장애물 제거·충돌 해결·개방적 태도 프로젝트 후원자 역할이 성공의 열쇠다

Article at a Glance- 운영관리

 

질문

프로젝트를 성공시키려면 프로젝트 후원자가 어떤 노력을 해야 할까?

연구를 통해 얻은 해답

- 모든 프로젝트 단계에는 프로젝트 후원자가 고려해야 하는 성공 요인이 있다.

- 프로젝트 관리자와 효과적인 파트너 관계를 맺으려면 비공식적인 대화를 많이 나눠야

한다.

- 프로젝트가 마무리 단계에 접어들면 후원자는 해당 프로젝트를 진행하는 과정에서 얻

은 교훈을 적용하기 위해 노력해야 한다.

편집자주

이 글은 슬론 매니지먼트 리뷰(SMR)> 2015년 봄 호에 실린 제이비어대 윌리엄스 경영대 경영·기업가정신 명예교수 티머시 J. 클로펜보그, 제이비어대 경영 정보 시스템 부교수 데비 테시의 글 ‘How Executive Sponsors Influence Project Success’를 번역한 것입니다.

기업들은 제품과 시스템, 서비스를 개발하고 개선하기 위해 프로젝트를 진행한다. 조직들이 프로젝트의 성공 가능성을 높이기 위해 프로젝트 결과에 이해 관계가 있는 고위급 경영자를 프로젝트 후원자로 선발하는 경우가 많다. 프로젝트 후원자들은 프로젝트가 시작될 때 필수 자원들을 확보하고, 프로젝트가 진행 중일 때 몇 가지 행동을 관리해야 하며(혹은 직접 행동을 취해야 할 수도 있다), 최종적으로 결과물을 내놓아야 한다.1 1다음을 참고하기 바란다. Project Management Institute, “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” (PMBOK Guide), fifth ed. (Newtown Square, Pennsylvania: Project Management Institute, 2013): 32; and United Kingdom Office of Government Commerce, “An Introduction to PRINCE2™: Managing and Directing Successful Projects” (Norwich, United Kingdom: The Stationery Office, 2009): 21. 닫기 프로젝트 후원자들은 대개 직접 프로젝트를 관리할 만한 시간이 없다. 따라서 프로젝트 관리자들에게 많이 의존할 수밖에 없다. 그렇다면 프로젝트 후원자가 프로젝트가 진행되는 동안 프로젝트의 성공 가능성을 높이려면 어떤 행동을 해야 할까?

 

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연구 내용

필자들은 시작, 계획, 실행, 종료 등 프로젝트 수명 주기를 구성하는 4개의 단계에 대해 개별적으로 연구를 진행했다. 총 1000명이 넘는 사람들이 연구에 참여했다. (약 3분의 1은 경영자, 3분의 1은 관리자, 3분의 1은 컨설턴트, 교육자, 연구자였다.) 전문가 집단, 콘퍼런스, 네트워크 등을 통해 연구 참가자를 모집했다. 절반가량이 25년 이상의 경력을 갖고 있었다. 전체 프로젝트 중 진행 기간이 1년 미만인 프로젝트의 비중은 50%를 약간 웃도는 수준이었다. 참가자 중 약 3분의 2는 미국 사람이었다. 연속해서 진행된 연구의 두 부분에 모두 참가하거나(예: 포커스 그룹과 사전 조사에 참여하는 경우) 연속적인 두 단계(예: 시작과 계획)에 대한 연구에 모두 참여한 참가자는 없었다.

각 연구를 진행할 때마다 먼저 연구 문헌을 검색하는 데서부터 출발했고 이 과정을 통해 대개 100개가 넘는 프로젝트 후원자의 행동을 발견했다. 그런 다음 유사한 행동을 기록하고, 좀 더 명확하게 아이디어를 표현하고, 상관없는 데이터를 삭제하기 위해 다양한 산업에 종사하는 고위급 관리자들을 상대로 포커스 그룹 인터뷰를 진행했다. 연구 기간을 줄이고 혼란을 없애기 위해 사전 조사를 실시했다. 그런 다음 대규모 설문조사를 진행했다. 마지막으로 각 프로젝트 단계에서 프로젝트 후원자 행동 요인과 프로젝트 성공 요인을 찾아내고, 정리하고, 확인하기 위해 주성분 분석을 실시했다. 프로젝트 후원자 행동 요인이 프로젝트 성공 요인에 어떤 영향을 미치는지 추정하기 위해 각 프로젝트 단계에 어울리는 경로 모형을 개발했다. 필자들은 이 모형을 토대로 후원자가 각 프로젝트 단계에 실행해야 하는 가장 중요한 후원자 행동과 각 후원자 행동이 영향을 미치는 구체적인 성공 요인을 찾아냈다. 필자들이 연구를 통해 찾아낸 내용은 <프로젝트 관리 저널(Project Management Journal)> 2014년 2/3월 호에 실려 있다. 프로젝트 관리 저널에 실린 글은 작고한 동료 크리스 마놀리스(Chris Manolis)와 함께 집필했다.i iT.J. Kloppenborg, D. Tesch and C. Manolis, “Project Success and Executive Sponsor Behaviors: Empirical Life Cycle Stage Investigations,” Project Management Journal 45, no. 1 (February/March 2014): 9-20. 닫기

