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제안•입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사(www.shipleywins.co.kr)의 김용기 대표가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 연재합니다.
목차 개발은 개인이 작성하는 소규모의 제안서에서도 중요하지만 여러 명이 작성하는 대규모의 제안서에서는 더욱 필수적이다. 목차는 전체 제안서의 관리도구 역할을 하는 동시에 각 작성자들이 해야 할 일이 무엇인지를 분명하게 안내해주기 때문이다. 좋은 제안서 목차는 고객의 관점과 구조를 유지한다. 그것이 아무리 비논리적이더라도 고객이 요청한 체계와 구조를 유지함으로써 당신이 고객의 의견을 듣고 고객이 요구하는 것을 정확히 제시하고 있음을 보여줄 수 있다. 즉 고객의 제안요청서(RFP)상에서 제시한 목차가 잘 맞지 않더라도 그 목차를 따라야 한다는 말이다. 좋은 제안서 목차는 고객의 요구조건, 제안전략, 사업에 대한 통찰력이 모두 담겨 있어야 한다.
1. 고객의 제안요청서 작성지침에 따라서 목차 개발
고객들은 제안요청서의 ‘제안서 작성목차’에서 지침을 제시하는데 이를 따르는 것이 우선이다. 설령 고객의 요구가 논리적이지 않아도 반드시 고객이 요청한 구조를 정확히 따라야 한다. 대신 제안요청서에 기술되지 않은 하위 목차 단계에서는 제안팀의 의도대로 논리 구조를 전개하면 된다.
제안요청서에 제안서 구성방법에 대한 구체적인 지침이 없을 때는 제안요청서의 구조 자체를 따르는 것도 좋은 방법이다. 고객이 제안요청서에서 사용한 숫자 매김 방식, 순서, 섹션 이름을 그대로 사용하는 것이 좋다. 그 밖의 다른 것들(제안서 구성 방법)은 추정한 후에 명확히 기술해 제안서를 개발한다. 제안서가 충실도 평가표, 콘텐츠 목록, 모든 단계에서의 소개 등에서 얼마나 구조화돼 있는지를 설명하면서 당신의 추정을 기술하라. 이러한 친절을 통해 고객은 제안서를 보다 잘 이해할 수 있게 된다.
2. 고객의 구조적 우선순위에 따라 하위 목차를 개발하고, 번호 매기기, 제목 달기, 내용의 순서는 철저히 고객의 요구를 따르라
많은 제안서가 각기 다른 지식과 관심을 가진 작성자들에 의해 수개월 혹은 수년에 걸쳐 개발된다. 많은 사람이 오랫동안 작성하는 제안서는 특히 기준을 명확히 해야 한다. 평가자가 정해준 구조적 우선순위를 따르는 것이 좋다.
3. 하위 목차 내에 모든 요구사항들을 빠짐없이 할당하라
특정 목차에 들어가야 할 고객의 요구조건이 결정되면 하위 목차를 개발하면서 구체적으로 이를 하위 목차들에 배치한다.
하위 목차를 확장할 때에는 가능한 한 일관성을 갖추는 것이 좋다. 예를 들어 당신이 한 섹션에서 세 번째 레벨까지 작성한다면 다른 섹션에서 네 번째 레벨로 작성하는 것은 피하는 것이 좋다.
