좌충우돌 강 상무를 구하라 03

[좌충우돌 강상무를 구하라] “이 보고 핵심이 열심히 하겠다는 건가?” 수십 번 읽고 준비한 첫 독대 보고가…

181호 (2015년 7월 Issue 2)

“이 보고 핵심이 열심히 하겠다는 건가?”

수십 번 읽고 준비한 첫 독대 보고가

 

편집자주

현직 중간관리자 혹은 임원으로서 궁금한 점이나 다뤄보고 싶은 에피소드가 있다면 jjy2011@donga.com으로 보내주세요. 적극 반영하겠습니다.

 

 

“대표님, 미래생명사업본부의 향후 계획에 대해….”

 

‘향후… 향후라는 표현은 좀 딱딱해 보이나? 앞으로의 계획아니야, 향후 계획이 낫겠어.’

 

“대표님, 미래생명사업본부의 향후 계획에 대해 보고 드리겠습니다. 우선, 새로 신설된 본부의 조직 현황과 구성, 이와 관련한 SWOT 분석, 그리고 이를 바탕으로 한 조직 비전, 마지막으로 세부 추진 계획에 대하여 말씀 드리겠습니다.”

 

어제부터 시작해서 오늘도 일찌감치 출근해서 똑같은 원고를 수십 번 반복해 읽고 있는 이유는 오늘이 바로 본부장 자격으로 대표와 독대하는 첫 보고 날이기 때문이다.

 

미래생명사업본부의 구체적인 비전을 알고 싶다는 대표의 요구에 구성원들과의 마라톤 회의를 거쳐서 그들의 역량을 얼마나 끌어올릴 수 있을지 판단하고 이를 바탕으로 우리가 추진하고자 하는 바를 도출해 냈다. 회사의 보고서 양식을 받기는 했지만 새로운 인물이 왔으니 전에 없던 형식의 보고를 드리고 싶어서 정리와 편집까지 직접 하는 성의도 보였다. 개인적으로 보고서의 생명은제목목차라고 생각하기 때문에 이에 대해서도 며칠 동안이나 고심해야 했다.

 

제목은미래생명사업본부의 운영 전략과 향후 비전’. 목차까지 일목요연하게 정리하고 보니 이보다 완벽한 보고서는 당분간 없을 것 같다는 기분까지 든다. 이전 직장에서도 임원 보고는 자주 있었던지라 어려울 것은 없었지만 긴장이 되는 건 어쩔 수 없었다. 처음이니 만큼 보고를 위한 원고도 따로 작성해서 어젯밤부터 수도 없이 연습을 했기 때문에 이제는 보고서를 보지 않고도 술술 이야기할 수 있을 정도가 됐다.

 

‘됐어! 이 정도는 돼야 완벽한 보고라고 할 수 있지.’

 

똑똑.

 

드디어 다가온 역사적인 순간! 노크와 함께 대표이사실로 들어가니 책상 위의 보고서 겉표지가 가장 먼저 눈에 들어온다.

 

“대표님, 보고서는 검토해 보셨습니까?”

 

“아, 이거 말인가? 훑어보긴 했는데 나는 읽는 것보다 듣는 걸 더 좋아해. 일단 보고해 보게.”

 

!!!

 

‘그럼 보고서 숙지가 안 돼 있다는 말인가? 그럼 더 자세히 말씀을 드려야 하나?’

 

 

“네, 지금부터 K바이오 미래생명사업본부의 향후 비전에 대한 보고를 시작하겠습니다. 먼저, 조직 분석을 해보자면 저희 회사는 1997년 설립 이후, 시장에서 독보적인 성장세를 보였습니다. 그러나 최근 들어 시장 확대와 경쟁사의 진출로 입지가 약화되며블라블라그리고 의료기기의 특성상 대중 인지도가 취약하다는 약점이 있는데요. 블라블라…”

 

“잠깐”

 

“네?”

 

“이 회사를 세운 게 바로 나야. 내가 이 업계에서만 20년 있었던 사람이라고. 시장 상황이나 문제점을 가장 잘 알고 있는 사람도 바로 나니까 더 설명할 필요 없어.”

