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본질적 업무만 수행하고 나머지는 버려라

권춘오 | 35호 (2009년 6월 Issue 2)
오늘날 모든 사람들은 ‘과부하’의 덫에 걸려 있다. 과부하는 ‘정보’와 ‘업무’로 인해 생긴다.

정보 과부하’란 접할 수 있는 정보가 너무나 많아졌다는 뜻이다. 쓸모없는 것들을 보고 읽고 심지어 익히느라 시간을 보내는 일이 많아졌다. 더 나쁜 점은 너무 많은 정보 때문에 중요한 결정이 늦춰지고, 최악의 상황에서는 그릇된 결정이 내려질 수도 있다는 사실이다. ‘업무 과부하’는 정보 과부하의 직·간접적인 결과(예를 들어 e메일로 끊임없이 밀려들어오는 업무 요청)일 뿐만 아니라, 조직이 복잡해지면서 추가로 처리해야 할 업무가 너무나 많아져 생긴다. 이는 시간만 허비하고 바쁘게 하되, 성과는 거의 없는 일상을 끊임없이 재생산한다.
 
이러한 과부하의 문제는 비효율적일 뿐 아니라 누구에게나 스트레스를 준다. 해결책은 간단하다. ‘간소화’하는 것! 어떤 한계를 미리 정하고, 가장 쉬운 일보다는 꼭 해야 할 일만 의도적으로 선택하라. 즉 업무의 ‘선택’과 ‘집중’을 이뤄야 한다.
 
현실적으로 취할 수 있는 간소화 방법은 두 단계로 이뤄진다. 1단계는 ‘본질을 파악하는 것’, 2단계는 ‘(본질을 제외한) 나머지를 없애는 구체적인 행동’이다. 생산성과 효율성을 향상시키는 데 도움을 주는 것이 바로 ‘본질’이다. 그 밖의 것들은 과감히 버려야 한다. 일단 본질을 파악하는 6가지 원칙을 알아보자.

본질을 파악하는 6가지 원칙
첫 번째 원칙은 실질적 한계를 정하는 것이다. 한계는 위대하다. 한계를 정하면 선택과 결정이 훨씬 수월해지기 때문이다. 한 사람이 모든 일을 다 할 수는 없다. 누구나 자신에게 적절한 일을 선택해 집중해야 한다. 한계를 정하면 의식적으로라도 결정을 내려야 하므로, 궁극적으로 자신의 장점을 강화하는 방향으로 흘러간다.
 
항상 스스로에게 부여한 한계 이하에 위치하도록 본질적 부분에만 집중하라. 한계는 모든 일을 필수 요소들로 줄인 다음 각각의 개별 요소에 집중하게 만든다. 간소화하고자 하는 모든 분야에서 한계를 정하는 습관을 길러라. 우선, 특정 분야부터 시작해 그 분야의 최적 한계가 무엇인지 파악한 후 다음 단계로 넘어가라. 한꺼번에 모든 일을 하기보다는 순차적으로 끝내는 방법이 최선이다. 현재 시간을 너무 많이 뺏는다고 여겨지거나 부담스러운 부분부터 시작하라.
 
두 번째 원칙은 가장 중요한 일을 선택하는 것이다. 지금까지도 통용되고 있는 전통적인 생산성 중심 사고는 사실 주객이 전도됐다. 많은 일을 동시다발적으로 수행하면서 어떻게 중요한 일을 구분하고 제대로 완수할 수 있겠는가? 현실적으로 보다 나은 방식은 중요한 일을 파악한 다음 그 일을 성취하기 위해 집중하는 것이다. 삶을 비우는 게 아니라, 삶에 있어 더 중요한 일을 할 수 있는 가능성을 남기는 것이 간소화의 궁극적 목적이다.
 
세 번째 원칙은 일을 간소화하는 것이다. 중요한 일이 무엇인지 정확히 파악하면 한결 간소화가 쉬워진다. 이제 불필요한 일들을 없애고 가장 높은 가치를 창출하는 일에 모든 시간을 들여야 한다. 8, 9가지 업무 목록을 적고 그중 6가지를 없애라. 아예 잊어버리거나, 다른 사람에게 위임하거나, 중요하지 않은 업무이므로 미루는 방법을 사용하면 된다. 이렇게 6가지를 없애고 나머지 3가지 업무만 남겨라.
 
네 번째 원칙은 집중하는 것이다. 집중할 목록이 줄어들수록 더 효과적이고 결과도 좋아진다. 한 가지 업무가 끝날 때까지 그 업무에만 집중하라. 즉 한 번에 하나씩 끝내는 단일 업무를 습관화하고, 한꺼번에 여러 가지를 시도해서는 안 된다. 다중 업무가 칭송받는 시대도 있었지만, 사실 다중 업무는 매우 비효율적으로 나타났다. 그리고 현재에 집중하라. 과거에 일어난 일을 곱씹거나, 미래의 문제를 미리 걱정할 필요는 없다.
 
