악몽같은 과도한 보고를 중단하라

임원들에게 전해지는 정보가 범람하면서 기업들이 데이터를 모으고 보고서를 만드는 일도 많아졌다. 경영 보고서의 분량은 평균 25∼30쪽이며 1만2000∼1만5000개의 데이터를 포함한다. 그러나 관리자들은 이 정보의 5% 이하만 사용한다.

많은 보고서가 조직의 전략적 목표를 명시하지 않은 채 성과의 특정 부분만 조명한다. 결과적으로 임원들은 종종 실제 자료보다 직감이나 육감에 따라 의사결정을 내린다.

기업들은 데이터 분석을 통해 통찰력을 얻기보다 데이터를 모으는 데 훨씬 더 많은 시간을 소요한다. 임원들은 전략을 확정한 다음에야 목표 달성을 위한 사업 추진 과정을 찾느라 어려움을 겪는다. 재무 목표는 조직이 최대한 이를 달성할 수 있도록 명확하게 설정해야 하지만 이 목표와 관련한 비즈니스 성과를 측정하고 평가하기란 여전히 어렵다.

이처럼 성과 관리 문제가 일어나는 원인은 무엇일까. 관리자들이 적절한 핵심 정보를 얻는 방법은 무엇일까. 이 질문에 대한 답은 균형 잡히고, 표준적이며, 포괄적인 핵심성과지표(KPI)를 규명하는 데서부터 시작한다. KPI는 기업의 비즈니스 전략 수립 뿐 아니라 전략을 실행하는 도구 역할도 한다. 또 서로 다른 사업 부서들이 공통의 언어로 성과에 대한 커뮤니케이션을 할 수 있도록 만든다. KPI는 경영 보고의 토대도 제공한다. 이에 따라 보고서와 기업의 전략 목표가 일관성을 가질 수 있다.

능률적으로 보고하기

최고재무책임자(CFO)들이 기업의 전략과 운영상의 실행을 연계하는 것이 현재 추세다. 이를 위해 재무 계획과 보고를 조정할 필요가 있다. 기업들은 스프레드시트 업무를 해치우는 성실한 회계원보다 가치있는 정보와 분석을 제공하는 신뢰할 만한 직원을 필요로 한다. 이 때 KPI가 큰 도움을 줄 수 있다. 전략을 목표와 연계하고 전 조직으로 전달할 때 이 지표들이 실제 비즈니스 성과를 측정하기 때문이다.

진정한 성공은 KPI가 얼마나 잘 수행되는지, 조직이 얼마나 KPI를 활용할 준비를 마쳤는지에 달려 있다. 임원들은 사업의 모든 과정이나 조직 내 기능에 대한 경영 보고서를 받기보다 관심을 더 가져야 할 부분만 검토하는 방식을 구사한다.(GP TIP ‘효율적 KPI 활용 원칙’ 참고)

우리는 연구를 통해 KPI의 성공적 실행을 위한 3가지 원칙을 고안했다.

[GP TIP] 효율적 KPI 활용 원칙

경영 보고가 문제가 될 수 있다. 임원들은 어떤 행위를 평가해야 할지 몰라 하나도 놓치지 않고 하위 단계부터 자세히 모든 것을 측정하는 경향이 있다. 이 결과 조직 내 계층마다 각기 다른 보고를 하게 되고, 보고는 지나치게 많아진다.

소수의 기업들은 의무적으로 보고하지 않는다. 이들은 과도한 보고 업무 대신 핵심성과지표(KPI)를 활용한다. 이들 기업이 하고 있는 일 가운데 다른 기업들이 배울만한 점은 무엇인가, 악몽 같은 과도한 보고를 중단하려면 조직에 어떤 변화가 필요한가.

KPI를 활용하는 기업들은 다음과 같은 원칙을 공통적으로 지키고 있다.

- 재무적 측면이 비즈니스 운영에 연관되는 방식을 명확히 이해하고 재무 평가 지표와 운영적 평가 지표를 균형 있게 조정한다.

- 경영 보고 프로세스와 정의를 표준화한다.

- 성과에 대한 담당자와 책임자를 명확히 정한다.

- 중요한 문제에 초점을 맞출 수 있도록 20대80법칙을 적용한다.

- 재무 관련 원칙을 직원들의 동의 하에 확정하고, 자원 배분과 보고가 분석적 가치를 창출할 수 있도록 한다.

- 조직 전체가 사용하는 보고 양식을 표준화한다.