SR6. 코로나 시대의 뉴노멀, 스마트워크와 협업 툴

불필요한 커뮤니케이션 줄여 생산성 향상
우리 회사에 맞는 리모트워크 협업 툴은?

295호 (2020년 4월 Issue 2)

Article at a Glance

코로나19로 재택근무가 장기화되면서 비대면 협업에 대한 관심이 커지고 있다. 특히 기업의 특성과 목적에 적합한 효과적인 협업 툴을 활용하면 불필요한 커뮤니케이션을 줄임으로써 생산성을 극대화할 수 있다. 국내에서 내부 구성원 간 협업 툴은 슬랙 같은 메신저형 위주로 알려져 있지만 실리콘밸리에서는 노션, 슬라이트 같은 원페이지 협업 툴이나 클릭업 같은 올인원 협업 툴이 인기를 끌고 있다. 실시간 e메일이나 채팅의 비효율을 줄이면서 업무 내용과 흐름을 직관적으로 파악할 수 있기 때문이다. 협업 툴에 대한 이해도를 높임으로써 우리 기업의 생산성을 높이는 방안을 고민해보자.



코로나19 위기가 장기화됨에 따라 2008년 글로벌 금융 위기 이후 다시 한번 ‘뉴노멀’의 시대가 도래하고 있다. 코로나19는 개인과 기업의 생활 패턴과 사업 환경뿐 아니라 업무 방식까지 강제로 변화시켰다. 특히 비대면 업무가 기업의 ‘뉴노멀’로 자리 잡으면서 그동안 정부와 기업의 숱한 노력으로도 도입되지 않았던 재택근무와 유연 근무, 스마트워크가 빠른 속도로 확산되고 있다. 국내 기업들은 재택근무를 시행하면서 비대면 업무 방식을 통한 생산성 향상 효과를 실감하고 있다. 직원들이 불필요한 커뮤니케이션과 잡일을 최소화하고 주어진 시간 내에 성과를 내는 데 집중할 수 있게 됐기 때문이다. 업무 방식도 자연스럽게 근태 중심에서 ‘성과’ 중심으로 바뀌고 있다. 이제 SK나 LG 같은 대기업들도 재택근무를 하면서 체득한 노하우와 이점을 코로나 위기가 종식된 이후에도 어떻게 조직에 내재화할지 선제적으로 검토하기 시작했다. 단순히 업무량을 늘리는 게 아니라 생산성을 극대화할 수 있는 쪽으로 업무 방식의 방향을 근본적으로 변화시키려는 것이다.

비대면 환경에서 업무 생산성을 높이려면 효과적인 협업이 필수적이다. 그러려면 우선 협업 문화를 고양하기 위한 성과 평가 등 HR 제도의 개선이 필요할 것이다. 하지만 그에 못지않게 비대면 환경에서는 실질적으로 어떤 툴을 활용해 일할 것인가에 대한 고민도 중요하다. 실무자 입장에서는 업무 시간이나 개개인의 역량보다는 실제 업무에 어떤 도구를 활용하는지가 즉각적인 생산성을 결정하기 때문이다. 본 글을 통해 실리콘밸리를 중심으로 선도적인 IT 기업들 사이에서 인기를 끄는 협업 툴의 트렌드를 살펴보고, 개별 협업 툴의 장단점을 비교함으로써 기업별로 필요한 업무 수단을 선택하는 데 도움이 되고자 한다.

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글로벌 협업 툴 트렌드

전 세계적으로 가장 선도적인 테크 기업이 모여 있는 실리콘밸리에서는 ‘가장 효율적인 업무 방식과 도구’에 대한 끊임없는 고민과 실험이 이어지고 있다. 특히 실리콘밸리 기업들은 업무 목적과 방식에 따라 프레임워크를 세분화해 그에 맞는 다양한 협업 툴을 사용하고 있다. 이들이 사용하는 협업 툴은 크게 3가지 목적과 8가지 기능으로 분류할 수 있다. 목적은 내부 커뮤니케이션(Internal Communication)과 외부 커뮤니케이션(External Communication), 협업(Collaboration)으로, 기능은 채팅, 화상회의, e메일, 캘린더, 파일 공유, 노트, 업무 관리, 프로젝트 관리 등으로 구분한다. 이에 따라 실리콘밸리의 기업들은 자기들의 업무 목적에 맞는 협업 툴을 도입, 활용하면서 경쟁력을 높이고 있다.

