모든 프로젝트엔 ‘미지의 요소’가 있고 ‘뜻밖의 사고’ 줄이는 길도 있다

Article at a Glance- 경영전략

 

질문

프로젝트를 진행하는 도중에 맞닥뜨리는 ‘알려지지 않은 미지의 요인’을 줄이려면 어떻게 해야 할까?

연구를 통해 얻은 해답

- 프로젝트의 하위 시스템을 모형화 하면 위험한 부분을 찾아내는 데 도움이 된다.

- 시나리오 분석 및 체크리스트는 미지의 요인을 찾아내는 데 적합하다.

- 오랜 시간 동안 진행되는 심층 인터뷰와 데이터마이닝 역시 가치 있는 통찰력을 얻는

데 도움이 된다.

편집자주

이 글은 슬론 매니지먼트 리뷰(SMR)> 2015년 봄 호에 실린 텍사스크리스천대 닐리 경영대학원 운영 관리 부교수 타이슨 R. 브라우닝(Tyson R. Browning), 텍사스크리스천대 의사결정론 교수 랭가 V. 라마세시(Ranga V. Ramasesh)의 글 ‘Reducing Unwelcome Surprises in Project Management’를 번역한 것입니다.

 

많은 프로젝트들이 시간, 비용, 성과 목표를 달성하지 못하는 이유가 무엇일까? 이 질문에 대한 답이 무엇이건 새로운 프로젝트가 정상 궤도에서 벗어나면 많은 프로젝트 관리자와 프로젝트 후원자들이 놀란 듯한 반응을 보이며 ‘우리는 왜 이런 문제가 발생할 거라고 예상하지 못했을까’라는 질문을 던진다. 심지어 프로젝트에 정교한 위험 관리 방안을 적용했음에도 불구하고 예기치 못한 문제가 발생하기도 한다. 물론 이런 방법들은 효과적이지만 이미 알려져 있는 위험을 관리하는 데 도움이 될 뿐이다. 하지만 모든 프로젝트는 새롭고 특별하다. 모른다는 사실조차 알지 못하는 문제들을 어떻게 해야 할까? 모든 프로젝트에는 이와 같은 ‘알려지지 않은 미지의 요인(unknown unknowns, 혹은 unk-unks)’들이 숨어 있다. 알려지지 않은 미지의 요인들은 적당한 때가 되면 사람들을 놀라게 하고 계획을 망가뜨릴 채비를 한 채 숨을 죽이고 때를 기다린다. 그렇다면 알려지지 않은 미지의 요인들은 얼마나 불가피할까? 어떻게 하면 좀 더 잘 할 수 있을까?

프로젝트를 제대로 이해하려면 프로젝트의 전반적인 맥락, 목표, 목적, 프로젝트를 완수하기 위한 프로세스, 프로젝트에 투입해야 할 인재, 도구, 자원, 이 모든 것들이 서로 영향을 미치는 방식 등 프로젝트와 관련된 사항들을 파악해야 한다. 이와 같은 학습 과정은 계획 단계에서 시작된다. 계획을 수립하는 책임자가 모든 시나리오를 고려하고, 모든 방안을 평가하고, 모든 위험을 포착할 것이라고 기대하는 사람도 있겠지만 그런 경우는 드물다. 상당수의 계획자들은 진행되지 않을 가능성이 큰 프로젝트를 계획하는 데 자원을 낭비하는 것을 싫어한다. 프로젝트를 진행해도 좋다는 승인을 받은 후에도 다수의 관리자들은 ‘우리는 이미 늦었어. 우리가 알아야 할 건 이미 다 알고 있어. 어서 시작하자!’라는 태도를 보인다. 따라서 프로젝트에 대해 알 수 있는(knowable) 것과 프로젝트에 대해 실제로 알고 있는(known) 것 간의 격차가 대단히 클 수도 있다.

