흔히 스마트워킹(Smart Working)1)이라고 하면 ‘최첨단 ICT 솔루션을 도입해 모바일 오피스(Mobile Office)를 구현하는 것’으로 생각하는 사람들이 많다. 명백한 오해다. 물론 현재의 스마트워킹은 ICT와 떼려야 뗄 수 없고, 모바일 오피스 역시 스마트워킹으로 변하게 될 업무 유형 중 하나임에는 분명하다. 그러나 진정한 스마트워킹은 오로지 ICT와 관련된 것도 아니며 특정 업무 유형만 고집하는 개념도 아니다. 진화된 ICT 환경을 활용해 기존 업무 형태에 근본적 변화를 일으켜 일하는 방식과 문화 모두를 변화시키는 훨씬 포괄적 개념이다. 따라서 성공적인 스마트워킹 구현을 위해서는 리더의 강력한 의지에 기반해 △업무 형태(Work Style) △일하는 방식(Way of Working) △조직 문화(Organization Culture) △ICT 인프라(ICT Infra)의 네 가지 영역에서 유기적 변화와 혁신이 필요하다. (그림 1)
이제까지 여러 기업에서 스마트워킹 도입을 위해 크고 작은 시도가 있었지만 제대로 정착되지 못한 경우가 많다. 그 주된 패인은 위 네 가지 측면을 다각도로 고려하기보다 무조건 스마트폰부터 나눠주고 오디오·화상회의 시스템을 도입하는 등 ICT 측면에서만 접근했거나, 단순히 재택근무제, 유연근무제 같은 단편적 제도 도입에만 치중했기 때문이다. 따라서 스마트워킹 도입을 통해 개인의 삶과 조직의 생산성에 긍정적 변화를 가져오려면 △업무 형태 △일하는 방식 △조직문화 △ICT 인프라의 네 가지 측면을 스마트워킹 도입 이전에 다각도로 분석, 정교한 계획을 세워야 한다.
특히 가장 우선 진행해야 할 작업은 직무별 업무 스타일에 대한 분석과 검토다. 스마트워킹을 성공적으로 도입한 대표 사례로 꼽히는 영국 BT도 스마트워킹 도입에 앞서 업무 유형에 대해 면밀하게 분석하고 이를 재구성하는 데서부터 시작했다.
업무 형태(Work Style)
업무 형태는 크게 시간 유연성(Flexibility) 측면에서 5가지, 공간 이동성(Mobility) 측면에서 5가지로 각각 나눠볼 수 있다. 스마트워킹 도입을 생각하는 기업은 자사 조직 구성원들의 직무 영역과 업무 특성, 라이프 스타일에 따라 최적의 업무 형태를 적용하기 위해 우선 시간과 공간 측면에서 어떻게 업무 유형을 구분하고 이를 어떻게 효율적으로 조합시킬 것인지 고려해야 한다.
현재 대부분의 기업은 고정된 사무실(Fixed Office)에서 9 to 6의 전일 근무(Full- Time)를 하고 있다. 스마트워킹은 이런 천편일률적인 근무 형태를 시간 유연성이나 공간 이동성 측면의 자율성을 달리함으로써 변화시킬 수 있다.
구체적인 실행 전략 측면에서 보면, 시간 축을 중심으로 업무 유형에 변화를 줄 때에는 근무시간 자율선택제(Flexi-Time)부터 적용해 나가면서 차츰 기업 내 인식변화에 발맞춰 시간제 근무(Part-Time)로까지 확대해 나가는 게 바람직하다. 공간 차원에서 융통성을 발휘할 수 있는 기업이라면 변동좌석제(Shared Office), 모바일 오피스(Mobile Office), 주거지 인접지 근무(Nearest Point Office), 재택근무(Home Office) 등의 순서로 단계적으로 변화를 주는 게 좋다.2) 시간과 공간 측면 모두에서 동시에 변화를 꾀하며 스마트워킹을 도입하는 기업이라 할지라도 기존 사무실 근무에서 시작해 심리적 저항이 적은 근무형태부터 단계적으로 접근하는 게 효과적이다. (그림 2)
1)시간 중심 유형
①전일 근무제(Full-Time):현재 거의 대부분 기업들이 시행하고 있는 전통적인 근무 형태로 전 사원 모두 똑같은 시간대에 출퇴근하는 제도다. 개인의 주거지나 업무 특성에 상관없이 모두에게 일괄적으로 적용되는 업무 형태로 보면 된다.
