더 꼼꼼하게, 더 철저하게 원칙을 지켜라 해외 프레젠테이션의 王道? 기본뿐이다!

Article at a Glance – 전략

해외제안 프레젠테이션은 생각보다 훨씬 어렵다. 이에 대처하는 방법은 오직 하나뿐이다. 국내 프레젠테이션보다 훨씬 더 꼼꼼하게 원칙을 지키는 것이다. 특히 언어문제, 커뮤니케이션 오류 가능성, 돌발상황 등 다양한 변수를 염두에 두고 고객과 어젠다를 확인하고, 발표일정과 환경을 확인하며, 고객 특성에 맞춰 발표자를 결정해야 한다. 스크립트를 준비하고 리허설을 국내보다 많이 해야 하는 건 당연한 일이다. 기본을 지켜라. 당연한 일을 더욱 철저하게 점검하고 준비하라. 

 

편집자주

지금까지 제안입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개해왔습니다. 이번 호를 끝으로 김용기 쉬플리코리아 대표의 해외제안 전략 연재를 마칩니다.

프레젠테이션은 어렵다. 제안 프레젠테이션은 더 어렵다. 특히, 해외제안 프레젠테이션은 상상을 초월하는 압박감과 막막함이 있다. 상황에 대한, 고객에 대한, 언어에 대한 막막함이다. 이러한 끝도 없는 막막함의 한편에서 그래도 고객 앞에서 우리의 제품, 우리의 솔루션을 설명할 수 있는 기회를 얻었다는 사실에 위안을 얻기도 한다. 그러면 어떻게 이러한 막막함을 극복하고 기회를 살릴 것인가?

체계적 준비와 설득적 스크립트

쉬플리가 제안 프레젠테이션에 대해서 조언하는 핵심 두 가지는 해외제안 프레젠테이션에서도 동일하다. 체계적으로 준비하는 것과 설득적인 구조와 스크립트를 작성하는 것이다.

1. 체계적인 준비

체계적인 준비를 위해 다음 단계를 거치도록 한다.

1) 제안요약(Executive Summary)을 기반으로 고객과 상의해서 어젠다를 정한다.

2) 정해진 어젠다별로 전달할 내용을 목차로 작성한다.

3) 슬라이드를 개발한다.

4) 반복해서 연습한다.

2. 설득적인 구조와 스크립트

제안 프레젠테이션은 보통 설득과 정보전달을 목적으로 하는데, 더 중요한 목적은 ‘설득’이다. 효과적인 설득은 말하는 사람의 평판과 신뢰도뿐 아니라 논리, 전달력 등의 영향을 받는다.

설득력을 높이기 위해서 다음 두 가지를 기억할 필요가 있다.

● 제안요약의 설득 구조를 프레젠테이션에서 활용한다. (그림 1)

● 3S의 말하기 방법을 사용한다.

해외제안에서 제안요약의 중요성은 더욱 크다. 고객의 주요 이슈를 중심으로 구성한 제안요약은 그대로 프레젠테이션의 초안으로 활용할 수 있기 때문이다. 제안요약과 동일한 구조로 조금 더 그래픽화된 슬라이드를 개발한다면 프레젠테이션 준비시간을 효율적으로 사용하면서 전달력은 높일 수 있다. <그림 1>의 구조화 방법을 참고하라.

프레젠테이션을 구성하면 3S(Triple-S)의 말하기 방법을 적용해 스크립트를 개발한다. 3S는 State-Support-Summarize 순서로 각각의 이슈에 대해서 말하는 형태다. (그림 2)

다양한 상황에 대비하기

해외제안 프레젠테이션을 준비하면서 새로운 상황과 환경을 많이 접하게 된다. 어렵게 얻은 프레젠테이션 기회를 성공으로 연결시키기 위해 다음과 같은 상황에 대한 철저한 확인과 대응이 필요하다.

