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이재식 부산대 교수 인터뷰

고정석•구석자리 선호의 심리학

DBR | 14호 (2008년 8월 Issue 1)
신성미 기자 savoring@donga.com
 
컨베이어벨트에 기반을 둔 포드시스템(Ford Sys -tem)은 공장의 노동 생산성을 극대화하기 위해 등장했다. 사무실에서는 편한 동선(動線), 원활한 커뮤니케이션, 업무 몰입을 도와주는 사무 공간 배치와 운용이 컨베이어벨트 역할을 한다. 다시 말해서 컨베이어벨트가 물리적으로 생산성을 높여 주는 것처럼 제대로 된 사무 공간은 직원의 몰입을 유도하고, 피로감을 낮추며, 업무 효율을 높여 준다.
 
최근 들어 많은 기업이 사무 공간을 새롭게 설계하고 개선하기 위해 노력하고 있다. 여기에는 단순한 심미적 의도뿐 아니라 조직원의 심리적 측면을 고려해 기업의 성과를 향상시키려는 목적도 있다.
 
동아비즈니스리뷰(DBR)는 이재식 부산대 교수(심리학)로부터 인간공학의 관점에서 본 ‘사무 공간의 심리학’에 대해 들어봤다. 이 교수는 서울대 심리학과와 대학원을 졸업하고, 미국 아이오와대에서 박사 학위를 받았다. 그는 심리학과 인간공학(기계나 환경을 인간이 사용하기 편하게 만드는 방법을 연구하는 학문)을 접목해 연구 활동을 하고 있다.
 
Q 최근 청와대에서 사무실 책상 간 칸막이를 낮춰 화제가 됐다. 이처럼 사무실 책상 사이의 칸막이를 낮추거나 아예 없애는 것은 업무 효율성 측면에서 어떤 효과가 있나.
 
A 사무실 구조와 업무 효율성의 상관관계는 무엇이 옳고 그르다고 말하기 어렵다. 업무 특성이나 개인별 성격에 따라 달라지기 때문이다.
 
사무실 구조는 우선 업무 특성을 반영해야 한다. 예를 들어 광고 콘셉트를 잡거나 브랜드 이름을 정하는 등 팀원들 간의 공동 프로젝트가 빈번한 업무라면 여럿이 수시로 브레인스토밍을 하는 게 중요하다. 이때는 개방형 사무실에서 서로의 의견을 교환하면서 창의적인 성과를 얻을 수 있다. 반면에 혼자서 집중해야 하는 데이터 정리나 교열, 꼼꼼한 기획 등의 업무에는 방해받지 않도록 폐쇄적인 개인 공간이 필요하다. 시끄러운 곳에서는 소음이 뇌의 기능에 영향을 주는 ‘간섭효과’가 일어나 깊은 생각을 하기 힘들고, 두뇌의 효율성이 떨어진다.
 
칸막이의 효용은 개인 성향에 따라서도 다르다. 외향적인 사람들은 주로 ‘사회촉진(social facili -tation)’ 성향을 보여 개방형 사무실에 적합하다. 심리학 개념인 사회촉진은 학생들이 편안한 집보다 동료들이 있는 독서실에서 더 열심히 공부하듯 주위에 있는 타인의 존재를 의식해 일의 수행 능력이 좋아지는 것을 말한다.
 
하지만 내성적인 사람들은 ‘사회억제(social in -hibition)’ 성향을 보이므로 프라이버시를 보장하는 사무실에서 일해야 업무 효율이 높아진다. 사회억제는 혼자서는 노래를 잘 부르다가도 멍석을 깔아 주면 잘 못하는 것과 같이 타인의 존재가 불안감을 유발해 일의 수행 능력을 방해하는 것이다. 내성적인 사람들을 사방이 터진 개방형 공간에 배치하면 업무 성과는 물론 건강에도 나쁜 영향을 미친다.
 
한편 회사는 사무 공간을 배치할 때 직원들의 감성도 고려해야 한다. 공간 배치를 바꿀 때 ‘회사가 우리를 배려하고 있구나’라고 느끼게 하라는 말이다. 예를 들어 회사가 직원에 대한 감시를 늘리거나 부동산 임대료가 올라 공간을 절약하기 위해 책상 간 칸막이를 없앤다면 개방형 사무실에 적합한 일을 하는 직원들도 업무 효율과 사기가 떨어질 것이다. 하지만 “상사와 부하가 터놓고 의사소통할 수 있는 수평적인 문화를 만들기 위해서”라고 직원들을 설득하면 근로 의욕을 높일 수 있을 것이다.
 
Q 많은 직장인이 ‘고정석’이 없으면 불안해한다. 자기 책상에 작은 화분을 놓거나 가족사진을 붙여 아기자기하게 꾸며야 일이 잘 된다는 사람도 꽤 있다. 이처럼 자기만의 공간이 있을 때 편안한 느낌이 들고, 업무 효율이 높아지는 이유는?
 
A 인간의 본능적인 소유 욕구와 관련이 있다. 동물뿐 아니라 인간도 일정 공간을 소유하고자 하는 본능이 있다. 운전할 때 앞에 다른 차가 끼어드는 것을 싫어하는 심리도 이러한 공간 소유욕과 일맥상통한다.
 
