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스마트폰에 얼굴 파묻고 사는 시대 간결함이 당신의 조직을 구한다

한근태 | 177호 (2015년 5월 Issue 2)

Article at a Glance – 자기계발

정보의 홍수 속에 사는 현대인에게 가장 중요한 덕목은 간결함이다. 그러나 간결함을 유지하기 위해서는 내공이 필요하다. 쉽게 읽히는 글을 쓰기 위해서는 그 이슈에 대해 완벽하게 이해해야 한다. 의사결정 권한을 가진 사람들의 공통점은 시간이 부족하다는 점이다. 뭔가 지루한 보고를 하면 바로 반응이 나온다. 게임이 끝난 것이다. 산만해지기 전에 핵심을 밝혀 시선을 집중해야 한다. 이를 위해 보고의 윤곽을 잡는브리프맵을 활용할 수 있다. Background(서론), Reason(근거 혹은 타당성), Information(핵심 정보), Ending(결론), Follow-up(추가 내용 혹은 질문)이 브리프맵의 핵심 얼개다. 

 

주의력 결핍장애(Attention Deficit Disorder)는 현대인의 상징이다. 애 어른 할 것 없이 모두 스마트폰에 얼굴을 파묻고 24시간을 보내고 있다. 회의를 할 때도, 식사를 할 때도, 대화를 할 때도 스마트폰에서 손을 떼지 못한다. 지금 같은 정보의 홍수 시대에 정보란 어떤 의미를 가질까? 그렇게 많은 정보가 필요하기는 한 것일까? 우리에게 쏟아져 들어오는 정보를 보면 마치 소방 호스로 물을 마시는 것과 같다. 전문직들은 하루 평균 304통의 e메일을 받는다. e메일을 처리하는 데 일주일에 28시간을 쓴다. 하루 평균 150번 스마트폰을 확인한다. CEO는 하루 시간의 85%를 회의 혹은 공식행사에 사용한다. 어디서나 외부와 연결돼 있다. 이렇게 분주하고 정보가 쏟아지는 현대인에게 가장 중요한 덕목은 무엇일까? 바로 간결함이다. 이 책은 그런 간결함에 대한 책이다.

 

뭐든 지나치면 좋지 않다. 약간 부족한 게 좋다. 정보도 그렇다. 정보 과잉은 집중력과 우선순위 결정력을 떨어뜨린다. 여러 일을 동시에 처리할수록 정보나 매체에 집중하기 어렵다. 멀티태스킹을 자주 하는 사람들은 다양한 정보 중 당장의 목표와 무관한 것을 걸러내지 못한다. 불필요한 정보로 인해 업무 수행능력이 떨어진다. 집중력은 근육과 같다. 집중할수록 근육이 강해지고 집중하지 못할수록 근육이 줄어든다. 과잉 연결, 과잉 정보, 과잉 끼어들기는 집중력을 떨어뜨린다. 거기다 말까지 길고 핵심이 빠진다면 어떤 일이 벌어질까? 그 말을 주의 깊게 들을 수 있을까? 쉽지 않다. 커뮤니케이션에서는 내가 무슨 말을 했느냐는 전혀 중요하지 않다. 상대가 무슨 말을 들었느냐가 중요하다. 만약 메시지가 전달되지 않았다면 그건 듣는 사람의 책임이 아니다. 말한 사람의 책임이다. 그렇게 많은 정보 사이를 비집고 나의 메시지를 상대에게 전하는 최선의 방법은 바로 간결함이다.

 

간결함이란 무엇일까? 짧게 말하지만 핵심을 정확하게 상대에게 전하는 기술이다. 반대는 길게 말하면서 핵심이 빠진 것이다. 끝난 후 상대로 하여금그래서 결론이 뭐야? 하라는 거야, 말라는 거야라는 생각을 하게 만드는 것이다. 간결함은 시간의 문제가 아니라 상대가 어떻게 느끼느냐의 문제다. 간결함이란 무조건 짧아야 하는 것이 아니다. 주어진 시간을 최대한 효과적으로 잘 활용하는 것이다. 주어진 시간에 필요한 메시지를 충분히 잘 전달해 상대의 마음을 움직이는 것이다. 간결함은 필요한 말만을 의미하는 것은 아니다. 타이밍의 문제이기도 하다. 필요한 말을 제때 할 수 있어야 한다.