실리콘밸리의 기업들이 프레임워크에 따른 다양한 협업 툴을 이용하고 있는 데 반해 국내에서는 협업 툴 하면 메신저가 전부인 것처럼 오해하는 경우가 많다. 물론 실리콘밸리에서도 한때는 메신저 ‘슬랙’이 협업의 모든 것으로 통했던 시기가 있었다. 그러나 2018년 6월27일, 예상치 못했던 사건이 벌어졌다. 슬랙에 시스템 장애가 발생하면서 몇 시간 동안 서비스가 중단된 것이다. 그런데 슬랙을 사용하는 1만2000명의 회사원을 대상으로 생산성 효과를 조사하던 레스큐타임(Rescue Time)은 흥미로운 점을 발견했다. 슬랙에 접속할 수 없었던 시간에 오히려 직원들의 생산성이 향상된 것이다.1

슬랙이나 e메일 같은 커뮤니케이션 툴은 협업을 위해 꼭 필요한 요소지만 잦은 알람과 ‘즉각적인 답변’에 대한 강박으로 인해 집중력 분산을 초래하는 한계도 분명하다. 미국의 직장인들은 일주일에 평균 200개의 슬랙 메시지를 받는데, 파워 유저의 경우 1000개의 메시지를 주고받는다고 한다. 그런데 한번 메시지 알림으로 깨진 집중력을 회복하기까지는 평균 25분이 걸린다. 결국 하루 평균 45여 개의 메시지를 받는다면 본인의 업무에 집중해 일할 시간은 턱없이 부족해진다는 결론에 이른다.2 경쟁사보다 빠르게 프로젝트를 완수해야 하는 실리콘밸리에서 이처럼 끊이지 않는 슬랙 알람이 업무 생산성에 미치는 영향은 더욱 치명적으로 여겨졌다. 기업들은 그룹 챗 서비스가 집중력을 분산한다는 단점을 인지하기 시작했다.

그 이후 달라진 실리콘밸리 기업들의 스마트워크 트렌드는 크게 두 가지로 정리할 수 있다. 첫째, 목적에 최적화된 서비스를 도입하기 시작했다는 점이다. 이들은 실시간 메신저만으로는 커뮤니케이션과 협업을 모두 만족시킬 수 없음을 깨달았다. 목적에 맞는 단위 기능을 제공하는 아사나(Asana), 트렐로(Trello) 같은 서비스들이 급성장했다. 그런데 최근에는 다양한 기능을 통합한 드롭박스 페이퍼(Dropbox Paper), 클릭업(Click-up), 콜라비(Collabee), 마이크로소프트 오피스365(Microsoft Office365) 같은 올인원 협업 툴(all-in-one workplace)이 확산되고 있다. 이처럼 각종 기능의 컨버전스(convergence) 흐름이 대두되는 것은 두 번째 트렌드, 생산성 분야의 구루 칼 뉴포트(Cal Newport)가 주장한 딥워크(Deep Work)라는 개념과 맞닿아 있다. 칼 뉴포트는 최상의 결과를 내려면 업무 맥락이 급격하게 전환되지 않게 함으로써 몰입을 유도해야 한다고 주장한다. 그는 저서 『딥워크』에서 한정된 시간 내에 최대의 업무 효율을 내기 위해서는 업무에 관계없는 방해 요소를 모두 차단해야 한다고 말했다. 또 e메일이나 메신저 확인, 미팅에 소요되는 시간을 미리 계획하고 최소화해 딥워크 효과를 극대화하는 노력이 필요하다고 주장했다. 협업 툴 관점에서 보면 협업에 필요한 여러 가지 기능이 통합된 툴을 활용하면 자연스럽게 컨텍스트 전환이 줄고 업무에 몰입할 수 있는 환경을 마련할 수 있다.

그렇다면 최근 가장 주목받는 협업 툴들의 특징은 무엇일까? 기업들은 어떤 점을 고려해 툴을 골라야 할까? 글로벌 협업 툴들의 장단점을 살펴보면 개별 기업의 특성과 목적에 맞는 협업 방식이 무엇인지를 구체화할 수 있다. 다음에서 협업 툴을 크게 커뮤니케이션 툴과 팀 협업 툴로 구분하고 개별 툴들의 특성을 살펴보도록 하겠다.


