제안성공 노하우

해외 제안서의 모범답안 美 연방 RFP, 목차부터 채점까지 ‘만점 교과서’

155호 (2014년 6월 Issue 2)

Article at a Glance – 전략

정부기관 및 기업들이 경쟁 입찰을 유도하는 것은 전 세계적인 경향이다. 또 더욱 구조화된 평가 및 의사결정이 이뤄지는 추세다. 해외 제안의 경우 RFP의 요구사항과 평가요소가 국내와는 많이 다를 수 있으므로 이에 대한 철저한 분석이 반드시 필요하다. 또 해외 제안의 경우 국내 사업보다 불확실하고 어려운 부분이 많아진다. 다들 막막해 하지만 사실 제안을 할 때 RFP와 평가요소 분석을 하는 당연한 과정부터 차근차근 밟아나가면 해외 수주 역시 어려운 일만은 아니다. RFP 작성 근거를 파악하고 구성을 확인한 뒤 정부기관이나 고객 업체의 평가방법과 구조를 분석하고 그 기준을 살피면서 이에 맞춰 가면 된다.

 

편집자주

제안 입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개합니다. 김용기 쉬플리코리아 대표가 국내에서의 제안 성공 노하우에 이어 해외 제안 성공 노하우를 다룹니다.

 

RFP와 평가방법 분석의 필요성

프로젝트를 진행하는 제안서 작성팀에게 RFP (Requested For Proposal·제안요청서)와 평가요소를 분석하는 작업은 필히 거쳐야 할 가장 기본적인 과정이다. 하지만 때로는 이 같이 당연한 일들을 등한시해 엄청난 피해를 보는 경우가 있다. 국내 제안의 경우 산업군별로 정형화된 RFP와 평가요소가 있기 때문에 RFP와 평가요소 분석에 큰 노력을 기울이지 않는 경우가 있을 수 있다. 하지만 해외 제안의 경우 RFP의 요구사항과 평가요소가 국내와는 많이 다를 수 있으므로 이에 대한 철저한 분석이 반드시 필요하다.

 

이번 글에서는 미국 연방 조달 RFP와 평가요소에 대해 분석한 내용을 토대로 해외 제안을 위한 RFP와 평가요소 분석 방법을 공유하고자 한다. 정부 조달에 관한 것이지만 일종의미국 표준이기 때문에 이에 대한 이해를 충분히 한다면 다른 해외 제안, 특히 미국 내 제안 시에 많은 도움을 얻을 수 있다.

 

RFP 작성의 근거를 파악하자

우선, 왜 미국 연방조달규정(FAR·Federal Acquisition Regulation) RFP를 분석해야 하는 지 알아보자. 정부 조달 조직의 기능상 규제 내용을 파악하는 것은이기는 제안의 기초가 된다. 연방조달 관련 법제 중에서도 미국 FAR은 해외 정부 조달사업의 바이블이라고 할 정도로 중요성이 크고 RFP 작성 시 토대가 되는 문서다.

 

미국 FAR 중에서도 12∼15조는 절차 및 규정이 동일한 기본 구매 방법의 개요를 설명하고 있다. ( 1) 제안 매니저는 일반적으로 FAR 15조의 협상에 의한 계약 조항에 의거해 발행된 RFP에 따라 제안서를 작성하고 이를 평가받는다. 이러한 절차들을 숙지한다면 12조 또는 13조의 구매 규정에 따라 발행된 RFP에 대한 제안서도 작성할 수 있다.

 

1 미국 연방조달규정(FAR) 12∼15

 

FAR 15조에서 설명하고 있는협상에 의한 계약은 제안서 제출 이후 정부가 입찰자와 주고받는 문서 양식을 포함해 가장 넓은 범위의 조달 방법을 다루고 있다. 제안 매니저들은 상용용품 조달 또는 단순화된 조달 제안을 진행할 때 FAR 15조에 따른 제안서를 단순화해 적용할 수 있다.