최근에 발표된 연구에 의하면 이 질문은 매우 중요하다. 펜실베이니아 뉴타운 스퀘어에 위치한 프로젝트 관리 전문가 협회 프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute)는 프로젝트에 적극적으로 참여하는 프로젝트 후원자의 존재가 프로젝트의 성공에 가장 커다란 영향을 미친다고 설명한다.2 2다음을 참고하기 바란다. Project Management Institute and Boston Consulting Group, “Executive Sponsor Engagement: Top Driver of Project and Program Success,” (Newtown Square, Pennsylvania: PMI/BCG, October 2014), p. 2. 닫기  필자들은 성공적인 프로젝트 후원에 도움이 되는 요인을 찾기 위해 다음과 같은 4단계로 이뤄진 프로젝트 수명 주기 모형을 활용했다.

시작(initiating): 예비 아이디어에서부터 프로젝트 헌장(憲章)까지

계획(planning): 승인된 프로젝트 헌장에서부터 승인된 프로젝트 계획까지

실행(executing): 승인된 프로젝트 계획에서부터 주요 결과물 수용까지

종료(closing): 주요 결과물 수용에서부터 최종 완료까지

프로젝트의 크기와 형태는 다양하며 바람직한 행동을 장려하고 프로젝트에 대한 이해를 돕기 위해 수많은 수명 주기 모형이 사용된다. 필자들은 가장 단순한 형태를 활용하기로 결정했다.

성공적인 조직들은 대개 프로젝트 ‘시작’ 단계에 익숙하다. 주요 프로젝트 결과물을 만들어낸 후에 프로젝트를 ‘종료’하기 위해 몇 개의 단계를 밟아야 한다는 사실 또한 잘 알려져 있다. 프로젝트의 첫 단계와 끝 단계는 명확하지만 ‘실행’ 단계에 앞서 ‘계획’ 단계가 먼저 진행되는 경우도 있다. 혹은 ‘계획’ 단계와 ‘실행’ 단계가 겹치거나 두 단계가 반복되는 경우도 있다. 본 연구를 유형을 막론한 모든 프로젝트에 적용할 수 있도록 ‘계획’ 단계의 연구에 참가하는 이들에게는 계획 행동(planning behaviors)에 집중해 줄 것을, 또한 ‘실행’ 단계 연구에 참가하는 이들에게는 실행 행동(executing behaviors)에 집중해 줄 것을 각각 요청했다.

프로젝트가 어떤 진행 단계에 놓여 있건 프로젝트 후원자가 반드시 고려해야 할 몇 가지 성공 요인이 있다. 예전에는 비용, 일정, 성과로 이뤄진 ‘철의 삼각 지대(iron triangle)’가 프로젝트의 성공을 정의했다. 서로 영향을 주고받았으며 널리 알려진 몇몇 연구3 3다음을 참고하기 바란다. J.K. Pinto, “The Elements of Project Success,” in “Field Guide to Project Management,” ed. D.I. Cleland (Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, 2004): 14-27; K. Jugdev and R. Müller, “A Retrospective Look at our Evolving Understanding of Project Success,” Project Management Journal 36, no. 4 (December 2005): 19-31; A. Shenhar and D. Dvir, “Reinventing Project Management” (Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press, 2007): 25; A. Malach-Pines, D. Dvir and A. Sadeh, “Project Manager-Project (PM-P) Fit and Project Success,” International Journal of Operations & Production Management 29, no. 3 (2009): 268-291; T.J. Kloppenborg, D. Tesch and C. Manolis, “Investigation of the Sponsor’s Role in Project Planning,” Management Research Review 34, no. 4 (2011): 400-416; and P. Morris, “Reconstructing Project Management Reprised: A Knowledge Perspective,” Project Management Journal 44, no. 5 (October 2013): 6-23. 닫기 덕에 필자들은 프로젝트의 성공 요인을 한층 포괄적이고 구체적으로 이해하게 됐다. 기본적으로 3개의 중요한 성공 요인이 있다. 첫 번째는 고객에게 미치는 영향과 관련 있다. 좀 더 구체적으로 이야기하면 프로젝트가 고객의 요구에 부합하는 결과물을 만들어내는 정도와 관련 있다. 고객이 조직 외부에 있건, 내부에 있건 상관 없다. 고객 요구 충족 여부는 거의 항상 가장 중요한 성공의 척도가 된다. 두 번째 성공 요인은 합의된 사항을 충족시켰는가와 관련 있다. 다시 말해, 프로젝트가 제때, 예산 범위 내에서, 미리 정해진 세부 사항과 일치하는 방식으로 마무리됐는지 생각해 봐야 한다. 세 번째 성공 요인은 향후에 기업에 돌아갈 이익과 관련 있다. 여기서 이익이라 함은 신기술이 될 수도 있고, 신제품이 될 수도 있으며, 상업적인 성공이 될 수도 있다.