커뮤니케이션 툴(Communication Tool)

1. 소통에 최적화된 메신저, 슬랙

슬랙은 파일 공유 및 관리, 1대1 메시지, 채팅 그루핑, 검색 기능 등 효율적인 커뮤니케이션에 최적화된 기능을 제공해 e메일 피드백의 부담을 줄임으로써 단숨에 메신저 시장의 리더로 자리매김했다. 빠른 커뮤니케이션과 의사결정이 필요한 회사에서 선호하는 서비스다.

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슬랙의 가장 큰 장점은 기존에 사용하던 IT 서비스의 알림을 통합하는 킬링 스펙(Killing spec)이다. 깃허브(Github), 지라(Jira), 아사나(Asana) 등 다양한 서비스의 알림을 한 번에 통합해준다. 또, 별도의 채널 및 그룹 생성 기능이 있어 커뮤니케이션을 체계화할 수 있다. 예를 들어, 공지 그룹, 마케팅 그룹, 앱 개발 프로젝트 그룹 등 목적에 따른 그루핑이 가능하다. 외부 협업자도 초대를 통해 같은 그룹 내에서 대화를 주고받을 수 있다. 이 외에 알람 제어 기능이 세분화돼 있어 중요한 업무의 알림을 구분할 수 있고, 지정 시간 동안만 알림을 받을 수 있는 등 효율적인 커뮤니케이션이 가능하다. @멘션 기능을 통해 담당자 호출이 가능한 점도 유용한 기능으로 인정받고 있다.

하지만 아무리 기능이 뛰어나다 해도 메신저가 가진 본연의 단점은 극복하기 어렵다. 수시로 울리는 메신저를 확인하다 보면 몰입과 집중력이 줄어든다. 이는 궁극적으로는 생산성에 부정적인 영향을 끼친다. 화상 통화 기능은 그룹 진행 시 유료 버전만 지원된다. 메시지 저장 기간도 제한이 있어 실시간 커뮤니케이션의 휘발성을 완전히 보완하지 못한 부분도 단점이라고 할 수 있다. 또 경쟁사에 비해 가격이 비싸다는 점도 단점으로 지적된다. 이 외에 국내에서는 다국어 지원을 하지 않는다는 점이 불편함으로 꼽힌다.

그렇다면 슬랙은 어떤 기업에 적합할까? 슬랙은 업무 진행 시 실시간으로 의견을 교환하고 결정하는 빈도가 높은 기업에 적합하다고 볼 수 있다. e메일을 통한 내부 커뮤니케이션이 많은 기업은 메인 커뮤니케이션 채널을 슬랙으로 바꾸기만 해도 협업의 속도를 높일 수 있다.

2. 화상회의 솔루션, 줌

줌(Zoom)은 최근 원격 근무가 확대되면서 폭발적으로 성장하고 있는 화상회의 솔루션으로, 이른바 주머(Zoomer), 줌 유니버시티(Zoom University) 등의 신조어가 탄생할 정도로 주목받고 있다. 단순한 회의뿐 아니라 웨비나(Web seminar), 채팅 기능도 갖추고 있으며 클라우드 전화 시스템으로도 활용도가 높다. 고품질 오디오를 갖추고 있는데다 크롬(Chrome) 호환이 가능하고, 문서 파일 공유, 화이트보드, 스케줄링 등 협업에 도움이 되는 다양한 기능도 보유하고 있다.

줌의 가장 큰 장점은 다양한 기능이다. 캘린더 통합, 소셜미디어 통합, 회의 및 이벤트 기록, 라이브 채팅, 참가자 역할 및 권한 설정, 파일 공유, 모바일 화면 공유 등의 기능을 활용하면 대면 회의보다 효율성을 높일 수 있다. 오디오와 영상의 품질도 뛰어나다. 회의 진행 시 최대 100명까지 참여할 수 있으며 웨비나는 최대 1만 명까지 수용이 가능하다. 또, 줌 웹 사이트에서 바로 시스템 설치가 가능해 도입 과정도 간단하다. 게다가 시스템을 설치하지 않아도 링크를 통해 참여할 수 있어 유입 경로가 단순하다. 회의 내용은 클라우드에 기록되며 사용률 대시보드 기능을 통해 회의 내역 관리도 가능하다.