‘알려지지 않은 미지의 요인’ 중 상당수는 실제로는 알려지지 않은 미지의 요인이 아니다. 그보다는 사람들이 굳이 찾아내려고 노력하지 않는 요인이라고 보는 편이 옳다. 사실 미지의 요인(unknowns)은 크게 두 가지로 나뉜다. 첫 번째는 우리가 모른다는 사실조차도 알지 못하는 ‘알려지지 않은 미지의 요인(unknown unknowns)’이고, 두 번째는 우리가 모른다는 사실을 알고 있는 ‘알려진 미지의 요인(known unknowns)’이다. (그림 1) 모든 프로젝트는 두 가지 요인 모두 어느 정도 갖고 있다. 전통적인 위험 관리 기법은 알려진 미지의 요인에만 적용된다. 하지만 유도 인지(directed recognition) 프로세스를 활용하면 알려지지 않은 미지의 요인 중 일부도 알려진 미지의 요인으로 바꿀 수 있다.

 

이 글을 통해 유도 인지의 목표와 방법, 도구(어디에서, 왜, 어떻게 이뤄지는지)를 개괄적으로 살펴볼 생각이다. (연구 내용 참조.) 첫째, 불확실성이 존재하는(그리고 불확실성을 인지하는 과정이 반드시 이뤄져야 하는) 6개의 프로젝트 영역을 소개할 생각이다. 둘째, 프로젝트의 불확실성을 높이는 6개의 특징을 소개하고 이와 같은 요인들이 알려지지 않은 미지의 요인이 발생할 가능성을 높이는 이유를 설명할 계획이다. 마지막으로, 알 수 있지만 아직까지 알려지지 않은 미지의 요인을 알려진 미지의 요인으로 변환시키는 11개 기법을 소개할 것이다. 프로젝트를 관리하는 과정에서 발생하는 반갑지 않은 뜻밖의 사건을 줄이는 게 이 글의 목표다.

 

DBR Mini Box

연구 내용

필자들은 다양한 분야의 이론과 연구 결과를 통합해 알 수 있는 미지의 요인에 대한 이론을 발전시켰다. 먼저, 운영 관리, 프로젝트 관리, 시스템 엔지니어링, 제품 개발, 복잡성, 위험 관리 등을 주제로 하는 학계 논문들이 제안하는 대로 알려지지 않은 미지의 요인을 만들어내는 핵심 요인들로 구성된 개념적 틀을 받아들였다. 그런 다음, 각 요인을 구성하는 하위 요인, 여러 요인 간의 관계, 추가해야 할 요인 등을 탐색했다. 좀 더 구체적으로 설명하면 먼저 복잡성 이론, 시스템 엔지니어링, 경제 이론, 행동심리학, 지식 관리, 소프트웨어 개발, 프로세스 엔지니어링 등 다양한 분야에 대한 논문을 광범위하게 검색했다. 두 번째로는 ‘재난’ ‘기술 실패’ ‘지식 격차’ ‘예측 불가능한 뜻밖의 사건’ 등과 같은 키워드를 검색했다. 키워드 검색은 만일의 사태 및 계약과 관련된 경제 이론, 개인과 집단의 사회학 및 행동심리학, 화학적 프로세스, 지식 관리 등을 주제로 하며 본 연구와 관련이 있는 포괄적인 연구를 찾아내는 데 도움이 됐다. 마지막으로, 구글(Google)에서 ‘알려지지 않은 미지의 요인’이라는 표현도 검색했다. 연구의 목적은 프로젝트 내에 관리자들이 알려지지 않은 미지의 요인이 존재할 수 있다는 사실을 깨닫지 못하도록 방해하는 측면이 있는지 확인하는 것이었다. 필자들은 연구를 통해 알려지지 않은 미지의 요인을 만들어내는 근원과 이런 요인들을 강화하는 동인을 대거 찾아냈으며 얼마든지 알 수 있지만 아직까지 알려지지 않은 미지의 요인을 탐지하는 데 도움이 되는 다양한 방법과 도구를 찾아냈다. 연구를 통해 알려지지 않은 미지의 요인이 발생할 가능성을 높이는 다수의 요인과 지표, 환경을 찾아냈다. 그 후, 필자들은 개념 분류(conceptual grouping)를 수정해 최초의 개념적 틀을 반복적으로 수정했다.i iRamasesh and Browning, “A Conceptual Framework.” 닫기