 

2 미국 연방조달규정(FAR) 12∼15

 

 

RFP의 구성을 확인하자

미국 FAR은 연방정부의 입찰요청서 작성을 법규로 규정하고 있다. < 2>에 나온 흐름은 입찰요청서의 목차다. 제안 매니저는 섹션 L의 지시 사항 및 섹션 M의 평가 요소의 내용 파악에 특별히 주의를 기울여야 한다. 섹션 L에서 요구하는 지시 사항을 제대로 식별하고 있지 못하면 충실도가 부족한 제안서를 쓸 수밖에 없고 심한 경우에는 지켜야할 디테일을 놓쳐 평가 대상이 되지도 못하고 탈락하기도 한다. 섹션 M은 제안서에서 어떤 요소들을 중점적으로 평가하는지를 밝혀주는 부분이다. 몇 가지 요소로 평가를 진행하고 각 요소는 몇 점의 평가가치가 있는지 파악하고 있어야만 전략적인 제안서를 만들 수 있다. 그리고 만들고 있는 제안서의 페이지 할당에도 큰 도움을 받을 수 있다. 제안서의 내용은 섹션 C에 기술된 대로 업무상 수행돼야 할 상세한 정보를 포함해야 한다. , 수행돼야 할 업무를 정해진 순서대로 제안서 본문에서 설명하면 된다는 얘기다. 제안서의 목차를 개발하는 방법은 다음 순서를 참고하면 된다. (그림 1) 순서대로 상위목차부터 하위목차를 개발해야 한다.

 

그림 1 목차 개발 시 참고순서

 

섹션 L에는제안서에서 준수해야 할 목차가 제시된다. 그렇게 제시된준수해야 할 목차를 기준으로 상위레벨의 목차를 개발한다. 그런 뒤에 섹션 M에서 제시된 평가요소를 각 목차의 하위 레벨 목차로 개발해야 한다. 그리고 섹션 C의 내용, 기타 섹션의 내용을 반영해 추가적으로 최하위 목차까지 개발하면 요구사항을 빠뜨리지 않는 목차가 된다.

 

목차를 개발하는 우선순위가 중요한 이유는 RFP와 평가요소가 100% 일치하지 않는 경우가 대부분이기 때문이다. RFP는 가이드라인일 뿐이다. 각각의 조달/수주 과정에는 그에 맞는 평가요소를 찾아 목차를 구성해야 한다. 그렇다면 어느 것을 기준으로 목차를 개발해야 맞는 것일까? RFP를 어겨서도 안 되고 그대로만 따라가도 문제다. 만약 RFP에서 요구한 목차에만 맞춰 제안서를 작성한다면 평가자들은 평가표를 들고 어느 섹션을 펼치고 평가를 진행해야 할지 난감해 할 것이다. 그렇다면 평가요소만을 충실히 만족시킨 제안서는 어떨까. 기본적으로 준수하도록 요구한 RFP의 목차를 어긴 것이므로 충실도 자체를 만족시키지 못한 제안서가 돼 버린다. 그렇기 때문에 목차 개발의 우선순위가 중요하다. 두 가지 요소를 모두 만족시키는 목차 개발이이기는 제안서작성의 가장 중요한 기초다. 다시 정리하면 RFP의 목차 순서를 근간으로 해서 수주하고 싶은 사업의 특성과 평가 중점 부문을 연구해 응용된 형태로 제시해야 한다는 것이다.

 

미국 연방 정부 법령과 규정에서는 정부 조달 공무원이 제안서 평가 및 낙찰자 선정에 대한 기초 내용을 잠재적 제안사들에 통지하도록 돼 있다. 특별히 RFP에서는 제안서의 평가에 적용되는 요소들을 반드시 명시해야 한다. 필수 요소들은 의외로 기술 영역에서 제한되고 있다. 정부 부처들은 중요한 핵심 영역들을 제시하고 제안사 간 의미 있는 비교 및 차별화를 지원하기 위해 보통 더 많은 요소들을 통합해 적용한다.