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하지만 줌은 최근 해킹 사례가 급증하면서 골머리를 앓고 있다. 해커들은 URL이나 코드 정보를 찾아내 원격 수업, 화상회의에 참여해 음란물을 퍼트리거나 이용자 데이터를 무단으로 배포했다. 이에 최고경영자 에릭 유안은 “프로그램 개발을 90일간 일시 중단하고 지적받은 프라이버시 보호에 집중하겠다”고 밝히기도 했다. 그러나 간편한 접속이 장점이었던 서비스 특성을 유지한 채 보안을 강화할 수 있을지에 대해선 좀 더 지켜볼 필요가 있다. 코로나19로 인해 화상회의의 효과를 경험한 기업들이 앞으로도 줌을 찾을 가능성이 높다. 영업이나 외근 직원이 많아 한 공간에 모이기 어려운 업종이나 여러 지역과 국가에 사무실이 분산돼 있는 기업들에 적합하다. 하지만 보안이 중요한 금융기관은 사용에 신중을 기해야 할 것이다.

3. 채팅 기반의 협업 도구, 팀즈

마이크로소프트 메신저 서비스인 팀즈가 코로나19 사태 이후 전 세계적으로 핫한 서비스 중 하나라는 것을 부인할 사람은 아무도 없을 것이다. 공식 발표에 따르면 3월18일 기준으로 전 세계 4400만 명이 마이크로소프트의 팀즈 서비스를 사용하고 있다. 팀즈는 메신저에만 그치지 않고 화상회의는 물론 e메일(Outlook), 할 일 관리(To Do), 프로젝트 관리(Planner), 실시간 동시 편집 문서(One Note) 같은 모든 협업 도구를 통합한다는 점에서 글로벌 경쟁사인 줌과 구글지 스윗(Google Gsuit)과 차별점을 갖고 있다.

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과거 마이크로소프트는 오피스365 내에 아웃룩(Outlook), 스카이프(Skype), 원드라이브(One Drive), 원노트(One Note), 셰어포인트(Sharepoint) 등 수많은 서비스를 제공해서 고객 입장에서 어떤 서비스를 메인으로 써야 할지 혼란스러웠다. 하지만 2017년 슬랙의 대항마로 마이크로소프트 팀즈가 론칭된 후 모든 서비스가 빠르게 통합되고 있다. 팀즈를 중심으로 일정 관리, 할 일 관리, 프로젝트 관리를 통합할 수 있게 된 것이다. 부서와 업종이 다양한 그룹사를 거느린 대기업들이 코로나19 사태 전후로 팀즈에 높은 관심을 보이는 이유다. 지금 이 순간에도 AI와 같은 트렌드를 반영한 서비스들이 추가되고 있어 확장성이 크다는 점이 글로벌 공룡 마이크로소프트 오피스365의 장점이다.

하지만 수많은 서비스를 보유하고 있다는 강점은 때로는 단점이 될 수 있다. 슬랙은 초기에 ‘e메일 킬러’라는 슬로건으로 e메일 수요를 메신저로 전환하는 것을 핵심 가치로 내세웠다. 이처럼 e메일과 메신저는 내부 커뮤니케이션을 위한 도구라는 관점에서 포지션이 겹친다. 기업은 오피스365를 도입할 때 내부 커뮤니케이션을 위해 팀즈를 기본 플랫폼으로 활용할지, 아웃룩을 사용할지, 혹은 둘을 같이 활용할지 내부적으로 합의할 필요가 있다. 그렇지 않을 경우 업무의 자료와 맥락이 e메일과 메신저로 분산돼 통합적인 가시성 확보에 실패할 수 있기 때문이다. 또 오피스365는 무료 버전이 없고 1개월 무료 트라이얼만 존재해 상대적으로 고가 라인업이 많다는 점도 단점이라고 할 수 있다.

따라서 팀즈는 서비스의 다양성과 가격 정책상 다양한 업무와 부서가 존재하고 스마트워크 인프라에 대한 예산이 충분한 중견 기업 이상의 기업들에 적합하다. 단순 내근직뿐 아니라 외근 및 현장 인력을 위한 별도 서비스도 갖추고 있는 만큼 업종에 상관없이 도입할 수 있다.