②근무시간 자율선택제(Flexi-Time):흔히 탄력근무제나 시차출퇴근제로 불리는 근무시간 자율선택제(Flexi-Time)는 주 5일 근무를 기본으로 하되, 하루 8시간 범위 안에서 출퇴근 시간을 자유롭게 하는 제도다. 필요에 따라 직무별로 핵심 근무 시간을 지정, 이 시간 중에는 회의나 교육을 지양하고 최대한 업무에 집중(집중근무제·Core Time)하도록 유도하거나, 주 5일 근무의 틀은 지키되 1일 8시간에 구애받지 않고 주 40시간 범위 안에서 출퇴근 및 1일 근무시간을 자유롭게 조정(선택적 근로시간제·Alternative Work Schedule)하는 방식으로 변형할 수 있다. 어떤 형태를 택하든 이런 유연근무제는 육아 부담이 큰 직원이나 퇴근 후 자기계발 시간을 충분히 확보하려는 직원들에게 유용하다. 특히 선택적 근로시간제는 고도의 자율성을 요하는 R&D 분야나 24시간 근무부서에 적합하다. 그러나 조직관리 및 성과관리가 어렵고 조직 내 협업 기능이 약화될 우려가 있기 때문에 인사관리 측면에서 부작용을 최소화하기 위한 노력이 뒷받침돼야 한다. 근무시간 자율선택제 역시 야간 근무의 확장 수단으로 오해받을 여지가 있으므로 원래 근무시간(1일 8시간)보다 2시간 이상 확대하는 것은 지양해야 한다.
③집약근무제(Compressed Work):법정 총 근무시간(예: 주당 40시간) 범위 내에서 출퇴근 및 근무일수까지 자율로 결정하는 제도다. 예를 들어 하루에 8시간 대신 10시간을 근무해 주 5일이 아닌 주 4일만 출근하는 방식이 있다. 주로 연구 용역 등 단기 프로젝트나 법률검토 및 분석 등 독립적 성격의 업무에 적합하다.
④근로시간 계정제(Banking-Time):근로시간을 은행 계좌처럼 만들어 본인의 초과 근로 부분을 자신의 계좌에 저축해 놓고, 저축해 놓은 시간만큼 대체 휴일로 활용할 수 있도록 하는 제도다. ‘마이너스 통장’처럼 법정 휴가일수 이상의 휴가를 미리 당겨 쓴 후, 초과된 휴가일수만큼 추후 초과 근무(무급)를 통해 상쇄해 나가는 것도 가능하다. 기업 입장에서는 시장 수요 및 경기 변화에 따라 유연한 생산 체계를 구축하면서 인건비 부담(초과근로 수당 등)을 줄일 수 있다는 장점이 있다. 실제로 독일 자동차부품기업 보쉬는 경기가 좋을 때 초과 근무한 시간을 저축해뒀다가 일이 없을 때 적게 일하는 방식으로 큰 효과를 봤다. 이와 비슷한 형태로는 ‘휴일 추가 구입제(Additional Holiday Purchase)’도 있다. 연간 35일까지 휴일을 구입(본인 급여에서 공제)해 자율적으로 사용할 수 있도록 하는 제도다.
⑤시간제 근무(Part-Time):풀 타임 근무보다 짧은 시간(1일 3시간 이상, 주 15∼35시간)을 근무하는 시간제 근무는 과거엔 주로 비정규직 인력 고용 시에만 생각해 왔던 근무 형태다. 그러나 ICT 인프라가 잘 발달돼 있고 일과 삶의 균형이 갈수록 중요해지는 현 시점에선 정규직 인원들을 대상으로도 적극 확대해 볼 수 있다. 가족 간병이나 자녀의 출산·육아·교육 등 개인 사정으로 한시적으로 정상적인 근무가 어려운 직원에게 시범 적용해 볼 수 있다. 정년 5년 이내의 퇴직 대상자들에게도 유용하게 활용될 수 있다. 퇴직 대상자들에게 과거처럼 희망퇴직 등을 권고해 노조와 불필요한 갈등을 일으키기보다 시간제 근무를 적용함으로써 퇴직 대상자들이 남은 근무 기간을 제2의 인생을 설계하거나 재취업을 위한 건설적 시간으로 활용할 수 있도록 유도하는 편이 좋다.
2)공간 중심 유형
①사무실 근무(Fixed Office): 스마트워킹을 도입하지 않은 현재의 근무 상태를 생각하면 된다. 즉, 전 직원이 미리 정해진 사무공간으로 출근해 자기 책상에 앉아서 근무하는 전통적인 업무 형태다.