 

“아… 네그럼 조직 분석을 말씀드리겠습니다. 우선 인원 구성을 살펴보면…”

 

“그 조직을 구성한 것도 바로 날세. 내가 누구보다 잘 알고, 믿을 수 있는 직원들을 모은 것이니 이제 어떻게 할 건지나 이야기해보게. 그런데 말이야. 여기 7페이지에 보면행체 바이오라는 말이 있는데이건 뭔가? 내가 모르는 새로운 기술이 나왔나?”

 

“저… 무무슨 말씀이신지….”

 

당황하여 얼른 보고서를 넘겨보니 아뿔싸! ‘생체 바이오가 써 있어야 할 자리에 오자가 있는 것을 미처 발견하지 못했던 것이다.

 

“죄송합니다. 오타가생체바이오….”

 

“… 흠계속해 보게.”

 

“네, 그래서일단 저희 구성원은 향후 시장 조사를 한 달간 진행한 후 구체적인 신제품 개발의 윤곽을 잡아나갈 계획입니다.”

 

“자네가 구상하는 신제품 계획은 어떤 것인가?”

 

“그… 그건아직회의를 통해 계획을 진척시킨 후 말씀드리겠습니다.”

 

“나는 자네의 의견을 묻는건데?”

 

“흠… 그러니까제가 생각하는 신제품은개인용 의료기기의 생활 필수품 시대를 열 수 있는그러니까항상 휴대하면서 24시간 신체 상태를 관찰하고 스스로 진단하는 지능형 휴대기기를 고려하고 있습니다만모바일 컨버전스가 대중화된 지금 이 아이디어의 독창성과 효용성에 대해서는 판단이 좀 어렵습니다. 시간을 조금만 더 주시면다시 준비해서….”

 

“이봐, 강 본부장. 자네 오늘 나한테 이 보고를 왜 한 건가? 앞으로 열심히 할테니 잘 봐달라는 이야기나 하러 온 건가?”

 

“죄... 죄송합니다.”

 

‘으아∼ 어쩌지? 더 이상 할 말이 생각나지 않아!!’

 

 

전문가 인터뷰: 강원국 메디치미디어 편집주간

 

보고서를 쓸 때 유념해야 할 것은 무엇인가.

 

보고를 받는 사람이 무엇을 궁금해 할지 생각해봐야 한다. 노무현 전 대통령이 보고에 대해 얘기했던 것이이 보고서를 왜 보고했는지 이유가 명확하지 않은 것이 많다는 거다. 즉 보고의 목적이 불분명하다는 것이다. 결국 보고의 목적은 보고를 받은 회장이나 사장이 어떤 행동을 해달라고, 어떤 결정을 내려달라고 하는 것이다. 보고받고 액션을 취해야 할 사람이 보고 작성자의 의도를 알 수 없다면 문제가 있는 보고서다.

 

보고하는 이유는 다음 네 가지 중 하나다. 문제를 해결하기 위한 것, 진행되는 일에 대해서 독려하거나 지원하거나 부서 간의 협조를 이끌어내기 위한 것, 기획이나 제안이 담긴 것, 정보 보고를 위한 것이 그것이다. 모든 보고는 이 네 가지 중의 하나로써 작성 목적을 분명히 밝히고 그것에 충실해야 한다.

 

 

목적을 유념하고 보고서를 쓰지만 잘 안 되는 경우도 많다.

구체적으로 보고서를 잘 쓰는 요령이 있는가.

