을 시도해 보라.

①명료성 - 그날 우선순위를 정하고 이뤄야 하는 일들을 결정하라.

②분별력 - 항상 히트 리스트를 가까이에 두고 리스트에서 선택하라.

③훈련 - 바람직한 선택을 하고 완수하라.

생산성 업무흐름 공식 3단계 - 집중하라

해야 할 일을 정확하게 파악하고 업무를 끝마치기 위해 시간 계획을 세웠다면 그 일을 정확하게 끝마치는 데 주력해야 한다. 방해 요소를 피하고 어떤 일이 있어도 그 일을 완수해야 한다. 업무를 방해하는 요소는 보통 외적/내적 두 방향에서 비롯된다. 외적 방해요소에 대한 해결책은 확실하다. 그런 것들과 자신을 단절시킨 다음 꼼꼼하게 업무를 처리할 수 있는 업무공간으로 들어가면 된다. 해결하기 가장 까다로운 점은 내적 방해요소다. 일반적으로, 내적 방해요소는 크게 5가지로 ‘멀티태스킹’ ‘꾸물거림’ ‘완벽주의’ ‘부정적인 생각’ ‘방해가 되는 전자기기들’이다.

집중 유지는 단지 모든 방해요소와 시간을 낭비하는 일들을 없애는 문제가 아니다. 또한 활용할 수 있는 도구는 적극 활용해야 한다. 집중력을 향상시켜줄 5가지 방법은 다음과 같다.

①생각나면 적어라- 항상 노트를 가지고 다니면서 떠오르는 아이디어를 적어라. 적당한 기술이라면 무엇이든 활용해도 되지만 이와 관련해서는 연필과 노트도 좋다. 아이디어를 종이에 적으면 집중력이 강화된다는 사실을 알게 될 것이다.

②기억 리스트를 만들어라- 잊어버리고 싶지는 않지만 즉시 행동에 옮길 필요는 없는 내용들이다. 만약 이런 식으로 리스트를 만들어서 가까운 곳에 두면 일을 기억해내려고 애쓰기보다는 그 즉시 업무에 집중할 수 있다.

③시끄러운 곳에서 일한다면 소음에는 소음으로 싸워라- 다른 소음을 무력화할 배경 소음을 가미하라. 어떤 사람들은 클래식 음악을 배경음으로 활용하면 더욱 잘 집중하지만 어떤 사람들은 정적을 더 좋아한다. 어떤 종류의 소리가 더욱 냉철하게 생각하게 해주는지 파악한 다음 이를 업무 공간에서 활용하라.

④자신의 초인지적 요소를 생각하라- 또는 달리 말해서 자신이 무엇을 생각하는지에 대해 생각하라. 정신을 산만하게 만드는 것이 무엇인지, 철저하게 집중하는 데 도움이 되는 것이 무엇인지, 그리고 어떤 습관이 산만함을 피하는 데 도움이 되는지

파악한 다음 효과적인 것을 일관성 있게 적용하라.

⑤집중할 수 있도록 도움이 되는 친구들과 어울려라- 시간을 잘 관리하는 사람들은 업무 시간에 사람들과 어울리느라 시간을 허비하지 않을 것이다. 점심시간, 휴식시간, 출퇴근 시간 또는 근무시작 전이나 후에 우정을 쌓으면 근무 중 더 많은 시간을 업무에 쏟을 수 있다.

생산성 업무흐름 공식 4단계 - 처리하라

정보 과다는 현대 비즈니스 시대의 생산성에 있어 진정한 위험이다. 사람들은 매일같이 엄청난 정보에 치여 살게 될 것이며 그것에 주의가 흐트러진다면 분명 생산성은 떨어질 것이다. 따라서 쓸모없는 일들을 걸러내고 남은 업무를 효율적으로 조직하는 시스템이 필요할 것이다. 정보를 정리하고 삶을 체계화하는 바람직한 시스템은 다음과 같은 HUG 기준을 충족시켜야 할 것이다.

H(Handy) 편리한- 시스템은 사무실을 포함해 어디서든 항상 활용할 수 있어야 한다. 이는 휴대용이라서 들고 다닐 수 있어야 한다는 뜻이다.

U(Usable) 사용 가능한- 시스템은 한곳에 직업적인 부분과 사적인 부분을 합쳐야 한다. 사적인 부분과 직업적인 부분을 쉽게 바꿀 수 있어야 한다.

G(Garbage-free) 쓰레기 없는- 시스템은 끊임없이 왜곡하는 수많은 쓰레기 같은 종잇조각에 존재하는 것이 아니라 스스로 완비된 체계를 갖춰야 한다.