②변동 좌석제(Shared Office):업무 공간을 조직원들간 공유하는 개념으로, 사무실로 출근은 하지만 자기 책상이 정해져 있는 게 아니라 그때 그때 비어있는 자리에 앉아 근무한다. 변동 좌석제 구현을 위해서는 회의용 테이블을 마련하거나 독서실용 개인용 책상 등을 활용할 수 있다. 바퀴 달린 책상을 사용해 본인이 원하는 사무실 내 위치로 이동해 근무하거나 회사 상황이나 업무 성격에 따라 3∼4명이 하나의 책상을 시간을 분할해 사용하는 것도 한 방법이다. 이런 근무유형이 제대로 자리 잡으려면 책상위에 개인 사물을 비치하지 않도록 하는 ‘클린 데스크 정책(Clean Desk Policy)’이 정착돼야 한다. 더불어 개인 용품을 보관할 개인별 사물함 비치, 자리 이동에 따른 구내전화 자동 연결 등 인프라 지원이 선행돼야 한다.
③주거지 인접지 근무(Nearest Point Office):지정된 사무실 이외에 공용으로 사용할 수 있는 특정장소의 사무공간으로 출근해서 근무하는 형태다. 주거지 인접지에 마련된 스마트워크센터로 출근하는 게 대표적 형태다. 스마트워크센터는 교통체증을 겪으며 도심의 사무실로 출근하지 않고도 집 근처나 출장지 근처에서 업무를 볼 수 있게 해 준다는 점에서 사무실 접근 비용이 높은 원거리 거주 직장인들에게 효용이 높다. 기업의 경우엔 가격이 비싼 도심지를 벗어나 사무공간을 확보할 수 있으므로 사무공간 구축, 운영비를 절감하는 효과를 기대할 수 있다. 다만 임직원들이 언제 어디서나 쉽게 이용할 수 있도록 여러 곳(접근성)에 충분한 규모의 센터를 설립, 운영할 수 있느냐가 문제다. 네덜란드는 이런 측면에서 전세계적인 모범 사례로 꼽힌다. 현재 약 100여 개의 스마트워크센터를 운영중인 네덜란드의 경우, 첫 스마트워크센터는 2008년 9월 암스테르담 동쪽으로 약 20km 떨어진 알메러에 설립됐다. 알메러 주민 가운데 상당수는 암스테르담에 직장이 있어 매일 출퇴근을 위해 3시간 이상을 길에서 보내야 했다. 이렇게 허비되는 시간을 줄이기 위해 도입한 게 스마트워크센터다. 알메러에서의 성공을 기반으로 암스테르담은 글로벌 정보기술(IT) 기업 및 네덜란드 최대 은행인 ABN암로 등 다양한 기업의 투자를 끌어들여 민관 합작회사인 ‘더블유스마트워크재단(Double U Smart Work Foundation)’을 설립했다. 이 재단은 작년 10월 말 기준으로 100개가 넘는 스마트워크센터를 암스테르담과 알메러, 헤이그 등 인근 도시에 만들었다. 이 재단은 일정 기준에 비즈니스 사업장을 스마트워크센터로 인증하는 사업을 운영 중이며, 전국의 스마트워크센터 검색 및 예약 서비스도 제공하고 있다. 특히 암스테르담에선 온라인 예약시스템을 일반 기업뿐 아니라 지방자치단체와 지역 주민들도 자유롭게 쓸 수 있도록 하고 있다.
④이동 근무(Mobile Office):업무 특성상 고객사나 현장으로 직접 출근해 근무하는 형태다. 통신업체에서 근무하는 개통 전문 직원이나 고객을 직접 방문해 상담하고 판매하는 보험 관련 종사자가 대표적 예다. 이동 근무는 PDA, 노트북, 스마트폰 등 IT지원이 뛰어난 기업이나 영업, 방문판매 업종에 적용도가 높다. 사무실에 직접 들르지 않고 고객 집으로 가가호호 방문해 근무하는 게 훨씬 효율적이기 때문이다. 특정 프로젝트 수행을 맡고 있는 컨설턴트들이 아예 고객사로 출퇴근하며 프로젝트를 수행하는 방식도 비슷한 업무 형태라 할 수 있다.
⑤재택 근무(Home Office): ICT 솔루션의 도움을 받아 사무실에 준하는 업무 환경을 조성해 집에서 근무하는 형태다. 특히 육아와 가사를 병행해야 하는 여성 인력들에게 선호도가 높은 업무 형태다. 정보 보안상 민감한 이슈가 많지 않고, 예측가능하고 일상적(routine)인 업무가 주종을 이루는 직원들(예: 콜센터 직원)에게 우선 적용해 볼 수 있다. 다만 재택근무를 공간 축소를 통한 사무실 비용 절감 차원에서만 접근한다면 노조와 불필요한 갈등을 불러일으킬 수 있다.
