MIT Sloan Management Review

장애물 제거·충돌 해결·개방적 태도 프로젝트 후원자 역할이 성공의 열쇠다

179호 (2015년 6월 Issue 2)

Article at a Glance- 운영관리

 

 

 

 

질문

프로젝트를 성공시키려면 프로젝트 후원자가 어떤 노력을 해야 할까?

연구를 통해 얻은 해답

- 모든 프로젝트 단계에는 프로젝트 후원자가 고려해야 하는 성공 요인이 있다.

- 프로젝트 관리자와 효과적인 파트너 관계를 맺으려면 비공식적인 대화를 많이 나눠야

한다.

- 프로젝트가 마무리 단계에 접어들면 후원자는 해당 프로젝트를 진행하는 과정에서 얻

은 교훈을 적용하기 위해 노력해야 한다.

 

편집자주

이 글은 슬론 매니지먼트 리뷰(SMR)> 2015년 봄 호에 실린 제이비어대 윌리엄스 경영대 경영·기업가정신 명예교수 티머시 J. 클로펜보그, 제이비어대 경영 정보 시스템 부교수 데비 테시의 글 ‘How Executive Sponsors Influence Project Success’를 번역한 것입니다.

 

 

 

기업들은 제품과 시스템, 서비스를 개발하고 개선하기 위해 프로젝트를 진행한다. 조직들이 프로젝트의 성공 가능성을 높이기 위해 프로젝트 결과에 이해 관계가 있는 고위급 경영자를 프로젝트 후원자로 선발하는 경우가 많다. 프로젝트 후원자들은 프로젝트가 시작될 때 필수 자원들을 확보하고, 프로젝트가 진행 중일 때 몇 가지 행동을 관리해야 하며(혹은 직접 행동을 취해야 할 수도 있다), 최종적으로 결과물을 내놓아야 한다.1 프로젝트 후원자들은 대개 직접 프로젝트를 관리할 만한 시간이 없다. 따라서 프로젝트 관리자들에게 많이 의존할 수밖에 없다. 그렇다면 프로젝트 후원자가 프로젝트가 진행되는 동안 프로젝트의 성공 가능성을 높이려면 어떤 행동을 해야 할까?

 

 

 

 

DBR Mini Box

 

연구 내용

필자들은 시작, 계획, 실행, 종료 등 프로젝트 수명 주기를 구성하는 4개의 단계에 대해 개별적으로 연구를 진행했다. 1000명이 넘는 사람들이 연구에 참여했다. ( 3분의 1은 경영자, 3분의 1은 관리자, 3분의 1은 컨설턴트, 교육자, 연구자였다.) 전문가 집단, 콘퍼런스, 네트워크 등을 통해 연구 참가자를 모집했다. 절반가량이 25년 이상의 경력을 갖고 있었다. 전체 프로젝트 중 진행 기간이 1년 미만인 프로젝트의 비중은 50%를 약간 웃도는 수준이었다. 참가자 중 약 3분의 2는 미국 사람이었다. 연속해서 진행된 연구의 두 부분에 모두 참가하거나(: 포커스 그룹과 사전 조사에 참여하는 경우) 연속적인 두 단계(: 시작과 계획)에 대한 연구에 모두 참여한 참가자는 없었다.

 

 

각 연구를 진행할 때마다 먼저 연구 문헌을 검색하는 데서부터 출발했고 이 과정을 통해 대개 100개가 넘는 프로젝트 후원자의 행동을 발견했다. 그런 다음 유사한 행동을 기록하고, 좀 더 명확하게 아이디어를 표현하고, 상관없는 데이터를 삭제하기 위해 다양한 산업에 종사하는 고위급 관리자들을 상대로 포커스 그룹 인터뷰를 진행했다. 연구 기간을 줄이고 혼란을 없애기 위해 사전 조사를 실시했다. 그런 다음 대규모 설문조사를 진행했다. 마지막으로 각 프로젝트 단계에서 프로젝트 후원자 행동 요인과 프로젝트 성공 요인을 찾아내고, 정리하고, 확인하기 위해 주성분 분석을 실시했다. 프로젝트 후원자 행동 요인이 프로젝트 성공 요인에 어떤 영향을 미치는지 추정하기 위해 각 프로젝트 단계에 어울리는 경로 모형을 개발했다. 필자들은 이 모형을 토대로 후원자가 각 프로젝트 단계에 실행해야 하는 가장 중요한 후원자 행동과 각 후원자 행동이 영향을 미치는 구체적인 성공 요인을 찾아냈다. 필자들이 연구를 통해 찾아낸 내용은 <프로젝트 관리 저널(Project Management Journal)> 2014 2/3월 호에 실려 있다. 프로젝트 관리 저널에 실린 글은 작고한 동료 크리스 마놀리스(Chris Manolis)와 함께 집필했다.i