4. 스케줄링 툴, 캘런들리

캘런들리(Calendly)는 e메일 없이도 회의 일정을 정하고 공유할 수 있는 서비스다. 구글, 아웃룩, 오피스365, 아이클라우드 캘린더와도 모두 호환이 가능해 흩어진 일정을 한 번에 관리할 수 있다. 또 표준 시간대를 자동으로 감지해 해외 일정을 관리하는 데 효율적이다. 이미 월평균 이용자가 500만 명을 넘어서고 있으나 국내에서는 잘 알려지지 않은 편이다. 6월까지 줌, 고투미팅(GoToMeeting)과 무료 통합을 지원하고 있으니 시범적으로 사용해볼 만하다.

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캘런들리의 장점은 여러 명이 입력한 일정이 한 페이지에서 관리된다는 것이다. 일정 알림은 누락되지 않도록 e메일과 문자로도 전송된다. 또 최소 예약 통지 기능을 활용해 급하게 회의를 잡는 일을 줄이고, 회의의 일일 한도를 제한함으로써 비효율을 최소화해준다. 외부 협업자도 초대를 통해 한 페이지에서 일정 공유가 가능해 전체 일정을 관리하는 데 효과적이다.

하지만 캘런들리는 사용자 관점에서 익숙하지 않은 인터페이스를 갖고 있어 복잡하게 느껴진다는 평이 많다. 기능에 비해 가격대도 높다는 지적을 받고 있다. 크롬 또는 파이어폭스(firefox)에서만 지원되는 점도 불편하다. 아웃룩, 구글 같은 익숙한 서비스에 비해 특출한 기능은 없다. 정리하자면, 캘런들리는 세일즈, 컨설팅, 마케팅 등 고객과 공유 일정을 생성하고 관리하는 것이 필수적인 업무에 활용하는 것이 유리하다.


협업 툴(Team Collaboration Tool)

1. 업무 관리 툴, 트렐로

트렐로(Trello)는 업무 관리를 위한 서비스로 어떤 일이 얼마나 진행됐는지, 진행 도중 발생하는 의견을 칸반 보드로 관리할 수 있다. 진행 상황은 아이콘으로 확인할 수 있어 직관적이다. 업무의 우선순위를 관리하는 데 유리하고 효율적인 협업 진행을 돕는다. 비대면 업무 시 확인이 어려운 업무 상황을 실시간으로 공유할 수 있어 리모트워크 기업에서 선호하는 서비스다. 특히 팀원의 업무를 조율하는 관리자에게 아주 유용하다.

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트렐로를 활용하면 불필요한 커뮤니케이션을 줄일 수 있고, 협업자 간 신뢰를 높일 수 있다는 게 가장 큰 장점이다. ‘일이 어디까지 됐나요?’라는 질문을 할 필요가 없어지고, ‘동료가 잘하고 있을까?’라는 의구심이 사라진다. 100개 이상의 앱과 통합되는 점도 기술적인 강점이다. 버틀러(Butler)라는 로봇 기능은 구성원들의 할 일 목록을 분석해 우선순위를 정해준다. 예를 들어, 관리자가 높은 우선순위로 배정한 업무는 팀원에게도 자동으로 ‘긴급’이라는 라벨을 부여해 중요도를 표시해주고 마감 1일 전 알림을 보내준다. 이 기능을 통해 별도 지시 없이도 체계적인 업무 관리가 가능하다.

하지만 트렐로의 단점은 유료 버전이 아닌 경우 기능의 제한이 많다는 것이다. 그렇다고 가격이 저렴한 편도 아니기 때문에 쉽게 도입하기 어렵다. 또 대규모 기업에서 사용하기는 비효율적이다. 업무 할당 내용이 10명만 넘어가도 직관적인 이해가 어려워 서비스의 장점이 사라지기 때문이다. 프로젝트 협업자 위주로, 혹은 팀 위주로 활용하는 게 효과적이다. 그래서 트렐로는 스타트업이나 업무 분배와 진행 과정 공유가 중요한 개발자들에게 추천한다. 재택근무나 원격 근무가 활발한 조직에도 효과적이다.

2. 원페이지 협업 툴, 슬라이트

최근 가장 핫한 협업 툴 중 하나가 원페이지 기반의 노션(Notion)이다. 하지만 노션뿐 아니라 누클리노(Nuclino), 세임페이지(Samepage), 슬라이트(Slite) 같은 실리콘밸리 기반의 서비스들 역시 원페이지를 기본 콘셉트로 업무 과정을 담아내 글로벌하게 주목받고 있다. 그중에서도 상대적으로 덜 주목받고 있는 슬라이트의 장단점을 살펴보자.

