Negotiation Letter

명확한 계약서는 협상의 꽃 상대 권한 확인하고 불이행에 대비하라

204호 (2016년 7월 lssue 1)

Article at a Glance

 

급할수록 돌아가야 한다. 눈앞에 대박 계약을 앞두고 있어도 계약서 작성에 신중해야 한다. 허점 가득한 계약서는 결국 독이 돼 돌아올 것이기 때문이다. 빈틈없고 명확하며 강제력이 있는 계약서 작성의 5가지 팁을 소개한다.

1. 상대의 권한을 확인하라.

2. 계약서 안에 당근과 채찍을 설정하라.

3. 불이행의 상황에 대비하라.

4. 공신력 있는 자료들을 확보하라.

5. 법무팀과 명확하게 커뮤니케이션하라.

 

편집자주

이 글은 하버드대 로스쿨의 협상 프로그램 연구소가 발간하는 뉴스레터 <네고시에이션>에 소개된 ‘Five Steps to a Solid Contract’를 전문 번역한 것입니다. (NYT 신디케이션 제공)

 

허술한 계약서는 관계를 망치고 비즈니스를 위기에 빠뜨리며 소송에까지 이르게 하기도 한다. 요즘처럼 기업 운영이 쉽지 않은 때 가까스로 새로운 사업 파트너를 만나기라도 하면 서둘러 계약을 마무리하고 싶은 유혹에 빠질 수 있다. 하지만 성급해서는 안 된다. 수시로 약속이 깨지곤 하는 시대에 허점 가득한 계약서에 서명하는 오류를 범할 여유 따위는 없다. 그 계약서 때문에 법정에 서야 할지도 모르기 때문이다. 다음의 다섯 가지 지침들은 빈틈없고 명확하며 강제력이 있는 계약서를 작성하는 데 도움을 준다.

 

1. 상대의 권한을 확인하라.

많은 협상가들이 다음과 같은 상황에 처한 적이 있을 것이다. 상대방 담당자와 협상 내용에 대해 합의했는데 상대방이 해당 내용을 자신의 상사에게 보고해야 한다고 하고, 나아가 그 상사가 나서 추가적인 양보를 요구하는 것이다. 때문에 협상에 돌입하기에 앞서 상대방이 가진 권한을 확인하는 것이 중요하다. 그 사람이 조직을 대표해 어느 정도의 결정까지 내릴 수 있는지 파악해야 한다. 이런 과정은 만약 소송까지 이르게 됐을 때 특히 빛을 발한다. 상대 기업과의 소송에서 상대 기업의 해당 담당자가 월권을 했다고 주장하고 법정에서 이것이 인정된다면 당신의 계약은 무효가 될 수 있다. 마찬가지로 당신도 협상에 앞서 당신의 권한이 얼마나 되는지 확인해보는 것이 좋다.

 

2. 계약서 안에 당근과 채찍을 설정하라.

주방을 개조하기 위해 인테리어 업체를 알아보던 중에 한 업자가 2주 안에 공사를 끝낼 수 있다고 했다고 하자. 다른 업체들은 모두 이보다 긴 공사기간을 제시했기 때문에 당신은 이 주장을 믿기 어렵다. 어떻게 하면 업자와 당신 사이에 존재하는 예상의 차이를 줄여볼 수 있을까?

 

전문가들은 조건부 계약을 활용하라고 조언한다. 양측의 예상이 다를 때 불확실성에 효율적으로 대처할 수 있는 방법이다. 예컨대 정해진 기간 안에 공사를 끝내지 못하면 공사비를 깎는 방식이다.

 

이런 조건을 제시하기 전에 발생할 수 있는 문제들에 대해 상대방이 당신보다 더 많은 정보를 갖고 있는 것은 아닌지 면밀히 살펴보는 것을 잊지 말라.

 

 

 

3. 불이행의 상황에 대비하라.