사무실에 고정석이 있으면 사무 공간을 자신의 취향대로 꾸밀 수 있고, 그 공간에 익숙해지기 때문에 심리적으로 안정감을 갖고 일에 몰두할 수 있다. 독서실처럼 칸막이가 쳐진 책상을 선호하는 것도 자기만의 공간을 가졌다는 만족감과 관련이 있다.

그러나 최근 들어 부동산 임대료가 오르면서 출장 업무가 잦은 회사에서는 직원 수만큼의 고정석을 없애고 누구나 원하는 책상에 앉을 수 있는 자유석을 만들기도 한다. 예를 들어 고객사에서 많은 시간을 보내는 컨설턴트 중에는 자신의 회사에 복귀하기 전에 전화를 걸어 작업 공간을 예약하기도 한다. 이는 호텔 객실을 예약하는 것과 비슷하다고 해서 ‘호텔링(hoteling)’이라고 불린다.
 
그러나 자신만의 고정석이 없을 경우 회사에 대한 소속감이나 일하는 동안의 안정감이 떨어질 수 있다. 이때는 선택할 수 있는 자유석의 범위를 몇 개로 제한해 놓고 ‘이게 모두 당신의 책상이다’라는 인상을 심어주는 게 좋다. 외부 활동이 많아 고정석이 없는 직원에게는 출장비를 더 주는 등의 인센티브도 효과적이다.
 
Q 사람들은 딴 짓을 하지 않고 성실하게 업무를 수행하고 있을 때도 컴퓨터 모니터를 동료들이 보지 못하게 가리고 싶어 한다. 그래서 남의 눈에 띄는 곳보다 구석 자리를 선호하는 사람이 많고, 모니터용 프라이버시 보호 필름이 나오기도 했다. 이런 심리의 원인은.
 
A 어릴 적에 공책에 뭔가 쓰고 있을 때 친구들이 보려고 하면 손으로 가리던 기억이 모두들 있을 것이다. 사회 속에서 살아가는 인간에겐 본능적으로 익명성에 대한 욕구가 있다. 남의 눈에 띄지 않는 익명성을 통해 부담스러운 책임감을 없앨 수 있고, 편안한 마음으로 일할 수 있다. 평소에는 다정한 말씨를 가진 사람이라도 혼자 자동차를 운전하다가 욕설을 내뱉는 경우가 있는데 이것 역시 차 안이라는 자신만의 공간에서 익명성을 보장받기 때문이다.
 
또 한 가지 심리는 비난에 대한 두려움이다. 혹시 동료들이 모니터를 보면서 ‘이 정도밖에 일을 못하네’라며 빈정거리거나 무시할까봐 위축되는 심리다. 물론 칭찬을 받을 수도 있겠지만 인간 심리는 칭찬보다 비난에 훨씬 민감하다.
 
Q 팀원끼리 일하는 중간에 수시로 커뮤니케이션하는 것은 업무에 도움이 되는가, 방해가 되는가.
 
A 팀원끼리 수시로 커뮤니케이션하는 것은 자신이 타인에게 인정받고 있고 자신도 남의 얘기를 들어 줄 준비가 돼 있다는 사회적 의사 표시이다. 따라서 수시 커뮤니케이션은 팀워크 향상에 효과적이다. 특히 일만 하느라 따분한 순간에는 이런 의사소통이 기분 전환에 도움이 될 수 있다.
 
그러나 업무에 집중돼 있는 상태라면 어떤 소리든 방해가 되게 마련이다. 이 때문에 팀의 업무 특성과 기업문화, 팀의 조직적 특성, 팀원 개개인의 성격을 고려해 회의의 주기·시간·장소를 조절하는 게 중요하다. 직원들과의 꾸준한 소통을 통해 이러한 요소들을 세세하게 파악하는 것은 경영진이 가져야 할 필수적인 태도다.
 
Q 다른 동료와 업무와 관련된 대화를 나누면서 생기는 소음보다 사적인 전화 통화, 직원들끼리의 잡담 등 업무와 전혀 관계없는 내용의 소음이 더 거슬린다고 한다.
 
A 이에 대해서는 상반되는 연구 결과가 있다. 기초심리학에서는 인간의 정보처리 특성상 정보 내용이 유사할수록 더 방해가 된다고 한다. 예를 들어 돈을 세고 있을 때 옆 사람이 노래하는 것보다 숫자를 세면 더 방해가 되는 것과 같은 이치이다. 음악을 들으며 책을 읽는 것보다 남의 잡담을 들으며 책을 읽는 게 더 어려운 것도 마찬가지다.
 
반면 미국의 경영컨설턴트인 수 웨이더맨의 연구에 따르면 사무실 직원들은 동료들이 업무와 관련된 대화를 나눌 때보다 업무와 관련 없는 이야기를 할 때 훨씬 집중력에 방해를 받는다고 한다. 업무 관련 내용은 이미 알기 때문에 흥미가 떨어지는 반면에 아무개가 파산했다거나 하는 새로운 내용은 귀를 기울이게 할 수 있다는 것이다. 웨이더맨의 연구에서 직원들이 방해를 받은 뒤 다시 일에 몰두하는 데 걸린 시간은 평균 2.9분이었다.
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