정보 과다를 해결하는 실질적인 해법 가운데 한 가지는 매일 끊임없이 유입되는 새로운 정보를 처리할 적절한 시스템을 갖추는 것이다. 처리하는 모든 새로운 정보에는 취할 수 있는 단 6가지 행동이 있다. (그림 2)

①폐기- 정보를 읽거나 듣고 버리면 된다. 이는 시스템의 디폴트 설정이어야 한다. 저장하는 것이 타당할 경우에만 그렇게 하라.

②위임- 후속 조치를 취할 다른 사람에게 정보를 넘기거나 다른 팀원에게 맡기면 된다. 이렇게 하면 정보를 자신의 시스템에서 다른 사람의 시스템으로 옮기게 된다.

③ 실행- 그 즉시 직접 정보를 실행한다.

④날짜 지정- 앞으로 필요한 행동을 취하겠다는 신호를 보내고 그 정보가 처리될 날짜를 지정한다.

⑤서랍 보관- 정보를 서랍 속에 정리해두면 나중에 필요할 때 찾아볼 수 있다.

⑥저지- 앞으로 이런 정보가 받은 메일함에 다시는 나타나지 않도록 조치를 취한다. 이는 탈퇴 또는 어떤 대가를 치르는 문제일 수도 있겠지만 이런 정보가 다시는 나타나지 않게 저지한다.

생산성 업무흐름 공식 5단계 - 순환 고리를 채워라

시간관리 시스템을 순조롭게 작동시키는 법을 배웠다면 최대한 효율성을 발휘할 때까지 업무흐름을 수정해야 할 것이다. 주의를 기울여 모든 것을 관리할 수 있는 하나의 시간 절약 시스템으로 통합하라. 순환 고리를 채운다는 의미는 시스템을 가급적 효율적으로 운영한다는 의미다. 마음속으로 전체상을 그리면서 모든 개별요소들이 조화를 이루게 해야 한다. 이는 상사와 팀원들을 다시 이어주고 자신의 전략 지시를 확인하는 문제다. 생산적으로 일한다는 것은 3가지 면에서 큰 문제를 해결한다는 의미다.

①사람- 함께 일하는 다른 사람들이 업무흐름 순환에서 가장 치명적인 걸림돌의 원인이 될 것이다. 사람들과 원활한 협력을 위해 확실한 의사소통에 집중하라. 단도직입적으로 이야기하는 습관을 들이고 애매하게 이야기하지 말라. 자신의 요구사항을 확실하고 정확하게 전달하고 분명히 하기 위해 몇 번이고 이야기를 되풀이할 준비를 하라. 혼란을 최소화하기 위해 당신이 요청하는 사항을 사람들이 인식하게 하라. 모든 것을 딱 부러지게 해야 실수와 의사불통으로 인한 시간낭비를 줄일 수 있다.

②사사건건 관리하는 사람- 생산성에 상당한 저해를 가져다줄 수 있다. 만약 자신이 세세한 일까지 관리하는 사람과 함께 일하고 있다면 그와 부딪히지 않거나 적응해야 그들이 성과를 망치지 않는다. 어떤 방법으로도 안 된다면 사사건건 관리하는 사람에게 정중하지만 직접적으로 맞서라. 최선을 다할 수 없다는 점에 주의를 끌게 만들고 숨 돌릴 틈을 달라고 요청하라. 효과가 있을지 없을지는 모르겠지만 분명 시도할 만한 가치는 있다.

③장애와 업무흐름의 비효율성- 훌륭한 조직에서도 나타나는 문제다. 비효율적인 절차를 개선하거나 완전히 대체할 수 있는지 파악하라. 이 방식으로 장애를 해결할 수 없다면 집착하지 말라. 대신 이 문제를 교묘하게 처리하고 수정할 수 있는 부분으로 바꿀 수 있는 실질적 방법을 모색하라. 정기적으로 효과적인 부분과 그렇지 못한 부분을 평가하고 가장 성과가 좋지 못한 부분을 제거해야 한다. 인간적인 갈등 역시 해결돼야 한다. 어떤 부분은 통제가 불가능할 수도 있겠지만 어떤 부분은 자신의 영향력 내에 있을 것이다. 적어도 문제를 야기하는 사람들과 함께 앉아 질문을 해야 한다. “당신이 일을 끝내는 데 도움을 주기 위해 내가 무엇을 할 수 있을까요?”

업무흐름 과정에서 확실하게 의사소통을 하려면 지속적인 개선을 이뤄야 한다. 꾸준히 어제보다 오늘 더 나아지기 위해 노력하라. 또한 사소한 부분에도 관심을 가져야 한다.