 

간결하게 말하기 위해서는 무엇이 필요할까? 간결함은 실력이다. 쉽게 읽히는 글이 가장 쓰기 어려운 글이다. 왜 그럴까? 쉽게 읽히는 글을 쓰기 위해서는 그 이슈에 대해 완벽하게 이해해야 한다. 간결함은 전문성에서 나온다. 간결하기 위해서는 그 분야를 완벽하게 이해해야 한다. 폭넓은 지식이 있어야 정확하게 요약할 수 있다. 그렇기 때문에 그 주제를 깊이 파고들어 철저히 공부해야 한다. 그런 지식이 있어야 관련 주제를 명료하게 설명할 수 있다. 간결함은 심도 있게 연구한 뒤 갖출 수 있는 그 사람만의 시각이자 관점이다. 간결하지 못한 이유는 본질을 파악하지 못했기 때문이다. 그럼 전체 내용을 일일이 전할 수밖에 없다. 듣는 사람이 전체를 듣고 알아서 본질을 파악하란 얘기다. 간결함이란 본질을 확실하게 파악한 후 얻을 수 있는 결과물이다.

 

높은 사람, 의사결정 권한을 가진 사람들의 공통점은 시간 부족에 시달린다는 점이다. 그들을 기다리는 보고가 너무 많다. 뭔가 지루한 보고를 하면 바로 반응이 나타난다. 프레젠테이션 도중 스마트폰을 확인하거나 전화를 받으러 자리를 비운다. 따분한 표정으로 노려본다. 게임이 끝난 것이다. 산만해지기 전에 핵심을 밝혀 시선을 집중시킬 수 있어야 한다.

 

간결한 소통의 기술

브리프

저자 조셉 맥코맥, 번역 홍선영, 더난출판사, 2015

 

당신은 얼마나 간결한가? 상대를 지루하게 하는 재능이 있는 건 아닌가? 간결함에 대한 검사를 보자. 한 시간 분량의 정보를 2분 남짓한 길이로 요약할 수 있는가? 5줄 안에 핵심을 담아낸 e메일을 쓰고 있는가? 10장 이내의 그림은 많고 글이 적은 슬라이드로 당신 생각을 확실하게 전달할 수 있는가? 복잡한 아이디어를 간단한 이야기 혹은 비유, 은유로 전할 수 있는가? 중요한 소식을 기자처럼 전문적으로 전달할 수 있는가? 어려운 전문용어 대신 쉽고 명확한 단어를 사용하는가? 상대의 집중력이 떨어진 사실을 바로 알아차리는가?

 

 

간결함이 떨어지는 이유는 무엇일까? 우선 비겁함 때문이다. 자신의 생각을 확실히 밝히지 않는다. 다른 사람의 이의 제기가 두려워 자기 생각을 숨긴다. 사람들은 고개를 갸우뚱거리면서저 사람의 생각은 과연 뭘까라고 생각한다. 자만심도 이유이다. 자신만이 그 주제에 대해서는 많이 안다고 생각하기 때문에 온갖 너저분한 얘기를 다 한다. 다른 사람도 당신 이상 알 가능성이 높다. 첫마디를 하는 순간 당신이 원하는 것을 이미 파악한 사람도 있을 수 있다. 생각이 정리돼 있지 못한 것도 원인이다. 자신이 무슨 말을 하는지 모른 채 자꾸 말을 하는 사람이 있다. 당연히 듣는 사람은 혼란에 빠진다. 다른 사람의 시간을 우습게 생각하는 것도 원인이다. 그래서는 안 된다. 다른 사람의 시간을 함부로 빼앗은 것은 위험한 행위다.

 

한 컨설팅 회사가 클라이언트에게 가서 프레젠테이션을 했다. 이들은 들어오자마자 요지가 눈에 확 들어오는 요약본을 전달했다. 회의시작과 동시에 결론부터 말했다. “저희가 살펴본 결과는 이렇습니다. 귀사에서 해야 할 일이 바로 이것, 이것입니다.” 처음 5분 사이에 일어난 일이다. 1시간 예정의 발표였는데 결론과 문제의 핵심을 10분 안에 전달했다. 헤드라인을 전면에 배치한 것이다. 어떤 일이 벌어졌을까? 놀란 경영진은 의자를 당겨 앞으로 앉았다. 어떻게 그런 결론을 내렸는지 질문했고 이들은 답변했다. 남은 시간을 주요 이슈에 대해 충분히 의견을 나누면서 성공적인 프레젠테이션을 할 수 있었다.