 

제안서 평가방법의 구조를 분석하자

제안서 평가방법은 평가 요소(evaluation factor), 평가 기준(evaluation standard), 채점 시스템(scoring system) 등과 상호 연관돼 있다. (그림 2)

 

 그림 2 제안서 평가 방법의 구조 

 

제안 매니저는 평가 요소와 하위 요소들을 통해 어떤 부분들이 평가되는지를 파악할 수 있다. 평가 기준은 평가자들이 해당 요소에 어떤 평가를 내리는지를 보여준다. 평가 기준은 평가자가 평가 요소 또는 기준을 어떻게 해석할 것인지에 대한 정성 및 정량적 참고가 된다.

 

채점 시스템은 평가 결과를 기록하는 방법을 규정하고 있다. 섹션 M에서 요소들의 유관 중요도를 정확하게 정의한다면 제안 매니저는 채점 시스템을 손쉽게 예측할 수 있다. 채점 시스템은 관련된 장점, 단점, 분명한 약점이나 리스크에 대한 규명과 문서화에 도움이 된다. 일반적으로 제안 매니저는 최종 낙찰자 선정에 앞서 정부기관과 정보를 교류하는 동안, 그리고 낙찰 이후 구매자 피드백(Debriefing) 시 채점결과를 확인할 수 있다.

 

평가 요소(Evaluation Factor)의 구성을 파악하자

평가 요소는 평가 기준(Evaluation Criteria)으로 불리기도 한다. FAR 15.303(b)(4)에서는 SSA가 제안 요청서상의 평가 요소 및 하위 요소에 기초해서만 제안서를 평가하도록 규정하고 있다. 이러한 요구사항을 통해 제안 매니저는 제안서에서 다뤄야 할 것이 무엇인지를 정확하게 파악할 수 있다. < 3>은 육군 초경량 무인 정찰기에 대한 구매의 일반적인 평가 요소와 하위 요소를 나타낸다.

 

3 육군 초경량 무인정찰기 평가요소

 

평가 기준은 정교하고 장황한 것이 있는가 하면 간단하고 명료한 것도 있다. 잘 설명된 기준은 정부가 현명한 조달 결정을 내릴 때 요구되는 정보를 담고 있는 제안서를 제안 매니저가 작성할 수 있도록 해준다.

 

평가요소와 하위요소의 상대적인 중요성과 우선순위는 반드시 RFP에서 명시돼야 한다. 제안 매니저는 RFP에서 명시된 내용이 불분명하더라도 최대한 정확하게 우선순위를 정하도록 노력해야 한다. < 4>는 가중치 제도(weighting Schemes)를 반영한 두 가지 형태의 표현 방법이다. 물론 숫자 형태로 표현된 방법이 제안팀에게 더욱 유익하다.

 

4 가중치 제도를 반영한 두 가지 형태의 표현방법

 

가중치 제도(weighting Schemes)는 제안사가 특정 주제에 대해 집중하는 것을 제한하기 위해 활용된다. 제안 요청서는 보통 평가 요소의 유관 중요도에 대한 일반적 정보를 제공한다. 가끔 이러한 체계를 통해 제안사는 정부가 실제로 어떻게 경쟁 제안서에 점수와 순위를 부여하는지에 대한 단서를 얻기도 한다. 유관 중요도에 대한 상세 정보를 통해 제안 매니저는 정부가 관심을 가질 만한 항목들을 더 집중해서 준비할 수 있게 된다.

 

평가 기준(Evaluation Standards)을 파악하자

평가 기준은 각 요소 및 하위 요소에 대해 제안 평가자들이 제안서를 어떻게 평가하고 있는지를 보여준다. 이들은 낙찰자 선정 평가 또는 구매 계획의 일부이므로 제안사는 이를 열람하기 어려운 경우가 많다. 하지만 평가 기준을 알 수 있는 경우 제안 매니저들은 중요한 이슈와 관련해 이들을 활용할 수 있다.