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노션은 국내에서도 사용자(노셔너)들이 자발적으로 활발하게 모이면서 사용법이나 노하우를 공유하고 있다. 하지만 이렇게 모임이 활발하다는 얘기는 노션의 UI가 유려한 반면 UX 관점에서 사용하기 쉬운 툴은 아니라는 의미이기도 하다. 하지만 슬라이트는 노션보다 가볍고 직관적인 화면으로 쉬운 사용성을 자랑한다. 해외에서도 노션과 슬라이트의 가장 큰 차이점으로 손쉬운 사용성을 꼽고 있다. 그리고 노션이 무료 버전에서 기능 제약이 많다면 슬라이트는 무료 버전에서도 무제한의 프라이빗 페이지를 생성할 수 있다. 무료 버전에서도 공용 페이지를 50개까지 생성할 수 있기에 소규모 기업에서도 부담 없이 시작할 수 있다.

하지만 원페이지 기반 협업 툴의 가장 큰 단점은 처음 로그인 시 빈 페이지에서부터 채워야 한다는 부분이다. 이에 노션은 초기에 회의록, 홍보 계획서, 개발 로드맵, 고객 관리 등 업종과 직무 성격에 맞는 다양한 템플릿을 제공한다. 슬라이트는 이런 부분에서 상대적으로 풍부한 예제를 제공하지 않는다는 것이 단점이다. 또 칸반 보드처럼 일의 진행 상황을 볼 수 있는 기능들이 없어 사내 위키(Wiki)를 넘어 할 일 관리나 프로젝트 관리 목적에는 활용하기 쉽지 않은 것이 한계다.

그럼에도 불구하고 슬라이트는 실시간 커뮤니케이션보다는 정련된 아이디어를 공유하거나 문서를 기반으로 업무를 진행하는 비중이 높은 언론사, PR에이전시, 리서치 기관, 연구소, 대학교 등의 업종과 소규모 팀에 적합한 툴이라고 평가할 수 있다.

3. 데이터 연동 올인원 툴, 클릭업

나이키와 구글, 에어비앤비에서 사용 중이어서 잘 알려진 클릭업(Click Up)은 올인원 협업을 지향하는 서비스인 만큼 단순히 원페이지에서 실시간 동시 편집이 가능한 기능을 제공하는 데 그치지 않는다. 내부 직원 간의 채팅, 할 일 관리를 위한 리스트 생성, 프로젝트 관리를 위한 칸반 보드와 간트 차트, 공유 캘린더까지 모든 기능을 하나의 서비스 안에 통합한 서비스다. 과거 올인원 협업 툴을 지향하던 서비스들이 단순히 서비스들을 모아 놓은 데 그쳤다면 클릭업은 여러 기능이 하나의 서비스 안에 통합되고 데이터가 연동되는 진정한 올인원 협업 툴로 주목받고 있다.

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클릭업 같은 올인원 협업 툴의 장점은 할 일 관리, 프로젝트 관리, 기업용 위키, 메신저를 개별적으로 구매할 필요가 없다는 것이다. 심지어 저장 용량의 제약(100MB)이 있지만 모든 기능을 인원수 제한 없이 영원히 무료로 사용할 수 있다는 장점이 있다. 또 업종과 직무의 특성에 최적화된 기능들이 모두 준비돼 있다는 점에서 활용 범위 역시 다양하다. 하지만 세팅을 위한 세부 옵션이 기능별로 너무 다양해서 복잡하게 느껴지기도 한다. 처음 사용하는 조직은 조직별로 초기 세팅과 사용법을 학습하는 허들이 높다는 게 단점이다. 모든 업데이트 항목이 관련 주제나 업무별로 필터링되지 않고 시계열적으로 쌓인다. 즉, 업무 진행 시 발생하는 새로운 메시지, 업데이트 노트, 진행 상황의 변화 등 업데이트 사항들을 효과적으로 파악하기 어렵다.

클릭업은 업종과 직무의 특성에 상관없이 도입할 수 있다. 하지만 팀이나 조직 규모가 50명을 넘어갈 경우 수시로 발생하는 업데이트 내용에서 진행 상황과 맥락을 파악하기 어렵다는 한계가 있다. 용량 제한이 있지만 무료라는 점에서 가격 민감도가 높은 소규모 기업에 적합하다.