계약서를 작성하거나 합의한 내용을 문서화할 때 노련한 협상가들은 다양한 계약 위반의 가능성에 대비한다. 로런스 서스킨드(Lawrence Susskind) 케임브리지 MIT 교수의 조언에 따르면 계약서 안에 계약 기간 동안 주기적으로 진행 상황을 확인한다는 조항을 넣는 것이 좋다. 정기적인 미팅을 설정해두면 상대방에게 문제를 미연에 방지할 기회를 줄 수 있을 뿐 아니라 상호 관계를 강화할 수도 있다.

 

서스킨드 교수는 두 번째로 분쟁 조정에 대한 조항을 넣을 것을 조언한다. 이 조항은 계약 위반이 발생해 관련 조사가 이뤄질 때도 계약 주체들이 서로의 계약 의무를 다하도록 하는 데 도움을 준다.

 

 

마지막으로 손해 배상에 대한 조항을 넣고 계약을 위반하면 어느 정도의 보상을 지불해야 하는지 규정하라. 구한 수브라마니안(Guhan Subramanian) 하버드경영대학원 교수의 조언이다. 예를 들어 상대의 계약 위반으로 소송을 진행할 때 통상 피해를 입은 물건이나 서비스 자체가 아닌 금전적인 보상을 받는다. 따라서 예컨대 납품업체가 분실된 화물에 대해 1000달러를 배상하도록 미리 규정해두면 이는 향후 법정에서의 판결을 한층 명확하게 할 수 있다.

 

4. 공신력 있는 자료들을 확보하라.

이상적인 상황에서라면 협상가와 법무팀은 계약 체결에 앞서 충분한 시간을 두고 계약서를 작성 및 검토할 수 있을 것이다. 하지만 시간과 비용은 부족하기 마련이기 때문에 계약서를 팩스나 전화, e메일 등으로 주고받으며 서두를 수 있다. 심지어 계약서에 날인이 완료됐더라도 관련 문서가 완비되지 않아 여전히 구속력이 없는 경우도 발생한다.

 

예를 들어 한 세입자가 아파트 입주를 결정하고 건물주에게 계약서를 보내 사인을 요청했다고 하자. 건물주가 서명된 계약서를 보내지 않았지만 세입자는 이를 신경 쓰지 않았다. 1년 뒤 다른 곳으로 이사 가려고 했으나 주인에게서 보증금을 돌려받지 못하게 돼서야 이를 깨달았다. 서명된 계약서가 없기 때문에 세입자의 변호사는 법정에서 세입자의 권리를 주장하는 데 애를 먹을 수밖에 없다.

 

이런 이유로 당신은 반드시 상대방과 공식적이며 구속력 있는 계약서에 서명해야 한다. 현실적으로 불가능하다면 전화통화를 통해 불분명한 부분을 해결하고 최대한 많은 문서 자료를 확보해둔다.

 

5. 법무팀과 명확하게 커뮤니케이션하라.

많은 협상가들이 협상을 일단락한 뒤 공식 계약서 작성은 법무팀에 맡겨버리곤 한다. 하지만 불행하게도 협상가와 법무팀 간 커뮤니케이션 오류가 이후 금전적인 손실을 가져올 수 있다. 협상한 내용들이 계약서에 명확히 반영되지 않을 수도 있고 주요 조건이 누락되거나 계약 항목들이 상충되기도 한다.

 

협상한 내용을 계약서에 명확히 반영하기 위해 수브라마니안 교수의 다음과 같은 가이드라인을 참고하면 좋다.

 

법무팀에 계약의 배경을 소개하는 것으로 시작하라. 법무팀이 계약의 목적을 이해하면 문제가 발생할 여지가 감소한다.

 

그런 다음 완성된 계약서를 꼼꼼히 검토하라. 계약 상대방에게도 마찬가지로 계약서를 훑어보게 하고 오해의 소지가 있는 부분에 대해 법무팀과 논의하라.

 

마지막으로 법무팀에게 계약서를 일반 용어로 풀어서 설명해달라고 요구하라. 비전문가인 당신이 법률적 용어의 미묘함을 정확하게 파악하기란 쉽지 않기 때문이다. ‘만일?’이라는 질문을 던지면서 이상적인 조건의 범위를 파악하고 당신의 계약서가 모든 기본적인 사항들을 담고 있는지 확인하라.

 

번역 |최두리 dearduri@gmail.com

 

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