적게 일하고 많이 이루는 ‘매직 순환고리’

개인의 생산성을 향상시키는 비결은 더 많은 일을 하는 것이 아니라 의식적으로 일을 덜 하기 위해 계획을 세우는 데 있다. 해야 할 많은 일들 가운데 전념해야 할 핵심 주요 업무를 추려낸 다음 다른 일들은 신경 쓰지 않고 그것에만 더욱 집중한다면 더 많은 것을 성취하게 된다. 따라서 적을수록 더 좋은 것이다. 어떻게 해야 적게 일하되 더 많은 것을 성취할 수 있을까? 이는 사실상 업무의 우선순위를 다시 정하고 진정으로 중요한 소수의 일에 집중하는 것으로 바꾸는 문제로 ‘생산성 업무흐름 공식(PWF·Productivity Workflow Formula, 그림 1)’의 핵심이기도 하다.

생산성 업무흐름 공식 1단계 - 결정하라

생산성 향상의 첫 단계는 해야 할 일이 정확하게 무엇인지 정한 후 오로지 그 일에만 전념하는 것이다. 117가지 일들로 가득한 할 일 목록이 있겠지만 결국은 3가지, 5가지, 또는 10가지 일들만 하게 된다. 핵심은 시간을 낭비하는 일들을 줄이고 정말로 중요한 일들만 하는 것이다.

1단계는 정기적으로 자신이 해야 할 일들을 파악한 다음 기회가 있으면 때와 장소를 불문하고 오로지 그 일들을 하는 데 전념하는 것이다. 쉬운 이야기처럼 들리지만 실제로는 만만치 않은 작업인데 현재의 근무시간이 아마도 시간을 잡아먹는 일들로 가득하기 때문일 것이다. 이렇듯 시간을 낭비하는 업무를 제거하는 좋은 방법 한 가지는 절대 ‘하지 말아야 할 리스트’를 만드는 것이다. 이 리스트를 업무 공간 가까이 눈에 잘 띄는 곳에 두고 리스트에 올린 일들을 절대로 하지 않겠다고 다짐하라.

업무시간에 하지 않기로 한 일들을 적었다면 다음으로는 매일 하고 싶은 일들을 계획해야 한다. 가장 좋은 방법은 2단계 방식을 활용하는 것이다.

1. ‘마스터 리스트(Master List)’를 만들어라: 앞으로 끝마치겠다고 계획한 모든 프로젝트와 업무를 적는다. 머릿속에 떠오르긴 했지만 아직 시작할 준비가 되지 않은 모든 좋은 아이디어와 계획을 이 리스트에 적는다. 누군가 흥미로운 아이디어를 제시할 때마다 마스터 리스트에 추가해야 진행 중인 업무가 된다. 마스터 리스트는 시간이 있을 때마다 하기로 마음먹은 일들의 편집이다.

2. 매일 한정된 ‘히트 리스트(HIT List)’를 작성하라: 그날 전념하는 가장 영향력이 큰 업무(HIT·High Impact Tasks)를 시작한다. 히트 리스트에는 그날 끝마치기로 계획한 적절한 수의 항목이 포함돼야 한다. 히트 리스트는 현실적이어야 한다. 생산적인 업무를 할 시간이 불과 3시간밖에 되지 않는다는 사실을 잘 알고 있다면 17시간이 소요되는 업무를 계획해도 소용없다. 타당한 히트 리스트는 10가지 항목을 넘는 경우가 극히 드물다. 매일 히트 리스트를 준비한다는 사실이 중요한 이유는 그날을 위한 생산적인 활동을 계획하는 것이기 때문이다. 또한 원한다면 히트 리스트의 우선순위를 정할 수 있다.

P1: 하지 않으면 해고될 수 있는 활동들

P2: 조만간 끝마쳐야 할 가치 있는 활동

P3: 하지 않으면 누군가가 만족하지 못할 활동

생산성 업무흐름 공식 2단계

- 계획하라

최고의 가치를 더하는 중요한 몇 가지 업무를 파악했다면 다음으로는 각 업무에 대한 적절한 시간대와 기간을 계획해야 한다. 최대의 생산성을 위해 시간을 짜고 시간을 효율적으로 활용하기 위해 적절한 때에 ‘No’라고 말하는 법을 배워라. 시간을 계획해야 생산성을 극대화할 수 있다. 하지만 이것이 정밀한 과학은 아니다. 따라야 할 핵심적인 가이드라인은 다음과 같다.

첫째, 기본적이고 상식적인 계획 원칙을 따르라! 대부분의 사람들과 마찬가지라면 당신의 하루 일과표는 하지 않으면 안 되는 업무(상사가 소집한 직원회의에 참석하는 일과 같은)와 규칙적이고 진행 중인 일상적 업무가 혼합돼 있을 것이다. 이런 항목을 스케줄의 첫 번째에 둔 다음 히트 리스트에 집중하기 위해 약간의 시간을 할애하라.

둘째, 사람들에게 헛된 약속을 하지 말라! 혹은 다른 말로 더 자주 ‘No’라고 말하는 법을 배우고 이를 고수하라. 생산성을 향상시키는 가장 확실한 최고의 방법 중 하나는 다른 누군가가 당신의 집중력을 흩뜨릴 때마다 함께 시간을 보내지 않는 것이다. 누군가 당신의 능률을 떨어뜨리는 요구를 할 때마다 솔직하게 거절하는 법을 배워야 한다.

