편집자주 제안·입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사(www.shipleywins.co.kr)의 김용기 대표가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 연재합니다.
제안서를 잘 만드는 일도 중요하지만 이에 못지 않게 제안서를 제대로 리뷰하는 것도 중요하다. 특히 제안서 리뷰는 제안의 규모가 클수록, 제안서 작성에 관여하는 사람이 많을수록 더욱 꼼꼼하게 해야 한다. 또 단계별 리뷰를 정확히 해야 제안서의 품질이 개선된다. 리뷰가 잘못되면 제안서 개발을 혼돈에 빠뜨릴 수 있다.
1. 제안서의 표준 리뷰 시스템을 수립하라
프로젝트 매니저는 제안서 리뷰를 통해 개인들이 맡은 부분을 제안서 전체전략과 일관되게 만들 수 있다. 사업의 규모나 성격에 따라 주요 시점을 몇 단계로 할지 달라지지만 제안서를 리뷰할 때는 반드시 의사결정의 주요 시점을 정하고, 리뷰의 형태 및 검토 기준을 결정해서 실행해야 한다.
①일관된 프로세스를 따르라
리뷰의 종류에 상관없이 동일한 프로세스를 사용해야 한다. 리뷰의 표준 프로세스는 준비→실행→피드백이다.
준비:제안팀(제안서를 작성한 팀)과 리뷰팀(제안서를 리뷰할 팀)에 어떤 결과가 나와야 하고 리뷰를 어떻게 진행해야 할지 훈련시킨다. 리뷰팀에 반드시 요청할 점은 제안팀에 필요한 것은 ‘무엇이 잘못됐나’가 아닌 ‘어떻게 개선할 것인가’에 대한 의견이다.
실행:말로만 문제점을 지적하는 방식은 그다지 생산적인 리뷰가 아니다. 생산적인 리뷰는 반드시 문서화된 것이어야 한다. 구두로 전달되는 리뷰 의견일 경우, 리뷰자의 의도가 제안서 작성자에게 제대로 전달되지 않을 때가 종종 있다. 제안팀의 프로젝트 매니저는 생산적인 리뷰를 위해 리뷰자가 문서화할 수 있는 템플릿을 제공해야 한다.(표 2, 3)
또 리뷰 내용은 단계별로 초점이 분명히 구별돼야 한다. 전략 리뷰, 섹션기획서 리뷰, 제안서 리뷰는 취지에 맞게 템플릿이 제공돼야 리뷰자의 의견이 효과적으로 제안서에 반영될 수 있다. (표 4)
피드백:생산적인 리뷰는 대안을 제시하는 리뷰다. 때로는 문제를 지적하는 리뷰가 도움이 될 때도 있지만 문제가 개선되지 않는 것은 문제점을 몰라서가 아니라 현실적인 대안이 없기 때문이다. 따라서 이렇게 상황이 급박하고 바쁠 때는 ‘말로 때우는 대안 없는 지적’은 과감히 무시해야 한다.
②명확하게 역할 분담을 한 뒤 균형있게 분량을 나눠라
만약 리뷰 분량을 분담해주지 않을 경우, 대체로 사람들은 제안 요약, 기술부문 요약, 개인적 관심분야 순으로 보게 된다. 어떤 부분은 여러 명이 보고, 어떤 부분은 검토가 안 되는 일이 발생한다. 따라서 리뷰팀이 전체 내용을 골고루 볼 수 있도록 배분해야 한다. 90% 이상 새로운 제안서라면 하루 40쪽 기준으로 배분하는 것이 효과적이다. 늘 사용하는 재사용 콘텐츠라면 80쪽까지 리뷰가 가능하다.
③내용의 일관성을 검증하라
제안서 전체에 걸쳐서 기술된 내용은 일관돼야 한다. 특히 반드시 검증해야 할 부분은 비용과 일정이다. 많은 공공입찰의 경우 비용 전문가가 투입돼 실제 제안된 내용과 그 비용의 일치성을 검토한다. 고객이 사기업이거나 글로벌 비즈니스라면 일치성 검토는 더욱 중요하다. 일정 역시 ‘기술계획’과 ‘관리계획’이 정확히 일치하도록 해야 한다.
④모든 섹션을 훑어볼 ‘시어머니(gadfly)’를 배치하라
제안서를 각자 나눠서 검토하다 보면 제안서 전체의 일관성을 검토할 기회가 없어진다. 그래서 제안서를 한 장씩 보는 것(Vertical Review)만큼 중요한 것이 하나의 관점에서 일관되게 제안서 전체를 보는 것(Horizontal Review)이다. 이 역할을 하는 사람을 시어머니(gadfly·잔소리꾼이라는 뜻)라고 한다. 제안서 전체에 걸쳐서 주제문과 그림의 불일치성만을 보는 리뷰 형태가 대표적인 예다.
⑤리뷰업무에 적합한 리뷰팀 멤버를 선발하라
다양한 전문성을 가진 멤버들이 리뷰에 참여할수록 제안서 품질은 대폭 개선된다. 다음과 같은 사람들이 참여할 수 있도록 해야 한다.
- 고객의 비즈니스와 니즈를 이해하는 사람
- 자사 및 경쟁사의 솔루션 전문가
- 자사 및 경쟁사의 관리분야 전문가
- 자사 및 경쟁사의 비용분야 전문가
- 제안 및 PT 전문가
2. 표준 핵심 단계와 리뷰를 결정, 합의, 사수하라
제안서를 쓸 때 표준 핵심 단계는 다음과 같다.
①전략을 수립해서 이를 승인하라
②섹션기획서를 검토해 전략과 고객의 요구사항이 제안서에 모두 담겨있는지 확인하라
③제안서 검토를 통해서 평가위원에게 어떤 점수를 받을 것인지 예측해 품질을 개선하라
④최종 제안서를 비용과 리스크 관리 측면에서 리더십이 승인하게 하라
