편집자주 제안·입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사(www.shipleywins.co.kr)의 김용기 대표가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 연재합니다. 제안·입찰에 성공하기 위해 노력하시는 독자 여러분께 실용적인 도움이 되길 바랍니다.
제안 프레젠테이션(PT)은 비즈니스 세계에서 가장 치열한 ‘전장(戰場)’이다. 여기서는 ‘세련되고 멋진’ 프레젠테이션이 아니라 ‘이기는’ 프레젠테이션이 필요하다. 제안 프레젠테이션은 철저하게 승부에 초점을 맞춰야 한다. 세련될 필요도 없고, 심지어는 논리적일 필요도 없다. 궁극적으로 좋은 점수를 받으면 그것이 성공적인 제안 프레젠테이션이다. 이기는 프레젠테이션을 위한 전략을 소개한다.
질의응답에 승부를 걸어라
대학교수인 당신은 어제 늦게까지 친구와 술자리를 함께 했고 오늘 오전 9시에 조달청에 평가 위원으로 앉아 있다. 귀찮기도 하고 수당도 많지 않았지만 자신이 연구하고 있는 발광다이오드(LED) 신기술이 어떻게 적용되는지 알고 싶어서 평가 위원으로 참여했다. 그러나 조달청 직원의 오리엔테이션 후에 배포된 제안서의 양에 기가 질렸다. 늦은 술자리로 컨디션도 안 좋은데 300쪽이나 되는 제안서가 5권이나 되다니. 점심시간까지 1시간 30분 남짓 남았으니 제안서당 검토 시간이 20분 정도 있는 셈이다. 어떻게 할 것인가?
①제안 요약서를 훑어보고, 대충 순위를 결정한 후에 프레젠테이션 때 확인한다.
②전공 분야인 LED 기술 적용 섹션을 중점적으로 평가한 후 프레젠테이션 때 물어볼 질문을 메모한다.
③대충 있다가 프레젠테이션을 듣고 결정하기로 한다.
대체로 평가 위원들은 위 세 가지 중 하나를 선택한다. 여기에서 중요한 것은 평가 위원들의 평가에 결정적 영향을 끼치는 요인이 무엇인지 파악하는 것이다.
제안 평가에서 가장 큰 영향력을 갖는 것은 프레젠테이션 때의 질의응답이다. 제안서는 가장 영향력이 낮다. 평가 위원들이 제한된 시간 내에 여러 제안 내용을 평가해야 하기 때문이다. 평가자가 평가할 수 있는 시간이 짧을수록 제안서보다는 제안 요약서를 보게 된다.
PT 장표는 제안 요약서보다 전략을 잘 구현할 수 있는 도구다. 제안 요약서에서 메시지를 강조하기는 어렵다. 그림을 삽입한다거나 글씨를 크게 하거나 굵게 강조하는 정도가 고작이다. 그러나 PT 장표는 과감한 생략과 비주얼화가 가능하다. 애니메이션을 통해 메시지를 효과적으로 강조할 수 있다.
PT 장표가 중요함에도 불구하고 핵심은 PT 장표가 아니라 PT임을 명심해야 한다. 실패하는 대부분의 PT는 PT 장표가 주인공이 되고, 발표자는 보조가 되어 PT를 그대로 읽고 있는 경우다. 성공적인 PT를 하려면 질의응답에 승부수를 던져야 한다. 질의응답은 변수가 많기 때문에 결과적으로 각자 준비한 PT에서는 큰 차이가 안 나지만 질의응답에서는 변별력이 생긴다. 발표자는 PT에서 애매하거나 불리한 것은 숨기거나 무시할 수 있지만 질의응답에서는 피할 수 없다.
제안을 준비할 때 영향력이 큰 순서대로 집중해야 하는 것이 정석이지만 현실은 우선 순위와 반대다. 제안서에 가장 신경을 많이 쓰고, PT의 질의응답은 시간에 쫓겨 제대로 준비하지 못하는 경우가 많다. 노련하고, 경험이 많은 프로젝트 매니저들은 제안서 초안이 나오면 서둘러 제안 요약서와 PT 장표를 작성한다. 왜냐하면 승부는 늘 PT에서 나온다는 것을 경험적으로 잘 알고 있기 때문이다.
PT를 준비할 때는 평가자들이 인간이라는 점을 꼭 기억해야 한다. 그들은 논리적 이해뿐 아니라 정서적 공감도 중요시한다. 그들은 분석적인 잣대로 점수를 주지만 때로는 제안서의 이미지와 발표자의 신뢰감에 점수를 주기도 한다는 점을 잊지 말아야 한다.
이와 관련해 PT시간을 꼭 확인하는 것이 좋다. 아침 9시에 PT를 한다면 발표자의 목이 풀리지 않아 목소리가 좋지 않게 들릴 수 있다. 반면 평가자들은 가장 환기되어 있는 상태여서 의미 있고, 중요한 이야기를 들으려 할 것이다. 또 점심식사 후에 시작되는 PT는 대체로 집중력이 떨어진다. 이런 점을 미리 감안해 대비해야 한다.
만약 당신이 PT 첫 번째 순서라면 이 프로젝트를 평가자가 이해할 수 있도록 배경 설명을 하는 것이 유리하다. 그러나 네 번째 PT인데 다른 팀들과 똑같이 배경 설명을 하고 있다면 평가자들은 매우 지루하다고 느낄 수 있다. 주목해야 하는 건 경쟁자와 자신의 순서다. 경쟁자보다 먼저 한다면 경쟁자를 공략하기 유리한 위치를 선점한다는 장점이 있다. 반면 프로젝트를 이해시키는 데 많은 시간을 사용해야 하므로 차별화 포인트를 설득하는 데 충분한 시간을 확보하기 어렵다는 단점이 있다. 경쟁자보다 나중에 한다면 이미 평가 위원들이 프로젝트를 이해하고 있기 때문에 충분히 자신의 차별화 요소를 설득하는 데 시간을 활용할 수 있지만 자칫 잘못하면 경쟁자가 깔아놓은 전략적 함정에 걸려들 위험이 있다. 순서에 따른 전략을 수립해야 한다. PT를 경쟁자보다 먼저 한다면 적극적으로 경쟁자를 공략하고, 나중에 한다면 차별화 요소를 부각시키는 데 시간을 투자하는 게 좋다.