1) 고객과 어젠다를 확인하라

프레젠테이션의 핵심은 어떤 주제로 말할 것인가다. 고객이 어젠다를 정해주는 경우가 있지만 정해주지 않는 경우도 많다. 고객이 어젠다를 정해주지 않을 경우에는 제안요약을 통해서 정리된 내용을 중심으로 프레젠테이션을 준비하면 된다. 더 좋은 것은 우리가 준비하고 있는 어젠다를 고객과 상의해서 확인받는 것이다. 우리가 생각한 것 이외에 혹시 고객이 추가로 설명을 듣고자 하는 부분이 있을 수 있으므로 사전에 반드시 확인하는 것이 필요하다.

2) 발표 일정을 확인하라

대부분의 경우, 프레젠테이션을 하기 위해 해외로 나가야 한다. 일정을 잡는 것도 어렵고 교통편과 숙박시설 예약 등 뒤따르는 부가적인 일이 상당히 많다. 고객이 별다른 이유 없이 일정을 앞당기거나 미룰 수도 있으므로 유연한 대응을 위해 지속적으로 확인하는 일이 필요하다.

3) 발표 환경을 확인하라

프레젠테이션에서 환경적인 요소는 매우 다양하다. 언어 사용, 발표장 환경, 문화적 환경 등 고려할 요소가 많다. 우선 고객의 언어에 맞춰서 준비한다. 영국식 영어와 미국식 영어가 조금 다르다는 것은 앞서 연재한 글들에서 설명했다. 영어만 사용되는 게 아니다. 중국어, 베트남어, 러시아어 등 다양한 언어로 프레젠테이션해야 하는 상황에서 어려움은 점점 커진다. 슬라이드 자체를 고객의 언어로 반드시 작성해야 하는지 여부와 통역 사용가능 여부 등을 사전에 확인해서 준비하라.

발표장 환경을 확인하는 것은 프레젠테이션 준비에서 당연한 일이다. 해외 프레젠테이션은 환경에 대한 불확실성이 더욱 커진다. 요즘은 대부분 나라에서 동일한 기자재를 사용하고 노트북을 지참해서 가는 경우가 많기 때문에 확인할 부분이 줄어든 것도 사실이다. 하지만 슬라이드를 준비할 때에는 반드시 발표 상황을 고려해야 한다. 몇 명 정도를 수용하는 어떤 공간(회의실 혹은 강의장)에서 몇 명 정도의 인원(평가자 또는 청중 및 발표자 또는 배석자)이 프레젠테이션에 참석하는지 등을 고려해 준비한다.

4) 고객에 맞춰 발표자를 결정하라

고객은 프레젠테이션을 통해 앞으로 함께 일할 파트너를 만나고 싶어 한다. 실무자 선에서 처리되는 일들이라면 실무자가 직접 프레젠테이션을 하면서 기술적인 측면을 설명하는 것이 좋겠지만 고위관리자를 만나는 자리라면 고위관리자급이 참석해 프레젠테이션 전체를 하지는 못하더라도 모두발언과 마무리발언을 진행하는 것이 바람직하다. 고위관리자의 프레젠테이션 참여를 통해 우리가 이번 프로젝트에 대해서 얼마나 관심을 가지고 있으며 고객과 좋은 관계를 맺고 싶어 한다는 것을 고객에게 표현하라는 말이다.

5) 발음보다 커뮤니케이션에 집중하라

반기문 유엔 사무총장은 영어를 잘하지만 발음 측면에서 본다면 투박하다고 느껴질 정도다. 많은 프레젠테이션에서 언어적 어려움을 해결하기 위해 내용을 잘 모르지만 영어에 익숙한 사람을 발표자로 세우는 경우가 종종 있다. 이것은 위험하다.

발음이 부족하고 영어가 서툴더라도 고객과 접점에 있는 인력이 프레젠테이션을 하는 것이 바람직하다. 고객은 프레젠테이션을 통해서 앞으로 함께 일할 사람을 만나고 싶어 한다. 그 사람이 커뮤니케이션에 어려움이 있다면 당연히 사업 수행에도 어려움이 있을 것으로 판단하기 마련이다. 언어만 잘하고 내용을 모른다면 내용을 잘 모르는 사람과 사업을 해야 한다고 느낄 수도 있다. 정말로 이 사업을 수주하고 싶다면 앞으로 함께 일할 사람도 커뮤니케이션에 문제가 없다는 것을 프레젠테이션을 통해서 보여주는 것이 중요하다.