보고의 목적에 맞춰 결단을 내리고 움직였을 경우 회사가 어떤 이익과 불이익을 받는지를 써야 한다. 그게 바로 최고경영진을 움직이는 동인이 된다. 성공과 실패의 확률 등을 수치화하는 작업도 필요하다. 사안에 따라 숫자가 필요 없는 보고도 있지만 가능하면 숫자로 보여줘라. 사업에 들어가는 비용, 마감날짜, 성공 가능성 등을 구체화하는 게 좋다. 내가 모셔본 회장들은 보고서에 상반기, 하반기 이런 용어가 등장하는 것을 싫어한다. ‘내일 중이란 표현도 안 된다. ‘몇 날 몇 시까지 하겠다는 게 들어가야 한다. 이렇게도 해석되고, 저렇게도 해석되는 것은 피해라. 관념적인 말도 안 쓰는 게 좋다. 보고서를 읽고 물음표가 떠오르면 안 된다. 효율화, 생산성 제고 이런 표현은 멀리해라. %를 올리겠다는 건지, 생산기일을 며칠 단축하겠다는 건지 숫자로 말하라. 꽃이라고 하지 말고 진달래라고 하고, 자동차라고 하지 말고 브랜드명을 명확하게 하라.또 보고서가 작성된 경위도 넣어야 한다. 혼자 결정을 내린 건지, 회의를 거친 건지, 누구에게 조언을 받은 건지 등. 대개 보고한 사람은 마치 자기 혼자 모든 것을 만들어낸 것처럼 보고하지만 이것은 좋지 않다. 회장들은 그런 사람을 믿지 않는 법이다. 자료의 출처도 중요하다. 결과적으로 보고를 받는 사람이다른 사람에게 의뢰해봤자 이만 한 보고는 받기 어렵겠다라는 확신과 신뢰를 줘야 한다. 이게 완벽한 보고서다.

 

 

보고서에 꼭 들어가야 할 것은 무엇인가.

보고서에는 자신의 관점이 필요하다. 나만의 관점, 나만의 시각, 나만의 해석, 나만의 해법 중에서 하나라도 있어야 한다. 이런 것들이 제목에 드러나면 제일 좋다. 어떤 사안에 대해서 ‘-의 개선에 대한 건이라는 제목을 달았다고 치자. 주장하는 바는 들어가지만 자신만의 관점이 없다. 무엇을 개선하자는 것은 누구든지 할 수 있는 얘기다. 뭘 어떻게 개선하느냐가 핵심이다. 이때 ‘-을 통한 개선이런 식으로 가는 게 낫다. 내용을 요약하고 거기에 자신의 특별한 관점이 들어가 있어야 한다. 자신만의 독특한 관점이 없는 일반론적인 얘기에 회장들은 관심을 가지지 않는다.

 

 

보고서를 제출하는 임원들이 흔히 저지르는 실수가 무엇인가.

한 줄로 요약이 안 되는 보고서를 낸다는 거다. 보고의 요점과 초점이 분명하지 않다. 이게 다 욕심을 부려서 그렇다. 자기가 일도 열심히 하고, 생각도 많고, 아는 것도 많고, 회사를 위해서 충성심이 있고 그런 것들을 보여주려는 욕심이 들어가서 그런 것이다. 한 가지에 집중해서 보고서를 써야 초점이 분명해지는 걸 알면서도 자신이 알고 있는 세 가지를 다 쏟아내려고 하니까 안 좋은 보고서가 되는 거다. 영국의 수상이었던 처칠은 단어로 보고하라고 했다고 한다. 핵심단어만 얘기하라고. 고수들은 단어만 들어도 무슨 얘기를 하자는 건지 다 안다.

 

 

보고서 내용 외에 보고할 때 신경 써야 할 점은 없을까.

우선 회장의 스타일을 알면 좋다. 그 리더가 꼼꼼히 서류를 읽는 것을 좋아하는지, 간편한 구두 보고를 좋아하는지 등. 이것에 맞춰서 해주면 좋다. 또 필요한 것은이 보고서에 대해 회장이 무엇을 의심하고 무엇을 불안해 할까라고 생각하는 것이다. 보통 대기업의 임원 정도 되면 대체로 똑똑하다. 그들은 보통 딱 자기 할 말만 준비해서 들어가서 쫙 읊고 나온다. 그런데 회장이 질문만 하면 막힌다. 이게 문제다. 회장들은 대부분 자신이 하는 사업 내용에 대해서 전반적으로 관심을 갖고 있으며 또 잘 알고 있다. 임원들이 준비된 발표를 하는 것은 별 의미가 없을 수 있다. 준비되지 않은 상태에서 어떤 질문이 나오더라도 정확한 답이 나올 때, 그것이 신뢰로 이어지는 것이다. 따라서 자신의 보고 내용에만 신경 쓰지 말고 회장이 어떤 질문을 할지에 대해서도 미리 대비해야 한다.

 

 

 

 

 

결국 좋은 보고서는 회장의 의중을 읽는 데서 시작하는 것 같다. 회장의 생각을 읽으려면 어떻게 해야 하는가.