 

 

최근에 발표된 연구에 의하면 이 질문은 매우 중요하다. 펜실베이니아 뉴타운 스퀘어에 위치한 프로젝트 관리 전문가 협회 프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute)는 프로젝트에 적극적으로 참여하는 프로젝트 후원자의 존재가 프로젝트의 성공에 가장 커다란 영향을 미친다고 설명한다.2  필자들은 성공적인 프로젝트 후원에 도움이 되는 요인을 찾기 위해 다음과 같은 4단계로 이뤄진 프로젝트 수명 주기 모형을 활용했다.

 

시작(initiating): 예비 아이디어에서부터 프로젝트 헌장(憲章)까지

계획(planning): 승인된 프로젝트 헌장에서부터 승인된 프로젝트 계획까지

실행(executing): 승인된 프로젝트 계획에서부터 주요 결과물 수용까지

종료(closing): 주요 결과물 수용에서부터 최종 완료까지

 

프로젝트의 크기와 형태는 다양하며 바람직한 행동을 장려하고 프로젝트에 대한 이해를 돕기 위해 수많은 수명 주기 모형이 사용된다. 필자들은 가장 단순한 형태를 활용하기로 결정했다.

 

성공적인 조직들은 대개 프로젝트시작단계에 익숙하다. 주요 프로젝트 결과물을 만들어낸 후에 프로젝트를종료하기 위해 몇 개의 단계를 밟아야 한다는 사실 또한 잘 알려져 있다. 프로젝트의 첫 단계와 끝 단계는 명확하지만실행단계에 앞서계획단계가 먼저 진행되는 경우도 있다. 혹은계획단계와실행단계가 겹치거나 두 단계가 반복되는 경우도 있다. 본 연구를 유형을 막론한 모든 프로젝트에 적용할 수 있도록계획단계의 연구에 참가하는 이들에게는 계획 행동(planning behaviors)에 집중해 줄 것을, 또한실행단계 연구에 참가하는 이들에게는 실행 행동(executing behaviors)에 집중해 줄 것을 각각 요청했다.

 

프로젝트가 어떤 진행 단계에 놓여 있건 프로젝트 후원자가 반드시 고려해야 할 몇 가지 성공 요인이 있다. 예전에는 비용, 일정, 성과로 이뤄진철의 삼각 지대(iron triangle)’가 프로젝트의 성공을 정의했다. 서로 영향을 주고받았으며 널리 알려진 몇몇 연구3 덕에 필자들은 프로젝트의 성공 요인을 한층 포괄적이고 구체적으로 이해하게 됐다. 기본적으로 3개의 중요한 성공 요인이 있다. 첫 번째는 고객에게 미치는 영향과 관련 있다. 좀 더 구체적으로 이야기하면 프로젝트가 고객의 요구에 부합하는 결과물을 만들어내는 정도와 관련 있다. 고객이 조직 외부에 있건, 내부에 있건 상관 없다. 고객 요구 충족 여부는 거의 항상 가장 중요한 성공의 척도가 된다. 두 번째 성공 요인은 합의된 사항을 충족시켰는가와 관련 있다. 다시 말해, 프로젝트가 제때, 예산 범위 내에서, 미리 정해진 세부 사항과 일치하는 방식으로 마무리됐는지 생각해 봐야 한다. 세 번째 성공 요인은 향후에 기업에 돌아갈 이익과 관련 있다. 여기서 이익이라 함은 신기술이 될 수도 있고, 신제품이 될 수도 있으며, 상업적인 성공이 될 수도 있다.

