해외 제안서의 모범답안 美 연방 RFP, 목차부터 채점까지 ‘만점 교과서’

Article at a Glance – 전략

정부기관 및 기업들이 경쟁 입찰을 유도하는 것은 전 세계적인 경향이다. 또 더욱 구조화된 평가 및 의사결정이 이뤄지는 추세다. 해외 제안의 경우 RFP의 요구사항과 평가요소가 국내와는 많이 다를 수 있으므로 이에 대한 철저한 분석이 반드시 필요하다. 또 해외 제안의 경우 국내 사업보다 불확실하고 어려운 부분이 많아진다. 다들 막막해 하지만 사실 제안을 할 때 RFP와 평가요소 분석을 하는 당연한 과정부터 차근차근 밟아나가면 해외 수주 역시 어려운 일만은 아니다. RFP 작성 근거를 파악하고 구성을 확인한 뒤 정부기관이나 고객 업체의 평가방법과 구조를 분석하고 그 기준을 살피면서 이에 맞춰 가면 된다.

편집자주

제안 입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개합니다. 김용기 쉬플리코리아 대표가 국내에서의 제안 성공 노하우에 이어 해외 제안 성공 노하우를 다룹니다.

RFP와 평가방법 분석의 필요성

프로젝트를 진행하는 제안서 작성팀에게 RFP (Requested For Proposal·제안요청서)와 평가요소를 분석하는 작업은 필히 거쳐야 할 가장 기본적인 과정이다. 하지만 때로는 이 같이 당연한 일들을 등한시해 엄청난 피해를 보는 경우가 있다. 국내 제안의 경우 산업군별로 정형화된 RFP와 평가요소가 있기 때문에 RFP와 평가요소 분석에 큰 노력을 기울이지 않는 경우가 있을 수 있다. 하지만 해외 제안의 경우 RFP의 요구사항과 평가요소가 국내와는 많이 다를 수 있으므로 이에 대한 철저한 분석이 반드시 필요하다.

이번 글에서는 미국 연방 조달 RFP와 평가요소에 대해 분석한 내용을 토대로 해외 제안을 위한 RFP와 평가요소 분석 방법을 공유하고자 한다. 정부 조달에 관한 것이지만 일종의 ‘미국 표준’이기 때문에 이에 대한 이해를 충분히 한다면 다른 해외 제안, 특히 미국 내 제안 시에 많은 도움을 얻을 수 있다.

RFP 작성의 근거를 파악하자

우선, 왜 미국 연방조달규정(FAR·Federal Acquisition Regulation) RFP를 분석해야 하는 지 알아보자. 정부 조달 조직의 기능상 규제 내용을 파악하는 것은 ‘이기는 제안’의 기초가 된다. 연방조달 관련 법제 중에서도 미국 FAR은 해외 정부 조달사업의 바이블이라고 할 정도로 중요성이 크고 RFP 작성 시 토대가 되는 문서다.

미국 FAR 중에서도 12∼15조는 절차 및 규정이 동일한 기본 구매 방법의 개요를 설명하고 있다. (표 1) 제안 매니저는 일반적으로 FAR 15조의 협상에 의한 계약 조항에 의거해 발행된 RFP에 따라 제안서를 작성하고 이를 평가받는다. 이러한 절차들을 숙지한다면 12조 또는 13조의 구매 규정에 따라 발행된 RFP에 대한 제안서도 작성할 수 있다.

표 1 미국 연방조달규정(FAR) 12∼15조

FAR 15조에서 설명하고 있는 ‘협상에 의한 계약’은 제안서 제출 이후 정부가 입찰자와 주고받는 문서 양식을 포함해 가장 넓은 범위의 조달 방법을 다루고 있다. 제안 매니저들은 상용용품 조달 또는 단순화된 조달 제안을 진행할 때 FAR 15조에 따른 제안서를 단순화해 적용할 수 있다.

표 2 미국 연방조달규정(FAR) 12∼15조

RFP의 구성을 확인하자

미국 FAR은 연방정부의 입찰요청서 작성을 법규로 규정하고 있다. <표 2>에 나온 흐름은 입찰요청서의 목차다. 제안 매니저는 섹션 L의 지시 사항 및 섹션 M의 평가 요소의 내용 파악에 특별히 주의를 기울여야 한다. 섹션 L에서 요구하는 지시 사항을 제대로 식별하고 있지 못하면 충실도가 부족한 제안서를 쓸 수밖에 없고 심한 경우에는 지켜야할 디테일을 놓쳐 평가 대상이 되지도 못하고 탈락하기도 한다. 섹션 M은 제안서에서 어떤 요소들을 중점적으로 평가하는지를 밝혀주는 부분이다. 몇 가지 요소로 평가를 진행하고 각 요소는 몇 점의 평가가치가 있는지 파악하고 있어야만 전략적인 제안서를 만들 수 있다. 그리고 만들고 있는 제안서의 페이지 할당에도 큰 도움을 받을 수 있다. 제안서의 내용은 섹션 C에 기술된 대로 업무상 수행돼야 할 상세한 정보를 포함해야 한다. 즉, 수행돼야 할 업무를 정해진 순서대로 제안서 본문에서 설명하면 된다는 얘기다. 제안서의 목차를 개발하는 방법은 다음 순서를 참고하면 된다. (그림 1) 순서대로 상위목차부터 하위목차를 개발해야 한다.

그림 1 목차 개발 시 참고순서

 

섹션 L에는 ‘제안서에서 준수해야 할 목차’가 제시된다. 그렇게 제시된 ‘준수해야 할 목차’를 기준으로 상위레벨의 목차를 개발한다. 그런 뒤에 섹션 M에서 제시된 평가요소를 각 목차의 하위 레벨 목차로 개발해야 한다. 그리고 섹션 C의 내용, 기타 섹션의 내용을 반영해 추가적으로 최하위 목차까지 개발하면 요구사항을 빠뜨리지 않는 목차가 된다.

목차를 개발하는 우선순위가 중요한 이유는 RFP와 평가요소가 100% 일치하지 않는 경우가 대부분이기 때문이다. RFP는 가이드라인일 뿐이다. 각각의 조달/수주 과정에는 그에 맞는 평가요소를 찾아 목차를 구성해야 한다. 그렇다면 어느 것을 기준으로 목차를 개발해야 맞는 것일까? RFP를 어겨서도 안 되고 그대로만 따라가도 문제다. 만약 RFP에서 요구한 목차에만 맞춰 제안서를 작성한다면 평가자들은 평가표를 들고 어느 섹션을 펼치고 평가를 진행해야 할지 난감해 할 것이다. 그렇다면 평가요소만을 충실히 만족시킨 제안서는 어떨까. 기본적으로 준수하도록 요구한 RFP의 목차를 어긴 것이므로 충실도 자체를 만족시키지 못한 제안서가 돼 버린다. 그렇기 때문에 목차 개발의 우선순위가 중요하다. 두 가지 요소를 모두 만족시키는 목차 개발이 ‘이기는 제안서’ 작성의 가장 중요한 기초다. 다시 정리하면 RFP의 목차 순서를 근간으로 해서 수주하고 싶은 사업의 특성과 평가 중점 부문을 연구해 응용된 형태로 제시해야 한다는 것이다.