철저히 회장 입장에서 생각해야 한다. 대통령 연설담당자를 할 때도 이랬다. 대통령이 하는 사소한 말까지도 해석하고 진짜 의도를 알려고 노력했다. 팀 내에서 회의를 하겠지만 자기 스스로도 생각을 많이 해야 한다. 보고를 할 때 머릿속에서 자기와 자기 사이에서 스스로 논쟁해야 한다. 자기 스스로 의견을 내고, 또 거기에 대해서 반론하고, 또 재반론하고. 그 과정을 거치지 않으면 그건 그야말로 숙성되지 않은 날 것이다. 회장들은 절대 날 것은 먹지 않는다. 익힌 음식만 먹는다. 회장들은 보고서를 딱 보면 그것이 제대로 익힌 건지, 안 익힌 건지 다 안다. 생각의 숙성과정을 충분히 거쳐야 한다. 회장 혹은 사장의 생각을 읽어서 그들이 주장하는 바가 옳은 이유와 근거를 들어주면 그게 최고다. 조직생활을 하면서 회장이나 사장의 생각을 바꾸기는 쉽지 않다. 조직원이 할 수 있는 최고의 것은 상사의 생각을 보완해주고, 논리를 세워주고, 상사가 미처 생각하지 못했던 걸 증명해주는 것이다.이렇게 하기 위해서는 상사에게 빠져 살아야 한다. 회장이 잘못된 생각을 갖고 있다고 해서그걸 이렇게 바꾸세요라고 하면 다 실패한다. 회사는 회장의 것이다. 국민의 눈치를 봐야 하는 대통령과는 다르다. 회장에게 자기의 소신을 무조건 말하는 것은 곧 자기 목을 내놓는 거나 마찬가지가 될 수 있다.

 

 

강원국은 서울대 외교학과를 졸업하고 대우증권에서 회사 생활을 시작했다. 대우그룹 회장비서실을 거쳐 2000년부터 청와대에서 대통령 연설행정관, 연설비서관을 지냈다. 기업에서 17, 청와대에서 8년간 일했는데, 그 가운데 9할은 글 쓰는 일을 했다. <대통령의 글쓰기> <회장님의 글쓰기> 등을 펴낸 베스트셀러 작가다. 현재는 출판사 메디치미디어에서 편집주간을 맡고 있다.

 

 

강상무의 미팅노트

회사 내 주변 인물들을 살펴보면 일은 제대로 안 해도 경영진 보고는 꽤 잘하는 사람들이 있습니다. 보고서를 가지고 들어가더라도 어떤 사람은 신나게 깨지고, 어떤 사람은 칭찬까지 얹고 나옵니다. 이 두 부류 사이에는 어떤 차이가 있을까요? 보고의 목적이 충실하지 못하거나, 보고 내용에 따른 이익과 혜택에 대한 설명이 부족하면 문제가 발생합니다. 강원국 메디치미디어 편집주간이 지적한 대로 보고자가 보고서를 읽고어떻게 해야겠다라는 판단을 내릴 수 있어야 합니다.

 

 

보고의 시작은 간결한 목차와 명확한 논리

필자의 팀원인 차 과장은 회사 생활에서 가장 기억에 남는 임원이대표이사 보고를 앞두고 밤새워 목차를 고치던 분이라고 말합니다. 제가 이전에 근무했던 삼성에서는 종종 볼 수 있는 광경인데요. 그만큼 보고에서 목차로 대변되는 논리 구성 및 전개가 중요하기 때문이겠죠. 별 것 아닌 것처럼 느껴지지만 보고서에 들어가는 것 중 쓸모없는 것은 없습니다. 깔끔한 목차는 보고서의 높은 수준을 반영하는 것이니 목차 하나까지도 신경 써야 합니다.

 

 

강 편집주간은 보고서는 간결해야 한다고 했습니다. 본인이 직접 보고할 내용이라면 공식 회의석상이 아닌 점심식사 자리나 엘리베이터 안과 같은 자리에서라도 간단히 보고하고 지시를 받을 수 있을 정도로 간결하고 명확한 논리가 서 있어야 합니다. 처칠의 사례까지는 아니더라도 보고를 하면서 중언부언이 되지 않도록 주의해야 합니다. 물론 이슈의 경중 또한 잘 파악하고 있어야 합니다. 괜히 무거운 이슈를 일상에서 가볍게 꺼냈다가 몇 마디 질문 공세에 허둥지둥 대는, 생각이 부족한 임원으로 찍힐 수도 있으니까요.