 

말을 줄이려면 준비가 필요하다. 개요가 필요하다. 개요란 내가 하고 싶은 말의 요점이다. “한마디로 무슨 말을 하고 싶은 겁니까라는 질문에 한마디로 표현하는 것이 개요다. 이를 할 수 없다면 아직 준비가 되지 않은 것이다. 제대로 말할 수 있도록 계획해야 한다. 모든 아이디어와 정보를 짜임새 있게 구성해야 한다. 요점이 무언지 알 수 있어야 한다. 핵심을 강조할 수 있는 큰 그림을 그릴 수 있어야 한다. 해야 할 말과 삼켜야 할 말도 구분할 수 있어야 한다. 이를 도와주는 것이 브리프맵이다. 마인드맵이 자기 생각을 스스로 평가하고, 발전시킬 수 있는 시각적 기초를 닦아주듯이 브리프맵은 보고의 윤곽을 잡아준다. 회의 내용을 간략하게 정리하고 다양한 전략을 종합해준다. 비전을 또렷하게 표현하고, 신제품 특징을 부각시키며, 이해하기 어려운 현안이나 기획을 간단히 정리할 수도 있다. 브리프맵은 BRIEF의 첫 글자를 따서 다음과 같은 순서로 하면 된다.

 

첫째, B background(서론). 둘째, R Reason(근거 혹은 타당성)이다. 셋째, I information(핵심 정보)이다. 넷째, E Ending(결론)이다. 마지막 F Follow-up(추가 내용 혹은 질문)이다.

 

이를 현실에 적용해보자. 프로젝트 진행 사항에 대해 보고를 한다고 가정하자. 어떻게 할 것인가? 먼저 상사 입장에서 생각해 봐야 한다. 상사가 가장 궁금해 할 것은 무얼까? 그가 고른 핵심 정보는 이렇다. “프로젝트는 어디까지 진행됐나? 일정에 맞춰 가고 있는가? 이후 진행에 꼭 필요한 건 뭔가?” 그는 이렇게 보고했다. “프로젝트는 계획대로 진행 중입니다. 전에 물으셨던 부분은 이렇게 진행되고 있습니다. 예정대로 진행하기 위해서는 몇 가지 추가 물품을 구매해야 합니다.” 상사는 어떤 생각을 할까? 짧은 시간 안에 궁금한 것을 다 들었다. 상대가 필요로 하는 것도 파악했다. 결론을 바로 내릴 수 있다. 5분 안에 무언가를 결정할 수 있다. 이게 간결함이다. 간결함은 미리 준비하고, 얼개를 짜놓아야 가능하다. 브리프맵은 간단 명료한 의사 전달을 가능케 하는 시각적 개요다.

 

간결하기 위해서는 이야기하듯이 해야 한다. 내러티브의 힘이다. 세상을 바꾼 스마트폰을 발표하면서 스티브 잡스는 이렇게 말했다. “때론 혁명적인 제품 하나가 모든 것을 바꿉니다. 오늘, 애플은 핸드폰을 다시 발명했습니다.” 그는 결론부터 얘기했다. 이어 매킨토시부터 아이팟, 아이튠스 등의 제품을 만들어왔다는 얘길한다. 이어 경쟁사를 조롱한다. “가장 발전한 핸드폰을 스마트폰이라고 합니다. 인터넷을 쓸 수 있다고 하죠. 그런데 그게 갓난아이 수준입니다. 스마트하지도 않고 사용하기도 어렵습니다.” 이어우리는 지금껏 어떤 모바일기기보다 스마트하고 사용하기도 훨씬 쉬운 차원이 다른 제품을 만들고 싶었습니다.” 그는 설명하지 않고 얘기를 했다. 자신의 이야기에 사람들을 자연스럽게 끌어들였다. 이게 이야기의 힘이다. 내러티브의 힘이다.

 

누구나 할 수 있는 말은 하지 말아라. 너도 알고, 나도 알고, 누구나 알고 있는 길고 지루한 얘기로 사람들을 괴롭히지 말아라. 파티를 준비하는 사람은 참석자를 즐겁게 하기 위해 최선을 다한다. 당연히 업무회의도 그러해야 한다. 이를 위해서는 고민하고 머리를 짜내야 한다. 한 시간짜리 얘기를 3분으로 줄이는 훈련을 해보라. 핵심은 이렇다. 강력한 헤드라인을 사용하는 것이다. 첫 문장으로 상대를 압도하고 설득하는 것이다. 직접 말을 건네는 듯한 말투 혹은 문체를 사용하는 것이다. 일관성 있는 맥락, 논리적인 사건 전개, 입체적인 인물, 강렬한 결론을 내는 것이다. 전체 스토리라인을 그렇게 짜는 것이다.

