기업은 경쟁력 강화를 위해 항상 다양한 프로젝트들을 진행한다. 여러 개의 프로젝트가 각각 설정해 놓은 목적들을 달성하려면 개별 프로젝트에 대한 적절한 관리가 필수적이다. 기업의 규모가 크면 클수록 관련 프로젝트의 규모와 숫자는 늘어나고, 조직의 외부에 있는 사람이 프로젝트에 가담하는 빈도와 비중도 높아진다. 프로젝트를 관리하거나 이와 연계된 부서에서는 이 프로젝트를 효율적으로 관리하고 설정한 목표를 달성하기 위해 최선의 노력을 기울일 수밖에 없다. 이 과정에서 기업 전체의 경쟁력을 고려하지 않고 자신의 부서가 관련된 프로젝트의 목적 달성만 우선하다 기업 전체의 경쟁력을 저해할 수 있다. 특히 한국 기업의 일반적인 조직 문화 특성, 즉 부서 이기주의, 위계질서가 강한 조직 문화, 경영진 및 프로젝트 담당자의 잦은 교체 등은 프로젝트 관리에 상당한 악영향을 미치곤 한다.
기업 경쟁력은 한 개 부서나 일부에 대한 최적화를 통해 강화할 수 있는 게 아니다. 따라서 개별 프로젝트가 각각 다른 목표를 갖고 있다 해도 이 목표가 해당 기업 전체의 경쟁력 및 목표와 일치할 수 있는 방향성을 보유해야 한다. 개별 프로젝트의 운영 및 관리 또한 이 전제에 부합해야 한다. 그렇다면 다양한 프로젝트 포트폴리오들을 성공적으로 관리하려면 과연 어떤 사안들을 고려해야 할까. 필자는 이에 대한 해답으로 8단계의 프로젝트 포트폴리오 관리법을 제시하고자 한다.
프로젝트의 효과 측정 및과제의 우선순위 설정
첫 번째 단계는 개별 프로젝트의 효과를 측정하고 이들을 과제화해 우선적으로 어떠한 프로젝트를 추진하느냐를 설정하는 단계다. 효과성 측정을 위해서는 주주가치 극대화(Shareholder’s Value) 측면에서 접근하는 방법이 합리적이다. 개요는 <그림2>와 같다.
프로젝트별 우선 순위를 결정하는 요인은 매출액 개선, 영업손익 개선, 자산 효율화, 전략 수립 등 다양하다. 이 우선 순위는 해당 기업이 처한 경영 환경, 리더십 스타일, 추구하는 목표에 따라 다르게 나타난다. 결과적으로 영향력이 크고, 실행 용이성이 높은 프로젝트를 중심으로 우선순위를 정하는 게 바람직하다. 이때 기업은 내부적으로 다양한 워크숍, 커뮤니케이션, 외부 자문 등을 통해 어떠한 과제에 집중할지를 명확하게 판단해야 한다.
프로그램 내의 자원 관리
각각의 프로젝트에 대한 자원을 어떤 방식으로 배분할지, 혹은 적절한 자원이 배분됐는지에 대한 검증 및 지원을 하는 단계다. 자원 관리의 명확한 목표, 업무 범위의 산정을 통해 핵심 인력에 대한 관리, 물적 자원의 사전 손실 예측 등이 필요하다.
이를 구체적으로 나열하면 <표1>과 같다. 가장 중요한 점은 사전에 인적 자원 및 예산 배분에 대해 명확한 회사 방침을 수립해야 한다는 사실이다. 이는 실제 프로젝트 진행 시 가장 예측하기 어렵고 많은 변동이 발생하는 부분이기 때문이다. 계획 대비 예측이 어려운 부분이므로 이에 대한 최대한의 변경 요인을 제거하는 게 중요하다.
프로그램별 성과 관리
각각의 과제를 운용하기 시작하면, 기업들은 각 프로젝트 단위의 프로그램에 대한 성과 관리를 통해 추가 자원 배분을 포함한 기업 전체 목표의 달성, 프로젝트의 유용성 등을 평가해야 한다. 이 단계에서는 정확한 성과지표를 설정하고 이에 대한 피드백을 통해 실제 기업이 달성하고자 하는 목표와 프로젝트의 진행 상황을 상세히 모니터링하는 게 중요하다.
다만 지나치게 평가 및 피드백에만 집중하다 보면 부서 및 개인에 대한 성과 부풀리기가 나타나 프로젝트의 성과에 악영향을 미칠 수 있다. 따라서 전사 차원에서 추진 과제 담당자, 재무 담당자, 변화관리 담당자 및 포트폴리오 관리자 등이 공동으로 합의한 공정한 평가지표 및 피드백이 필요하다.
추진 구조 수립
경영진, 프로젝트 포트폴리오의 관리자, 프로젝트를 직접 수행하는 개별 프로그램 단위의 실행자, 현업 담당자 간의 명확한 의사소통 구조를 수립해야 한다. 한국 기업은 일반적으로 목표 달성을 위해 하향식 의사소통 구조를 취할 때가 많다. 이런 구조 하에서는 개별 포트폴리오 담당자 간의 역할이 모호해질 수 있다. 이 문제점을 해결하기 위해 포트폴리오 담당자 혹은 프로젝트 포트폴리오를 관리하는 부서에 대한 역할을 전략 관리 파트, 프로젝트 관리 파트, 변화관리 파트로 구분하는 일이 필요하다. 구체적으로 전략 관리 파트에서는 기업의 전체 전략과 프로젝트의 목적성을 확보하고, 경영진의 의사결정을 지원하는 역할을 수행한다. 프로젝트 관리 파트는 프로젝트의 성과를 모니터링하고, 평가 및 피드백을 담당한다. 변화 관리 파트는 프로젝트 수행 결과물을 실제의 업무에 적용하기 위한 변화관리 작업을 수행한다.
위험 관리
프로젝트를 진행하다 보면 개별 프로젝트 단위로, 혹은 회사 전체로 다양한 위험에 직면할 수 있다. 기업 환경이 급격히 변화하는 현대 사회에서는 그 정도가 더 심하다. 또한 어떤 프로젝트라 해도 단순히 해당 프로젝트로 끝나는 게 아니라 다수의 프로젝트와 연계될 때가 많으므로 전사적 관점에서 위험 관리를 수행해야 한다. 위험은 특정 단계에서만 나타나는 게 아니다. 프로젝트 진행에 따라 불시에 발생하기도 하고, 예측이 불가능할 때도 많다. 프로젝트 포트폴리오를 구성해 제대로 운영했다고 판단한 이후에도 위험은 발생할 수 있다. 전반적인 프로젝트 포트폴리오를 계획하는 단계에서부터 항상 위험 관리를 고려해야 하는 이유다. 위험 관리의 절차는 다음과 같다. 우선 사전 위험 요인을 먼저 파악한 후, 수행 단계에 따른 위험 요인을 분석하고 이에 대한 대응 방안을 마련한다.