생산성 업무흐름 공식 6단계 - 관리하라

자신의 역량을 관리해야 한다. 생산성 업무흐름에 직접적 영향을 미치는 모든 신체적, 정신적 요소에 주의를 기울여라. 신체적으로나 정신적으로 신경을 써야만 생산성을 매일 유지할 에너지가 소모되지 않는다. 더 적게 일하면서 더 많은 것을 성취하기 위해 계속해서 새로운 것과 더 나은 방법을 배워라. 장기적으로 생산적인 사람이 되려면 매사를 기운차게 다가갈 수 있도록 자신의 역량을 관리하기 위해 해야 할 몇 가지 일들이 있다. 에너지를 가득 채우는 비결은 분명하다.

① 에너지 소비를 줄여라: 업무에 시간을 덜 할애하고 재충전하는 데 더 많은 시간을 보낼 수 있는 현명한 방법을 찾아라. 새로운 프로젝트에 대한 일반적인 대응이 더 많은 시간 일하는 것이라면 언젠가 수확체감의 법칙과 충돌하게 될 것이다. 이를 피하는 유일한 길은 당신이 없어도 일을 끝낼 보다 현명하고 더 나은 방법을 알아내는 것이다. 이점에 있어 더 많은 일을 위임하는 것은 분명 좋은 생각이다. 업무를 위임할 때는 사람들을 방해하지 않겠다는 점을 분명히 하라. 사람들이 자신의 업무를 파악하는 동안 휴가를 떠나라. 휴식은 에너지, 건강, 그리고 분별력에 도움이 될 것이며 사람들이 성과를 올리도록 여지를 줄 것이다.

②잠을 자라: 책상에 머리를 파묻고 고심할 때에는 최고의 실력을 발휘하기가 어려우므로 잠을 청하라. 과학자들은 “일찍 자고 일찍 일어나라”는 벤 프랭클린(Ben Franklin)의 조언이 실제로 효과가 있다는 점을 입증했다. 1시간 정도 스케줄을 비우고 낮잠을 자도록 하고 침실을 제2의 사무실이 아닌 잠자기 좋은 곳으로 만들어라.

③식단에 주의하라: 먹는 음식은 얼마나 많은 에너지를 생산적인 업무에 전념해야 하는가에 지대한 영향을 미친다. 1주일 동안 정직하게 식단 일기를 작성하면 실제로 자신이 얼마나 많은 정크 푸드를 먹고 있는지 깜짝 놀랄 것이다. 만약 식사 전에 샐러드 섭취와 같은 간단한 행동으로 섭취하는 음식을 줄인다면 매주 조금씩 체중감량을 하는 일이 비현실적이지는 않을 것이다. 심지어 10인치짜리 샐러드 접시를 보통 사이즈의 디너 접시로 바꾸는 일조차 과식을 줄이는 데 도움이 된다.

④운동하라: 여기서 기본적인 역학은 활동이 적을수록 에너지도 그만큼 적기 때문이다. 생산적인 일에 전념하기 위해 더 많은 에너지를 얻으려면 자신이 하는 모든 일에 더 많은 운동을 가미할 방법을 찾아라. 파괴적인 운동가가 되라! 점심시간을 활용한 산책, 계단 이용 등 그 방법은 실로 다양하다.

⑤긍정적인 사고를 지녀라: 자신의 인생과 사회생활에 보다 긍정적인 관점을 적용하기 위해 의도적인 결정을 하라. 아마도 긍정적인 사람들이 모인 전문 그룹에 참여할 수도 있으며 가족과 더 많은 시간을 보내는 일이 될 수도 있다. 대가를 바랄 수 없는 누군가를 위해 선행을 하라. 열정이 충만하며 당신의 분야에 신참내기인 사람의 멘토가 되라. 실수는 웃어넘기고 계속 나아가라. 훌륭한 정신적 자세는 에너지를 상승시킬 것이다.

저자인 로라 스택(Laura Stack)은 “당신이 기계가 아님을 명심하고 기계가 되지 않기 위해 노력하라. 생산적으로 성공한 사람이 되려면 적절한 일과 사생활의 균형과 충분한 휴식이 필요하다. 당신에게, 그리고 회사에 최선의 이익이 되는 진정한 핵심은 스케줄에서 군더더기를 제거하고 과로라는 야수를 길들이는 것이다”라고 말했다.

권춘오 네오넷코리아 대표 pipal73@hanmail.net

이 책의 저자 로라 스택(Laura Stack)은 컨설팅사인 프로덕티비티 프로(Productivity Pro, Inc)의 CEO이다. 2011년, 2012년 미 강연협회(National Speakers Association) 회장을 지냈다. 기업들이 높은 성과를 이루는 문화를 생성하는 데 도움을 주는 생산성 전문가인 그녀는 스타벅스(Starbucks), 월마트(Wal-Mart), IBM과 타임워너(Time Warner) 등을 고객사로 두고 있다. 등 5권의 책을 저술했고 콜로라도대를 졸업했다.