 

평가 기준은 정성적, 정량적으로 구분된다. 정량적 기준은 객관적이고 측정가능하며, 정확하게 결정된다. 정성적 기준은 주관적이고, 쉽게 측정하기 어려우며, 평가자의 지식과 판단에 더 많이 좌우된다.

 

1) 정량적 기준

정량적 기준은 보통 더욱 정밀한 평가 결과를 가져온다. 이는 평가자들이 요구사항을 초과하는 수행 능력에 대해서도 평가할 수 있도록 한다. 다음은 정량적 기준의 예시다.

 

2) 정성적 기준

정성적 기준은 보통 다양한 해석이 가능하다. 구매팀은 낙찰자 선정 시 장애 요인을 피하기 위해 이러한 기준을 활용할 수 있다. 다음은 정성적 기준의 예시다.

 

채점 시스템(Scoring system)을 파악하자

채점 시스템은 평가의 결과를 문서화하는 데 활용된다. FAR은 특정 시스템의 사용만을 허가하고 있지는 않으나 < 5>와 같이 일반적인 유형을 목록화하고 있다. 이 유형에서 FAR는 개발 구매팀에 정확한 단계를 정해주는 것 외에는 특별한 지시 사항을 전달하지 않고 있다. 일부 부처들은 추가 규정을 통해 정확한 지시 사항을 추가로 전달하고 있다.

 

5 채점시스템 목록화 예시

 

채점 시스템은 매우 다양하며 보통 프레젠테이션과 합쳐 평가 결과를 제공한다. 평가 결과에 대한 근거와 함께 강점, 약점, 부족한 점에 대한 순차적 평가가 포함되는 것이 보통이다.

 

대부분의 기관들은 제안서에 대한 직접적인 비교를 금지하고 있으며 개별 제안서에 대해서 요소와 기준에 근거한 독립된 평가를 요구한다. 이러한 금지는 순위 채점을 배재하고 있다.

제안에서 드러난 단점은 제안 방법과 연관된 리스크 등 제안 리스크 관점에서 설명된다. FAR은 성공적인 계약의 이행에 발생하는 제안 리스크와 연관된 약점과 부족분의 정의를 명확하게 구체화하고 있다. 우선 협상자로 선정돼 정부와의 협상 중간에도 이러한 결함이 수정되지 않는다면 제안이 중단될 수 있다. 평가자들은 < 6>과 같이 단점들을 분류한다.

 

6 제안서 단점 분류표

 

 

어려운 싸움을 하기 전에 다시 한번기본을 강조하는 이유

각 나라마다 조달 시스템에는 분명한 차이가 있다. 해외 제안에는 국내 제안에 비해 더 많은 양식이 요구되며 여러 측면에서 변화를 필요로 한다. 제안 참여자들은 각 나라마다 요구하고 있는 특정 비즈니스 관행, 관습, 기준, 법률에 정확히 맞춰 제안을 준비해야 한다. 이러한 준비에 기본이 되는 것이 해당 사업의 RFP와 평가방법을 분석하는 일이다.

 

정부기관 및 기업들이 경쟁 입찰을 유도하는 것은 전 세계적인 경향으로 더욱 구조화된 평가 및 의사결정이 이뤄지는 추세다. 해외 제안의 경우 RFP의 요구사항과 평가요소가 국내와는 많이 다를 수 있으므로 이에 대한 철저한 분석이 반드시 필요하다. 해외 제안의 경우 국내 사업보다 불확실하고 어려운 부분이 많아진다. 어려운 상황일수록 기본부터 차근차근 확인하는 것이 이기기 위한 걸음이다.

 

김용기 쉬플리코리아 대표 yong@shipleywins.co.kr

동아비즈니스리뷰 351호 Diversity in Talent Management 2022년 08월 Issue 2 목차보기