 

간결함은 대화를 없애는 게 아니라 오히려 재미있고 유의미하며 절제된 대화를 만들어내는 것이다. 절제된 대화란 훈련된 대화다. 서로가 무슨 말을 하는지 잘 알아듣고, 적극적으로 경청하면서 상대에게 무엇이 중요한지 알아가는 과정이다. 대화란 상대의 흥미와 동의를 구하는 일이다. 말하고 적극적으로 듣고 대화하는 것이다. Talk, Active listening, Converse. 말하기, 적극적 경청, 대화의 순환이다. 말에는 요점이 있어야 한다. 적극적 경청이란 상대 얘기를 열심히 듣고 그 얘기와 관련한 질문을 하는 것이다. 상대 얘기와는 관련 없는 엉뚱한 얘기를 하는 순간 대화는 물 건너 간다. 진심으로 관심 가는 주제에 집중하라. 대화내용과 상관없는 말은 하지 말아라. 대답은 짧게 하라. 끝내야 할 때를 알고 상대에게 기회를 주라. 이 중 적극적 경청이 가장 중요하다. 간결하다는 건 상대의 관심사를 알고 상대의 우선순위에 초점을 맞추는 것을 뜻한다. 내가 하고 싶은 말 대신 상대가 원하는 쪽으로 얘기를 진전시키는 것이다. 핵심은 존중이다. 그들을 존중하고, 그들이 말하는 것을 존중하고, 그들의 시간을 존중하는 일이다. 간결함의 반대는 존중 상실이다. 상대와 관계없이 자신의 관심사를 끝없이 늘어놓는 것이다.

 

글도 그렇다. 긴 글은 읽지 않는다. 문서를 짧고 매력적으로 만들 수 있는 방법을 생각하라. 첫눈에 들어오게 해야 한다. 강력한 제목으로 상대를 끌어들여야 한다. e메일은 한 화면에 들어오게 하라. 길면 안 된다. 여백의 미를 활용하라. 촘촘하면 안 된다. 굵은 글씨를 활용하라. 핵심 아이디어는 굵은 글씨로 써라. 군더더기는 잘라내라. 간결함은 타인에 대한 책임이자 공감이고 존중이다. 시간이 없어 당장 나가야 하는 사람에게 무엇이 가장 중요할까? 바로 간결함이다.

 

 

회의의 군살을 제거하라.

간결함은 회의의 생산성을 높여준다. 회의시간을 줄여야 한다. 한 시간은 너무 길다. 30분이면 충분하다. 대신 제시간에 시작해 제시간에 끝내라. 준비 부족과 목표 부재 문제를 해결하라. 목적을 이해하고 참석했는가? 결정을 내리러 간 것인가? 아니면, 논의를 하러 간 것인가? 왜 그 자리에 갔는지를 항상 생각하라. 문제 해결을 위해서는 시작 후 5분 동안 조용히 회의를 준비하고 핵심을 정리할 시간을 주어라. 회의 목적을 알린 뒤 5분 동안 각자 필요한 점을 점검하게 하라.

 

회의 형식도 바꿔보라. 왜 꼭 앉아서 회의를 해야만 하는가? 일어서서 하면 안 되는가? 테이블 대신 원탁을 사용하면 어떨까? 간단하고 성취 지향적인 회의를 디자인하라. 파워포인트를 없애는 것도 방법이다. 대부분 파워포인트는 결정권자를 위한 것이 아니다. 오히려 보고 전, 중간관리자를 위한 것이다. 파워포인트는 제대로 된 프레젠테이션에 부적합하다. 이것은 안전망으로만 갖고 있어야 한다. 발표할 내용을 철저히 준비하고 완성도를 높였다면 듣는 사람은 프레젠테이션보다는 대화를 더 좋아한다. 명료하고 자신감 있는 태도가 중요하다.

 

효과적인 회의를 위해서는 독재자와 폭군을 제거해야 한다. 방법 중 하나는 적극적 경청자를 지정하는 것이다. 그는 회의내용을 기록하고, 여러 사람들이 말하는 공통의 맥락을 추려낸다. 회의를 짧고 간결하게 만들고, 최종 요약본을 작성한다. 독재자가 엉뚱한 소리를 하거나 목적을 흩뜨리면 개입해 논의를 정리해준다. 발언 막대기를 활용하라. 발언 막대기를 가진 사람만이 발언할 수 있게 하는 것이다. 당연히 한 번에 한 사람만 말할 수 있다. 독점하는 사람에게는 제한시간을 두는 것도 방법이다.

