제안 성공 노하우

적절한 사람, 프로다운 리더…킥오프 미팅에 활력을

102호 (2012년 4월 Issue 1)




편집자주

제안·입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사(www.shipleywins.co.kr)의 김용기 대표가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 연재합니다.

 

제안서 작성에서 킥오프 미팅은 대단히 중요하다. 킥오프 미팅은 충분히 준비한 뒤 전문적으로 진행돼야 한다. 킥오프 미팅이 잘된 팀은 프로젝트를 수주하고자 하는 의지로 충만해지지만 잘못하면 오히려 사기를 꺾어놓는다. 킥오프 미팅은 프로젝트 참여자들의 동기를 불러일으키고 그들에게 필요한 정보를 제공해야 하며 지시사항을 명확히 전달해야 한다. 킥오프 미팅의 목적은 다음과 같다.

 

● 모든 제안서 작성 참여자의 활동이 시작됨을 알림

● 프로젝트에 대한 질의 응답

● 작성 영역에 대한 분담

● 해야 할 일에 대한 조정

● 팀워크 창조

 

제안요청서를 받자마자 진행하는, 즉 준비가 안 된 킥오프 미팅은 참여자들의 혼돈을 야기하고 같은 일을 반복하게 해 결과적으로 낮은 수준의 제안서를 만들게 한다. 제안서 기획 회의를 킥오프 미팅과 혼돈해서는 안 된다. 킥오프 미팅은 영업대표(Capture manager)의 지원을 받아서 제안 PM(Proposal manager)이 운영한다. 킥오프 미팅을 성공적으로 진행하기 위한 가이드라인은 다음과 같다.

 

● 실행에 앞서 미팅에 대한 계획을 명확히 세워라

● 한 장소에서 진행할 것. 만약 전화로 진행해야 할 경우 별도 계획이 필요함

● 모든 자료는 제안기획서(PMP·Proposal Management Plan) 형태로 배포

 

킥오프 미팅의 진행요령

1) 킥오프 미팅 전 하는 제안 기획에 제안서 전체 준비시간의 15%를 할당

제안서 작성 기간이 10일이면 하루 혹은 1.5일 정도, 45일이면 7일 정도를 제안서 기획에 투자해야 한다. 기획에 투자하는 시간이 많을수록 프로젝트, 고객, 경쟁자, 전략이 정확히 공유되고 시행착오를 줄임으로써 실제 제안서 작성시간을 획기적으로 줄일 수 있다는 것이 제안전문가들의 공통된 의견이다. 제안 기획에 얼만큼의 시간이 필요한가는 제안기획서(PMP·Proposal Management Plan)와 킥오프 미팅의 준비상태에 달려 있다.

 

2) 적절한 사람을 참가시켜라

CEO의 관점에서 보면 새로운 사업을 수주하는 것보다 더 우선순위가 높은 것은 거의 없다. 세계 일류수준의 영업조직들은 제안서 작성에 실제 꼭 필요한 사람을 참가시키는 데 반해 성과가 낮은 기업일수록 단순히 시간이 되고 참여가 가능한 인력을 제안서 작성에 참여시킨다. “가능한 사람이 아니라 필요한 사람을 참여시킬 것이라는 조언을 꼭 기억해야 한다. 또 어떤 규모의 제안서든지 이를 지원해 줄 명확한 경영진(Sponsor or Owner)이 반드시 필요하다. 이들의 가장 큰 책임은 제안서 작성 단계별로 필요한 인력을 제공하는 것이다. 만약에 이런 작업을 할 경영진이 없다면 그 프로젝트는 중지하는 것이 낫다. 제안서 작성 시 각 영역에서 필요한 사람은 다음과 같다.

 

● 담당임원(Senior managers): 지원과 동기 부여

● 수행 PM(Program or Product Managers): 솔루션 전문가

● 영업대표(Sales leads): 고객의 이슈를 알고 제안서가 고객 이슈와 세일즈 전략을 바탕으로 작성되도록 인도

● 제안서 PM(Proposal Managers): 제안서 생산 책임자

PL (Volume Managers): 권별 책임자

● 작성자: 콘텐츠 개발 및 제안서 작성

● 제안전문가 또는 간사: 제안 PM을 도와 초안 및 그래픽 조정

● 생산 전문가(Production shop Supervisors)

● 편집 및 그래픽 전문가

● 협력업체: 보안을 지킬 수 있는 업체로 특정 부분에 대해 제안서 내용 및 원가 견적 제공

 

3) 밀도 있는 토의 의제를 준비

 


10∼30명이 참여하는 2∼3시간 이내의 미팅을 준비하되 정확한 정보가 제공되고 부드럽게 진행될 수 있도록 준비해야 한다. 일상의 미팅처럼 특정 문제를 제기하고 대안을 찾아나가는 문제해결 회의가 아니라는 것을 명심해야 한다. 킥오프 미팅은 짧은 시간에 정보 공유를 하며 결집력을 높이기 위한 것이다.