4. 딥워크 협업 툴, 콜라비

콜라비는 노션, 슬라이트, 클릭업 같은 원페이지 기반 협업 툴의 트렌드를 따라가면서도 좀 더 딥워크가 가능한 구조를 지향한다. 딥워크를 통해 생산성을 향상시키기 위해서는 실시간성을 줄이고 전체 업무의 가시성을 높이는 것이 중요하다. 이를 위해서 콜라비는 차별화된 이슈 페이지를 통해 전체 업무 진행 상황을 효과적으로 구조화해서 쌓아가는 이슈 업데이트 기능을 갖추고 있다.

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다른 원페이지 계열의 서비스들은 업무 종류에 따라 페이지를 생성하고 할 일 리스트, 칸반, 문서, 채팅 등 원하는 포맷을 선택해 해당 포맷에 맞춰서 사용해야 한다. 하지만 콜라비는 하나의 페이지 안에 문서, 할 일 할당 및 관리, 담당자, 파일과 이미지, 대화를 통합해 놓았다. 이는 하나의 업무 단위에 대한 풍부한 컨텍스트를 담아낼 수 있다는 점에서 효과적이다. 특히, 콜라비는 모든 데이터가 연결돼 있어 여러 이슈 페이지에서 발생한 업무들을 고객들이 원하는 방식으로 제공할 수 있다. 여러 공간에서 생성된 할 일들을 별도로 모아서 관리할 수 있으며 전체 이슈들의 진행 상황을 통합적으로 모니터링할 수 있는 칸반 보드와 공유 캘린더를 제공한다. 이런 점이 단위 페이지 안에서만 칸반 보드를 생성할 수 있는 노션, 슬라이트, 클릭업과 차별화된다. 또 대부분의 글로벌 벤더가 클라우드 형태로만 서비스를 제공하는 반면 협업 툴 콜라비는 국내 기업들의 요구에 맞게 클라우드 외에 프라이빗 클라우드나 구축형 형태로 제공이 가능하다는 것도 장점이다.

콜라비의 단점은 실시간 채팅 형태의 기능을 제공하지 않는다는 점이다. 물론 실시간으로 문서 내에서 동시 편집을 하거나 댓글로 의견을 주고받을 수 있다. 실시간 채팅은 비효율을 초래할 때도 있지만 업무 초기, 구체화되지 않은 아이디어를 나누거나 새로운 소식을 실시간으로 동료에게 정할 때 매우 효과적인 방식이다. 콜라비는 이에 실시간 채팅을 타 메신저 서비스와 연계하는 방식이나 콜라비 서비스에 통합하는 서비스를 준비하고 있다.

조직 내 협업 도입 시 별도의 프라이빗 클라우드 구축을 원하거나 국내 업체 툴을 선호하는 기업들에는 국내에서 개발된 콜라비가 좋은 선택지가 될 것이다. 특히, 국내 중견 기업과 대기업의 경우 회사 내 여러 부서와 조직 체계가 있기에 개발이나 디자인 같은 하나의 부서에서만 활용할 수 있는 협업 툴로는 전체 구성원의 협업 효율성을 높이는 데 한계가 있다. 협업 툴 콜라비는 업종과 직무에 관계없이 공통적인 워크플로를 기반으로 설계됐기에 팀 단위가 아닌 전사적 단위로 적용하기에 적합하다.

위의 8가지 예시를 통해 툴에 대한 이해도를 높였다면 이제 기업별로, 업무별로 고유한 특성이 무엇인지 파악하고 고민하는 것이 필요하다. 아무리 좋은 툴이라 해도 기업의 특성에 맞지 않으면 효과를 발휘하기 어렵다. 실리콘밸리가 프레임워크를 세울 수 있었던 이유는 기업의 특성과 니즈를 정확히 이해했기 때문이다. 우리 기업에 맞는, 우리 기업에 필요한 툴이 무엇인지 원점에서 생각해 보자


필자소개 백아리 콜라비 그로스 마케팅 매니저 ari@collab.ee
필자는 원페이지 협업 툴을 개발한 콜라비팀의 그로스 마케팅 매니저로 ‘시간을 돌려준다’는 콜라비의 비전 아래 딥워크(Deep Work)를 바탕으로 기업의 생산성을 향상하는 방법을 연구하고 있다. 관련 내용은 콜라비 블로그에도 연재 중이다.
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