6) 스크립트를 준비하라

스크립트를 준비하는 데는 시간이 많이 걸린다. 하지만 해외제안 프레젠테이션은 언어로 인한 커뮤니케이션 문제가 발생할 소지가 많기 때문에 스크립트를 작성해 전달하고자 하는 내용이 빠짐없이 논리적으로 포함됐는지 확인하는 것이 중요하다.

해외제안에서 빠지기 쉬운 함정은 발표에 자신이 없어서 슬라이드에 의존하는 것이다. 아무리 슬라이드 디자인을 열심히 잘한다고 해도 전달하는 내용이 고객이 원하는 것이 아니라면 프레젠테이션이 아무런 효과도 주지 못한다.

7) 리허설을 많이 하라

프레젠테이션에서 리허설(연습)은 언제나 중요하다. 특히 언어적인 장벽을 넘어야 하는 해외 프레젠테이션은 더욱 많은 리허설이 필요하다. 가장 안 좋은 상황은 국내와 해외 모두 동일하다. 발표 내용이 구체화돼 있지 않고 스크립트도 준비하지 못한 상태에서 리허설 한 번 못 해보고 마지막까지 슬라이드의 그래픽만 만지다가 슬라이드에만 의존해 급하게 읽어버리고 마는 것이다. 언어가 유창한 사람이 발표자여도 이런 상황은 항상 위험성을 증폭시킨다. 오히려 언어에 자신이 없어서 성실하게 연습한 경우가 실전에서 더욱 좋은 커뮤니케이션을 가능하게 한다.

국내에서 연습이 끝났다면 발표 하루 이틀 전에 현장에서 리허설한다. 현장 리허설을 하는 것은 두 가지 효과가 있다. 첫째는 현장 분위기에 익숙해져 발표자의 긴장감을 완화시키는 것이다. 둘째는 고객에게 우리가 이 사업에 많은 관심을 가지고 있다는 것을 간접적으로 보여주는 것이다.

해외사업 성공의 핵심은…

기업의 해외진출은 설명할 필요도 없이 당연하고 중요한 일이 됐다. 해외사업 수주와 성공을 위해서 기업별로 많은 인원이 고민하고 있는 것을 본다. 기업이 판매하는 솔루션이 다양하고 맞닥뜨린 상황도 각각 다르겠지만 해외사업 성공의 핵심은 ‘고객을 얼마나 이해하고 있느냐’다. 제안서와 프레젠테이션은 결국 우리가 고객을 이해하고 있는 수준을 전달하는 매개체에 불과하기 때문이다. 이번 글에서 다룬 내용들을 다시 살펴보면, 국내 제안에도 그대로 적용되는, 어찌 보면 ‘당연한’ 것들이다. 그래도 강조할 수밖에 없다. 커뮤니케이션 문제, 돌발변수, 언어문제 등으로 어려움이 많은 해외제안과 프레젠테이션은 ‘기본적인 체크리스트’를 끝없이 점검하고 ‘당연한 일’을 더 철저하게 준비하는 것이 답이기 때문이다.

 

 

지금까지 방위산업체의 해외사업 성공을 위해 ‘해외 RFP 분석, 제안서 작성과 개선, 제안요약 작성 및 프레젠테이션’ 등 수주에 필요한 영역에 대해서 쉬플리의 방법론과 컨설팅 경험을 기반으로 연재했다. 해외제안과 해외수주 활동은 물리적인 거리와 문화적인 차이를 해소하기 위한 고객과의 커뮤니케이션에 더욱 집중해야 한다. 쉬플리의 기사를 통해 독자들이 해외사업을 진행하면서 겪게 될 다양한 상황에서 대응력을 높이는 데 보탬이 됐길 바란다.

김용기 쉬플리코리아 대표 yong@shipleywins.co.kr