 

4) 킥오프 패키지를 미리 준비

 


어떤 문서들이 필요한지 미리 결정해서 준비하되 제안기획서부터 시작해야 한다. 제안 PM은 제안서, 사업 규모에 따라 리스트에서 필요한 문서만을 선택해 준비할 수 있다.

 

 

5) 제안서 작성 가이드라인을 단순하게 만들고 검토

킥오프 미팅에서 명확한 제안서 개발 가이드라인을 만들면 재작업 분량을 최소화할 수 있다. 또 가이드라인이 단순할수록 사람들은 이를 잘 따른다. 12쪽에 이르는 상세한 가이드라인을 제시한 프로젝트를 본 적이 있는데 왜 이렇게 내용이 많은지 물어보니 작성자들이 경험이 없는 것 같아서 실제 사례를 들어가며 작성해서 길어졌다는 대답을 했다. 이렇게 상세한 가이드라인을 받아보는 프로젝트 참가자들은 내용이 너무 많아 숙지 하는 데 어려움을 느낄뿐더러내가 시키는 대로 제안서 작성하는 기계인가라며 심리적으로도 반발할 가능성이 높다.

 

6) 성공에 대한 확신을 지닌 리더십과 관리 역량을 발휘

제안팀 멤버라면 누구나 이길 수 있는 기회를 발굴해 명확한 비전과 전략을 제시하고 필요한 자원을 끌어들일 수 있는 리더와 일하길 원한다. 제안팀 멤버들에게 명확한 계획을 제시하지 못하면 그들이 진심을 다해 참여하지 않을 것이다. 특히 제안서 작성은 짧은 기간에 집약적으로 이뤄지는 매우 스트레스가 심한 작업이다. 필자는 제안 PM에게 민주적이고 토론 중심의 조직관리가 제안조직에서는 때로 위험할 수 있다는 것을 경고하고 싶다. 전략을 개발하고 솔루션을 선정할 때는 많은 창의적인 아이디어들이 필요하므로 개방적인 토의가 중요하다. 그러나 실제 제안서 작성 국면, 즉 킥오프 미팅부터 그 이후의 과정들은 매우 지시적이고(Directive) 정보전달 중심(Informative)인 리더십이 요구된다.

 




필자가 몸 담았던 SK그룹에서는 리더십을 L/H/C로 정의한다. 리드하고, 돕고, 체크한다는 뜻인데 상식적이면서도 잘 정의한 리더십이라고 생각한다. 리더의 역할은 제안서 작업에서도 정확히 일치한다. 리드하고 돕고 모니터링해야 한다. 제안 PM 리더십에서 중요한 점은 제안 PM이 제안서를 직접 작성해서는 안 된다는 것이다. 왜냐하면 실무적으로 제안서 작성에 참여하는 순간 리더로서 해야 할 여러 가지 본질적인 기능들을 수행하지 못하기 때문이다. 또한 리더십에 있어서 핵심인 ‘Lead’를 잘하기 위해 가장 중요한 것이 킥오프 미팅이다. 한국에서 많은 조직들의 킥오프 미팅을 보면이제 고생시작이니 서로 위로하는 의미에서 소주나 한잔 합시다정도의 취지다. 물론 참여자의 동기부여도 중요하지만 처음 모였을 때 구성원들과 분명한 정보와 전략을 공유하고 지시사항을 전달하는 것이 더욱 중요하다. 잘 준비된 자료와 회의 일정은 참여자들의 프로젝트와 PM에 대한 신뢰감을 높인다.

김용기 쉬플리코리아 대표 yong@shipleywins.co.kr

필자는 연세대 교육학과를 졸업하고, 연세대 교육대학원에서 산업교육 전공으로 석사 학위를, 미국 오클라호마시티대에서 리더십 및 경영학 전공으로 석사 학위를 받았다. 7년간 컨설팅 회사를 운영한 경험을 바탕으로 2008 4월에 제안·입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국 지사를 설립했다.

 

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