셋째, 현재 회의로 낭비되는 생산적인 시간을 되찾아라! 더 많은 시간을 일하면서 보내고 회의로 보내는 시간을 줄이는 실질적인 방법을 제시하라. 여기에 적용할 만한 몇 가지 아이디어가 있다. 다음번 누군가가 미팅 개최를 제안하면 e메일이나 화상회의로 모든 일을 처리하는 편이 더 좋지 않겠냐고 물어보라. 참석해야 하는 회의를 줄이도록 노력하라. 참석하는 회의에는 서면으로 작성한 어젠다가 있으며 결과 지향적이라고 주장하라. 다른 회의를 계획하기보다는 e메일이나 전화로 후속조치를 취하겠다고 제안하라. 사람들이 회의에 적게 참석해야 업무가 일사천리로 진행된다고 제안한 다음 사람들에게 돌아가 일하라고 하라.

넷째, 시간 관리에 있어서라면 자투리 시간이 중요하다는 점을 기억하라! 일정 도중 약간의 여가 시간이 생길 때마다 생산적이어야 한다는 점을 상기시킬 방법을 찾아라. 다음과 같은 3단계 과정을 시도해 보라.

①명료성 - 그날 우선순위를 정하고 이뤄야 하는 일들을 결정하라.

②분별력 - 항상 히트 리스트를 가까이에 두고 리스트에서 선택하라.

③훈련 - 바람직한 선택을 하고 완수하라.

생산성 업무흐름 공식 3단계 - 집중하라

해야 할 일을 정확하게 파악하고 업무를 끝마치기 위해 시간 계획을 세웠다면 그 일을 정확하게 끝마치는 데 주력해야 한다. 방해 요소를 피하고 어떤 일이 있어도 그 일을 완수해야 한다. 업무를 방해하는 요소는 보통 외적/내적 두 방향에서 비롯된다. 외적 방해요소에 대한 해결책은 확실하다. 그런 것들과 자신을 단절시킨 다음 꼼꼼하게 업무를 처리할 수 있는 업무공간으로 들어가면 된다. 해결하기 가장 까다로운 점은 내적 방해요소다. 일반적으로, 내적 방해요소는 크게 5가지로 ‘멀티태스킹’ ‘꾸물거림’ ‘완벽주의’ ‘부정적인 생각’ ‘방해가 되는 전자기기들’이다.

집중 유지는 단지 모든 방해요소와 시간을 낭비하는 일들을 없애는 문제가 아니다. 또한 활용할 수 있는 도구는 적극 활용해야 한다. 집중력을 향상시켜줄 5가지 방법은 다음과 같다.

①생각나면 적어라- 항상 노트를 가지고 다니면서 떠오르는 아이디어를 적어라. 적당한 기술이라면 무엇이든 활용해도 되지만 이와 관련해서는 연필과 노트도 좋다. 아이디어를 종이에 적으면 집중력이 강화된다는 사실을 알게 될 것이다.

②기억 리스트를 만들어라- 잊어버리고 싶지는 않지만 즉시 행동에 옮길 필요는 없는 내용들이다. 만약 이런 식으로 리스트를 만들어서 가까운 곳에 두면 일을 기억해내려고 애쓰기보다는 그 즉시 업무에 집중할 수 있다.

③시끄러운 곳에서 일한다면 소음에는 소음으로 싸워라- 다른 소음을 무력화할 배경 소음을 가미하라. 어떤 사람들은 클래식 음악을 배경음으로 활용하면 더욱 잘 집중하지만 어떤 사람들은 정적을 더 좋아한다. 어떤 종류의 소리가 더욱 냉철하게 생각하게 해주는지 파악한 다음 이를 업무 공간에서 활용하라.

④자신의 초인지적 요소를 생각하라- 또는 달리 말해서 자신이 무엇을 생각하는지에 대해 생각하라. 정신을 산만하게 만드는 것이 무엇인지, 철저하게 집중하는 데 도움이 되는 것이 무엇인지, 그리고 어떤 습관이 산만함을 피하는 데 도움이 되는지

파악한 다음 효과적인 것을 일관성 있게 적용하라.

⑤집중할 수 있도록 도움이 되는 친구들과 어울려라- 시간을 잘 관리하는 사람들은 업무 시간에 사람들과 어울리느라 시간을 허비하지 않을 것이다. 점심시간, 휴식시간, 출퇴근 시간 또는 근무시작 전이나 후에 우정을 쌓으면 근무 중 더 많은 시간을 업무에 쏟을 수 있다.

생산성 업무흐름 공식 4단계 - 처리하라

정보 과다는 현대 비즈니스 시대의 생산성에 있어 진정한 위험이다. 사람들은 매일같이 엄청난 정보에 치여 살게 될 것이며 그것에 주의가 흐트러진다면 분명 생산성은 떨어질 것이다. 따라서 쓸모없는 일들을 걸러내고 남은 업무를 효율적으로 조직하는 시스템이 필요할 것이다. 정보를 정리하고 삶을 체계화하는 바람직한 시스템은 다음과 같은 HUG 기준을 충족시켜야 할 것이다.

H(Handy) 편리한- 시스템은 사무실을 포함해 어디서든 항상 활용할 수 있어야 한다. 이는 휴대용이라서 들고 다닐 수 있어야 한다는 뜻이다.

U(Usable) 사용 가능한- 시스템은 한곳에 직업적인 부분과 사적인 부분을 합쳐야 한다. 사적인 부분과 직업적인 부분을 쉽게 바꿀 수 있어야 한다.

G(Garbage-free) 쓰레기 없는- 시스템은 끊임없이 왜곡하는 수많은 쓰레기 같은 종잇조각에 존재하는 것이 아니라 스스로 완비된 체계를 갖춰야 한다.