 

 

필자들은 프로젝트 후원자 행동과 프로젝트 성공 요인을 탐색하기 위해 4개의 프로젝트 단계(시작, 계획, 실행, 종료)에 대해 개별적으로 연구를 진행했으며, 연구 문헌을 살펴보고, 포커스 그룹 인터뷰와 설문조사, 요인 분석을 실시했다. (연구 내용 참조.) 필자들은 각 프로젝트 수명 주기 단계에서 2∼3개의 행동이 프로젝트 성공 요인에 지대한 영향을 미친다는 사실을 발견했다. ( 1)

 

 

 

시작 단계

시작 단계에서 성과 목표 설정, 프로젝트 관리자 선택 및 멘토링, 우선순위 확립 등 3개의 중요한 후원자 행동을 찾아냈다.

 

성과 기준을 정하라.프로젝트 헌장을 작성할 때 프로젝트의 전략적 가치와 가치 측정 방법에 대한 목표를 명시해 성과 기준을 어느 정도 정할 수도 있다. 하지만 프로젝트 후원자와 프로젝트 관리자는 글로 기술하는 차원을 넘어 성과에 대한 기대치를 명확하게 이해해야 한다. 프로젝트 후원자와 프로젝트 관리자가 효과적인 파트너 관계를 구축하려면 비공식적인 대화를 많이 나눠야 한다. 프로젝트 진행 초기에 특히 많은 대화를 나눠야 한다. 시간이 흘러 프로젝트 관리자가 많은 경험을 쌓고 자신이 후원자의 신뢰를 받을 만한 사람임을 증명해 보이면 대화의 빈도가 줄어들고 세부적인 사항에 대한 논의가 줄어들어도 상관없다.

 

프로젝트 관리자를 선택하고 지도하라.프로젝트 후원자가 프로젝트 관리자를 선택하고 지도하면 조직과 프로젝트 고객 모두에게 도움이 된다. 프로젝트 후원자와 프로젝트 관리자는 프로젝트에 대해 공동으로 책임을 진다. 따라서 프로젝트 관리자를 현명하게 선택하고 프로젝트 관리자가 주어진 업무를 제대로 처리할 수 있도록 준비시키는 것이 중요하다. 프로젝트 관리자를 선택했다면 후원자가 멘토 역할을 해야 한다. 프로젝트가 큰 그림과 어떻게 어우러지는지 설명하고, 성과 기준을 정의하며, 프로젝트 관리자가 우선순위를 정할 수 있도록 돕는 것 역시 후원자의 중요한 역할이다.

 

우선순위를 정하라.우선순위를 정할 때 반드시 물어봐야 할 질문은먼저 어떤 일이 일어나야 하는가충돌을 어떤 식으로 해결해야 하는가. 프로젝트 후원자는 조직 차원에서, 그리고 프로젝트 차원에서 이와 같은 질문에 답을 해야 한다. 프로젝트 후원자는 프로젝트 관리자와 경영팀이 해당 프로젝트가 자사 비즈니스에 어떤 이익을 안겨줄지 제대로 이해할 수 있도록 명확하게 설명해야 한다. 뿐만 아니라 프로젝트 후원자는 프로젝트 관리자가 프로젝트의 어떤 측면이 가장 시급하고 어떤 측면은 연기해도 좋을지 제대로 이해할 수 있도록 도와야 한다.

 

계획 단계

계획 단계에서 찾아낸 프로젝트 후원자의 중요한 행동은 두 가지다. 첫째, 프로젝트 후원자는 필요한 모든 계획이 제 시간 내에 수립되도록 해야 한다. 둘째, 프로젝트 후원자는 이해관계자들과 생산적인 관계를 맺어야 한다.

 

계획을 보장하라. 프로젝트 계획을 수립하기 위한 활동은 대개 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 담당한다. 그럼에도 불구하고 프로젝트 후원자는 계획 수립과 관련해 반드시 필요한 모든 활동이 제 시간 내에 이뤄지도록 책임져야 한다. 프로젝트 후원자들은 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 조직의 비전 및 좀 더 포괄적인 조직 목표와 일치하는 프로젝트 목표를 세울 수 있도록 리더십을 발휘해야 한다. 특정한 접근방법을 택하기 전에 다양한 방안을 고려하는 것이 중요하다. 뿐만 아니라 프로젝트 후원자는 프로젝트 관리자가 진행 일정, 예산, 자원 계획, 위험 관리 계획, 의사소통 계획, 변화 통제 프로세스, 단계적 확대 프로세스, 주기적인 검토 구조 등을 마련하도록 지원해야 한다.