다섯 번째 원칙은 더 생산적인 새로운 습관을 익히는 것이다. 간소화의 진정한 열쇠이자 원동력은 자신의 인생에 새롭고 더 생산적인 습관을 만들어 체질화하는 데 있다. 물론 한꺼번에 지나치게 많은 습관에 변화를 주면 실패할 확률이 높다. 한 번에 한 가지씩 새로운 습관을 들이도록 집중하는 게 최선이다.
 
여섯 번째 원칙은 작은 일부터 시작한 후 점차 늘리는 것이다. 간소화에 성공하려면 힘에 벅찬 일을 계획하기보다는 작은 것부터 시작해 꾸준히 나아질 수 있는 일부터 해야 한다. 이게 더 효과적인 이유는 작게 시작하면 집중도가 높아지고 강한 열정을 계속 유지할 수 있기 때문이다.

모든 업무를 간소화하라
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가지 원칙을 통해 본질을 파악했다면, 이제 나머지를 없애는 구체적인 행동만 남는다. 목표부터 살펴보자. 어디서부터 손을 대야 할지 엄두도 나지 않는 수많은 목표 대신 소수의 목표만 남기고 모두 없애라. 그리고 남은 목표 중에서 앞으로 6개월 동안 가장 성취하고자 하는 일 하나만 선택하고, 그 목표를 앞으로 한두 달 안에 성취할 수 있는 하위 목표들로 세분화하라. 매주 하위 목표에 가까워질 수 있는 새로운 주별 목표를 만들고, 매일 주별 목표로 향할 수 있는 행동 하나를 선택하는 과정을 습관화하라.
 
업무는 매일 끝내야 할 3가지 업무만 선택하고, 그날 해야 할 ‘가장 중요한 업무(Most Important Things·MIT)’라고 명명한다. 그런 다음 3가지 업무를 끝내는 데 집중하라. 더 많은 일들을 끝낸다면 좋겠지만, MIT를 끝마칠 때까지는 다른 일을 시작하지 마라.
 
시간 관리도 마찬가지다. 달력에 기억해야 할 일들을 기록하고, 매일 기록된 내용을 확인하고 실제로 그 일을 해야 할지 여부를 결정해야 한다. 그 과정에서 우선순위를 파악하되, 핵심은 항상 업무를 줄이는 데 있음을 잊지 마라. 시간 투자에 비해 성과가 없는 일들은 모두 없애라.
 
인터넷과 e메일도 간소화할 수 있다. 주의를 기울이지 않으면 웹 서핑으로 몇 시간을 낭비할 수 있다. 한계를 정해 인터넷을 효율적으로 활용하는 게 좋다. 몇 가지를 제안하자면 항상 마음속에 확실한 목적을 두고 인터넷을 사용하며, 프로젝트와 관련된 인터넷 검색을 한 다음에는 인터넷 접속을 끊고 MIT 업무로 되돌아가는 게 좋다. 타이머를 정해놓고 자신이 정한 시간에는 일 처리에 집중하고, 그 시간 동안에는 인터넷 사용을 멈춰야 한다. e메일 간소화를 위해서는 항상 수신함이 비어 있도록 유지하고, e메일을 읽고 나면 지우거나 곧바로 다른 폴더로 옮겨 참고 자료로 활용하든지, 빨리 답을 보낸 뒤 삭제하는 방법이 있다.
 
서류 정리도 간소화 대상이다. 책상이 서류 더미로 쌓여 있으면 생각이 모호해지고, 효율성이 떨어진다. 이를 피하려면 서류를 정리하는 간단한 체계를 만들고, 항상 이 체계를 사용하는 습관을 들여야 한다. 업무 공간도 마찬가지다. 잘 정돈된 업무 공간은 집중에 도움을 준다. 주위가 지저분하게 어질러져 있으면 생각이 산만해져 효율성이 떨어진다. 책상에서 없애버리든, 남에게 맡기든, 정리해 보관하든 당장 모든 서류를 치워라.
 
약속도 간소화하라. 업무와 일상에서 불필요한 약속을 줄일 수 있다면 꼭 필요한 일을 할 가능성이 더 많아진다. 또한 더 많은 시간이 자신의 온전한 관리 아래 운용될 수 있다. 약속을 간소화하려면 현재의 모든 약속을 목록으로 정리하고, 가장 중요한 5가지 약속을 파악한 다음 나머지는 없애라.
 
이 밖에도 다른 모든 업무에 간소화 원칙을 적용하고 불필요한 나머지 것을 없애면 리더는 리더대로, 실무자는 실무자대로 상당한 업무 효율성을 이끌어낼 수 있다. 조직의 시각에서 볼 때 넘치는 정보와 업무에 짓눌려 정작 해야 할 일조차 제대로 수행하지 못하는 사례가 얼마나 많은지, 그리고 얼마나 많은 비용이 드는지 알게 되면, ‘간소화의 힘’이 현 시점에서 가장 중요함을 누구나 깨달을 수 있다.

이 책의 저자 레오 바바우타는 8만 명 이상의 구독자를 보유한 블로그 젠해빗츠닷넷(ZenHabits.net) 운영자다. 또한 전직 저널리스트이며 프리랜서 작가, 생산성과 간소화의 손꼽히는 전문가로 알려져 있다. 저서로 이 있다.
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