 

 

회장을 먼저 연구하라

제가 최고경영진 보고를 할 때 가장 집중하는 것이 이 부분입니다. 저는 평소 열려 있는 사무실 문을 닫고 업무용 책상이 아닌 회의용 탁상에 자리를 잡고서는바로 앞에 회장님이 앉아계신다가정하고, 예행연습을 합니다. “무엇에 대해 보고 드리겠습니다라는 말을 시작으로, 보고서 내용을 훑어 내려가면서, 중간에 설명을 더해가며 리허설을 진행하는 것이지요. 그러다 보면 보고를 받는 사람의 입장에서 궁금해 할 만한 수치나 논거, 사례 등이 저절로 떠오르게 됩니다. 이 과정이 바로 결국보고라는 음식을 숙성시키는 일일 겁니다.

 

 

필자의 경험으로 볼 때 가장 힘든 보고는 회장님의 지시나 뜻을 거절해야 할 때입니다. 이 경우 보고 초반에 해당 제안의 긍정적인 면을 먼저 말해야 합니다. 그리고 보고서의 의견이 혼자만의 주장이 아니라 전문가들의 자문을 더해 투명하게 검토했음을 얘기하고 자신의 의견을 피력해야 합니다. 본론에 가서는 실행에 따른 이익과 혜택 대비 비용, 실패에 따른 손해를 구체적인 수치로 제시해 회장님의 마음을 사로잡아야 합니다.

 

 

여기에 애당초 유사한 효과를 볼 수 있는 대안을 마련하거나 이런 상황임에도 몇 가지 가정하에 추가 검토를 해볼 수 있다는 식으로 보고한다면 큰()’ 없이 보고를 마칠 수 있을 것입니다. 주의할 점은 반대를 위한 반대처럼 보여서는 안 된다는 것입니다. 본인의 성공에 기반한 의사결정에 확신을 가지고 있는 회장이라면 직원의 반대에 쉽게 수긍하지 않을 가능성이 높습니다.

 

 

보고자의 신뢰가 90%

사실 보고라는 것이 보고서의 내용만 좋으면 될 것 같지만 여기에 추가적으로 필요한 게 있습니다. 바로 보고 대상인 최고경영진으로부터 신뢰를 쌓는 것입니다. 같은 보고서라도 신뢰하는 직원이 가져오는 것과 불신하는 직원이 가져오는 것은 회장에게 다르게 느껴질 수밖에 없습니다. 그래서 특히 첫 보고는생명이라고 여길 정도로 준비해야 합니다. 보고서의 오탈자 하나에 신뢰가 크게 떨어지며, 사실관계의 오류나 엉성한 논리 구성에 회장의 기대는 대폭 줄어들기 마련입니다. e메일을 통한 정기보고나 급한 프로젝트에 대해 보고할 때도 주의가 요구됩니다. 잘못된 문서를 첨부하거나 사진 이미지가 깨진 경우, 메일 내용만으로 이해할 수 없는 보고는 쥐약과도 같습니다.

 

 

성공하고 싶은 임원이라면 적어도 이 문장만큼은 가슴 속에 새겨야 할 것 같습니다. 보고자에 대한 회장의 평소 인식이 얼마나 중요한지를 일컫는 표현입니다. “그 사람이 보고하러 오는 순간 이미 예스, 노는 결정된다.”

 

 

강효석상무는 서울대 조경학과를 졸업하고 SKK GSB에서 MBA를 취득했다. 삼성에버랜드 본사 경영관리담당 차장으로 있다 골프존그룹으로 자리를 옮겼다. 현재 골프존카운티 경영관리본부장을 맡고 있다. <직장인의 성공에너지 배움> <직장인 서바이벌 업무력> 등을 펴냈다. 네이버 블로그에기획팀 강 대리 과장 만들기도 운영하고 있다.

 

 

 

스토리 = 김연희 작가 samesamesame@empal.com 인터뷰 정리 = 정지영 기자 jjy2011@donga.com미팅노트 = 강효석 상무 truefan@naver.com

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