 

 

이해관계자들과 생산적인 관계를 구축하라.프로젝트 후원자가 프로젝트의 핵심적인 이해관계자들과 우호적인 관계를 맺기 위해 몸소 노력하면 조직에 도움이 되는 경우가 많다. 프로젝트 후원자들은 모든 이해관계자를 파악하고 프로젝트를 좀 더 정확하게 이해하기 위해 고객 조직에서 일하는 사람들을 자주 만나야 한다. 프로젝트 후원자들은 프로젝트 이해관계자들의 요구와 필요를 정확하게 포착하고 이해하기 위해 노력해야 할 뿐 아니라 이해관계자들의 감정적인 우려에도 충분한 관심을 기울여야 한다. 유능한 프로젝트 후원자들은 프로젝트 팀과 이해관계자 간의 효과적인 의사소통에 도움이 되는 환경을 조성한다.프로젝트 후원자가 의사소통에 직접 참여해야 하는 경우도 있다. 효과적인 의사소통을 지속하고 프로젝트를 의뢰한 고객들을 계획 수립 과정에 참여시키고 이들에게 프로젝트의 가치를 이해시키는 것은 프로젝트 후원자의 몫이다.

 

실행 단계

실행 단계에서는 다음과 같은 프로젝트 후원자의 세 가지 행동이 중요하다. 첫째, 충분하고 효과적인 의사소통을 보장해야 한다. 둘째, 이해관계자들과 관계를 유지해야 한다. 셋째, 품질을 보장해야 한다.

 

충분하고 효과적인 의사소통을 하라.프로젝트가 진행되면 프로젝트 팀과 프로젝트 관리자, 이해관계자들 사이에서 주기적으로 의사소통이 이뤄져야 한다. 그래야만 이해관계자들의 기대를 충족시킬 수 있기 때문이다. 프로젝트 관리자에게 분명하게 권한을 부여하면 의사소통을 장려하는 데 도움이 된다. 하지만 프로젝트 후원자는 그와 동시에 조직 안팎의 이해관계자들과의 관계에서 비롯된 조직 내 정치 문제들을 관리할 태세를 갖춰야 한다. 유능한 프로젝트 후원자는 장애물을 제거하고, 충돌을 해결하고, 프로젝트에 더 많은 기여를 하도록 유도할 수 있다.뿐만 아니라 프로젝트 후원자는 적절한 경영자들에게 자신이 갖고 있는 우려를 직접 전달할 수 있다.

 

이해관계자들과 관계를 유지하라.프로젝트 후원자들은 프로젝트 관리자와 프로젝트 팀이 효과적으로 의사소통할 수 있도록 은밀하게 프로젝트 관리자와 협력할 수 있다. 하지만 팀 구성원이 프로젝트 후원자와 직접 대화를 나누고 싶어 하는 경우가 발생할 수도 있다. 유능한 프로젝트 후원자는 팀 구성원들이(개인이건 단체건) 주는 직접적인 피드백에 개방적인 태도를 보여야 한다. 프로젝트 후원자는 고객의 지속적인 참여를 이끌어내고 핵심 이해관계자들의 기대가 충족되도록 관심을 기울여야 한다.프로젝트 후원자들은 프로젝트의 중요한 측면들과 해당 측면들이 중요한 이유를 핵심 이해관계자들에게 직접 설명해야 한다.

 

품질을 보장하라.프로젝트 후원자의 몇 가지 행동이 품질 보장에 도움이 된다는 사실을 발견했다. 먼저, 프로젝트 후원자는 모든 관련자들이 윤리 기준을 준수할 수 있도록 역할 모델 노릇을 할 수 있다. 또한 적절한 의사결정 방법을 활용하고 공정한 문제 해결을 위해 노력할 수 있다. 마지막으로, 변화를 관리하고 위험을 감지하며 중요한 문제를 단계적으로 확대하고 시의적절한 수정 방안을 적용하기 위해 검증된 프로세스를 활용할 것을 요구할 수 있다. 또한 프로젝트 후원자들은 프로젝트 고객들이 프로젝트의 결과물에 만족할 수 있도록 유의해야 한다.