현재 대부분 기업들이 적용하고 있는 업무 형태는 조직원 전체가 똑같은 시간대(시간 유연성이 전혀 없는 Full-Time)에 정해진 직장으로 출근(Fixed Office)하는 형태다. 하지만 기업들이 조직 구성원들의 직무와 라이프 스타일을 파악하면 훨씬 다양한 조합이 가능해진다. 예를 들어 콜센터 직원은 재택근무(공간)를 풀타임(시간)으로 할 수도 있지만, 육아 부담에 따라 재택근무(공간)를 하면서 동시에 파트타임(시간)으로 일할 수도 있게 선택의 폭을 넓혀 줄 수 있다.
KT는 현재 시간 축보다는 공간 축 차원에서만 변화를 줘 크게 전 직원의 근무 유형을 △사무실 근무 △재택근무 △이동근무 △원격근무 등 4가지로 정의하고, 이 중 이동근무와 원격근무를 시험적으로 실시하고 있다. KT에서 정의하는 원격근무란 사무실 근무, 재택 근무, 주거지 인접지 근무, 이동 근무 등 위에서 말한 공간중심의 5가지 근무 형태를 자유롭게 넘나들며 일하는 근무 형태를 말하며 현재 6500여 명이 실행하고 있다. 개인별로 업무 효율을 최대로 높일 수 있는 장소를 자유롭게 선택해 일하는 방식으로, KT 코퍼레이트센터(CC·그룹 조직 전략 총괄)나 연구소 등 지식 기반 일을 하는 직원들에게 유용한 근무 형태다. CC나 연구소 외 다른 부서 직원들 중에서도 과제 개발 및 분석, 자료 리서치, 프로젝트 수행 등 기획 및 전략 직무를 담당하는 직원들은 누구나 유연근무제를 선택할 수 있다. 이들은, 예를 들어 1주일에 2∼3일은 사무실에서 일하고 나머지 시간은 집이나 스마트워크센터에서 일하거나 고객사로 직접 출퇴근해 업무를 본다. 이동근무는 사무실 근무 시간이 하루 일과 시간의 50%에 못 미치는 직원들에게 유용한 근무 형태다. 현재 KT 직원 1만3500여 명이 이동 근무를 택하고 있다. 특정 근무 장소를 정하지 않고 출퇴근을 하면서 스마트폰 등 IT기기를 활용해 회사 바깥에서 사내 인트라넷에 접속, 업무를 처리한다. 주로 개통/AS 직원이나 영업직원, 네트워크 시설관리 직원 등 고객 수요에 따라 돌아다니며 근무해야 하는 직원들이 이동근무 방식을 택하고 있다. 이동근무를 하다가도 사무실에 들어갈 일이 생기면 직접 본사로 들어오거나 가까운 스마트워크센터에 들어가 업무를 볼 수 있다.
KT가 공간 축 위주로 스마트워킹 업무 형태를 달리한 이유는 KT 내부 취업규칙 상 근무 시간에 변화를 주기보다 근무 공간 측면에서 융통성을 주는 게 조직 내 불필요한 갈등을 최소화하고 제도를 조기 정착시키는 데 효과적이라고 판단했기 때문이다. KT는 공간 측면에서의 스마트워킹이 전사적으로 확산되면 시간 측면에서의 자율성도 단계적으로 높여나갈 계획이다. 이를 위해 우선 전체 상담직원의 약 20%가 재택근무를 하고 있는 KT 콜센터 업무 담당 계열사(KTCS, KTIS)를 대상으로 정규직에도 파트타임제를 도입하는 방안을 검토할 예정이다. 업무 특성상 스마트워킹 도입에 따른 효과가 명확한 KTCS와 KTIS에서의 경험을 바탕으로 관련 제도를 개선·보완한 후, KT 내에서도 상대적으로 도입이 쉬운 조직과 직원들을 대상으로 시간 차원에서의 스마트워킹을 도입한다면 도입 효과성을 높일 수 있기 때문이다. KT와 달리 노조가 없는 공무원 조직이나 기업들은 공간 축 중심이 아니라 시간 축 중심으로 우선 변화를 주는 게 효과적일 수도 있다. 어떤 방향이 됐든 중요한 건 직원들의 직무와 업무 특성, 라이프스타일을 총체적으로 분석해 최적의 업무 형태를 적용해야 한다는 점이다.