 

딱딱한 브리핑을 부드러운 대화로 하는 것도 방법이다. 윌리엄 콜드웰 4세 장군은 이라크 주둔 다국적군 전략통신 사령관으로 임명됐다. 그는 군 대변인 역할을 했는데 당시 이라크 상황은 좋지 않았다. 전임자들은 연단에 올라 브리핑하는 방식을 선호했는데 그는 그런 형태가 불편했다. 그는 기자회견장에 큼직한 책상을 가져다 놓고 CNN, BBC, 뉴욕타임스 기자들과 함께 책상 앞에 둘러 앉아 이라크에서 무슨 일이 벌어지고 있는지 함께 이야기를 나누기 시작했다. 그가 10분간 이야기를 하고 나머지 15분은 질의응답 시간으로 바꿨다. 함께 대화하는 것이 목적이다. 혼자 일방적으로 떠드는 대신 관심 분야에 대해 정보를 공유하고 자기 생각을 얘기하게 했다. 새로운 좌석 배치와 브리핑 방식은 그 자리에 있던 모든 사람을 편안하게 해줬다. 얘기를 나누면서 그는 기자 이름과 그들이 궁금해 하는 것 등을 철저히 기록했다 나중에 관련 정보가 생기면 직접 전화해 알려주기도 했다. 이게 커뮤니케이션이다.

 

간결함은 글쓰기에도 필수적이다. 이를 위해서는 경제적 언어를 구사해야 한다. 단어를 아껴 쓰고 필요한 정보만을 줘야 한다. 반드시 읽는 글은 제목이나 헤드라인이 눈에 띄는 글이다. 내용이 적절하고 간결하며 핵심이 뚜렷해야 한다. 경제적이고 강력하다. e메일도 그렇다. 어떤 임원은 모든 e메일을 스마트폰으로 쓴다. 원칙 중 하나는 하나의 화면 안에 정확히 맞아 떨어지게 쓰는 것이다. 더 길게 쓰면 읽지 않는다.

 

하니시의 칼럼은 간결함의 대명사이다. 그는 시선을 끄는 헤드라인, 예측가능한 분량, 적은 문장으로 한 문단을 구성한다. 각 항목을 75개 단어로만 쓴다. 믿을 만하고 유용한 정보를 어떻게 써먹을지 알려준다. 적은 분량에 그만한 내용을 담아내는 과정은 굉장히 어렵다. 하지만 좋은 전략이다. 꼭 필요한 전략이다. CEO와 임원들이 주 독자인데 이들은 접근도 어렵고 시간도 없는 사람들이다. 헤드라인을 어떻게 쓸지 고심하는 데 걸리는 시간이 나머지 내용을 어떻게 쓸지 생각하는 시간보다 더 오래 걸린다. 하지만 헤드라인 작성법은 모든 경영진이 익혀야 할 규칙이다. 바쁜 경영자들은 30초 안에 그 칼럼이 유용한지, 아닌지 결정한다. 간단하게 말한다고 내용과 의미마저 간단한 것은 아니다. 사람들이 알아듣고 이해할 수 있으려면 간결하게 말해야 한다.

 

설교란 말에는 부정적 이미지가 있다. 설교에 열광하는가? 아니면 설교가 길어질까 봐 두려워하는가? 주례사가 더 이어지길 기도한 적이 있는가? 난 아니다. 직장생활이 힘든 이유는 긴 회의, 말도 안 되는 설교가 많기 때문이다. 간결해야 한다. 말도, 글도 간결해야 한다. 그게 당신도 구원하고 당신 조직도 구원할 것이다. 간결함은 현대인의 필수미덕이다.

 

 

한근태 한스컨설팅 대표 kthan@assist.ac.kr

필자는 서울대 섬유학과를 졸업하고 미국 애크론대에서 공학 박사 학위를 취득했다. 핀란드 헬싱키경제경영대에서 경영학 석사 학위(MBA)를 받았다. 대우자동차 이사, IBS컨설팅그룹 상무, 한국리더십센터 소장 등을 지냈고 서울과학종합대학원에서 겸임 교수를 맡고 있다.

 

 

  • 한근태 한근태 | - (현) 한스컨설팅 대표
    - 서울과학종합대학원 겸임 교수
    - 대우자동차 이사 IBS 컨설팅 그룹 상무
    - 한국리더십센터 소장
    kthan@assist.ac.kr
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