 

프로젝트를 종료하려면

프로젝트 시작 단계에 구체적으로

명시했던 결과물이 실제로 도출됐고

정확하게 기능하는지,

고객의 요구를 충족시키는지

확인해야 한다.

 

종료 단계

종료 단계에서 프로젝트 후원자들은 다음과 같은 두 가지 활동을 강조해야 한다. 첫 번째는 지식 관리와 관련 있다. 두 번째는 조직 역량이 개선되고 약속된 프로젝트 효과가 발생했는지 확인하는 것과 관련 있다.

 

어떤 교훈을 얻었는지 파악하고 교훈을 기록하라.종료 단계에 접어들면 프로젝트 후원자는 프로젝트를 진행하는 과정에서 어떤 의미 있는 교훈을 얻었는지 파악하고 기록해야 한다. 향후에 또 다른 프로젝트를 진행하게 될 프로젝트 팀들이 이해하고 활용하는 데 도움이 되는 방식으로 교훈을 분류하고 저장하고 알려야 한다. 프로젝트 후원자들은 새로운 프로젝트를 시작할 때는 항상 가장 먼저 지식 보관소를 뒤져 과거의 경험에서 얻은 어떤 교훈을 적용할 수 있을지 살펴볼 것을 요구해야 한다.

 

 

역량과 이익이 실현되도록 하라.프로젝트를 종료하는 과정에서 직원들이 프로젝트를 통해서 얻은 교훈을 토대로 어떻게 조직의 역량을 강화할 수 있을지 질문을 던질 필요가 있다. 나날이 헌신적이고 유능해지는 직원, 좀 더 효과적이고 효율적인 방향으로 발전하는 프로세스 등이 역량에 포함될 수 있다. 프로젝트가 끝나면 곧이어 역량이 얼마나 개선됐는지 평가할 수 있다. 또한 프로젝트를 종료하려면 프로젝트 시작 단계에 구체적으로 명시했던 결과물이 실제로 도출됐고 정확하게 기능하는지, 고객의 요구를 충족시키는지 확인해야 한다. 프로젝트 결과물이 실제로 어떻게 작용하는지 파악하려면 대개 몇 달을 기다려야 한다. 프로젝트를 마무리하고 앞으로 나아가고픈 마음이 들겠지만 프로젝트 후원자들은 이와 같은 후속 과정을 요구해야 한다. 프로젝트 후원자가 이런 과정을 요구하지 않으면 프로젝트가 실제로 어떤 결과로 이어지는지 확인하는 과정이 생략될 가능성이 크다. 그렇게 되면 조직은 프로젝트를 의뢰한 고객으로부터 실제로 결과물을 어떻게 사용하고 있는지, 요구가 충족됐는지, 결과물에 만족하는지에 관한 귀중한 정보를 얻을 수 있는 소중한 기회를 놓치게 된다. 이와 같은 정보는 기업이 향후에 프로젝트를 진행할 때 이해관계자들을 좀 더 만족시키는 밑거름이 될 수 있다. 결국 프로젝트 고객의 요구는 프로젝트를 실행하는 주된 이유이자 가장 중요한 성공의 척도다.

 

티머시 J. 클로펜보그·데비 테시

티머시 J. 클로펜보그(Timothy J. Kloppenborg)는 오하이오 신시내티에 위치한 제이비어대(Xavier University) 윌리엄스 경영대(Williams College of Business) 경영·기업가정신 명예교수다. 데비 테시(Debbie Tesch)는 제이비어대 경영 정보 시스템 부교수다. 이 글에 관한 의견이 있으신 분은 http://sloanreview.mit.edu/x/56307에 접속해 메시지를 남겨 주시기 바란다. 저자와의 연락을 원하시는 분은 smrfeedback@mit.edu e메일을 보내주시기 바란다.

 

번역 |김현정 translator.khj@gmail.com

동아비즈니스리뷰 348호 The New Chapter, Web 3.0 2022년 07월 Issue 1 목차보기