협업 프로세스가 열정과 재능을 살린다

Article at a Glance

 

협업의 기술

1. 사전에 업무 범위를 명확히 하고 ‘해야 할 일의 목록(To-Do List)’을 정리한다.

2. 정리된 업무를 일정한 기준에 따라 분류하고 우선순위를 정한다.

3. 업무 수행 시에는 협업의 ‘기본 원칙(Ground Rule)’을 따른다.

편집자주

최근 컬래버레이션의 열풍에 힘입어 기업에서도 사내 컬래버, 즉 협업에 힘을 실어주는 추세입니다. 그러나 조사에 따르면 사내 협업에서 처음에 기대했던 것만큼의 성과를 거둔 사람은 10명 중 한두 명에 불과합니다. HSG 휴먼솔루션그룹에서 부서 간 장벽을 넘어 성과를 만들어 내는 협업의 기술을 실질적 툴과 함께 제시합니다.

올여름 두 달여 동안 온 나라를 공포에 떨게 했던 메르스(MERS·중동발 호흡기증후군)가 사실상 종식됐다. 69일이라는 짧지 않은 기간 동안 대한민국은 갑작스레 코앞까지 들이닥친 실체 없는 적 앞에서 우왕좌왕했다. 그 사이 피해는 걷잡을 수 없이 늘어났고, 점점 커져가는 국민들의 공포와 원망 속에서 정부 부처와 지방자치단체, 병원 등 주요 이해관계자들은 서로 힘을 합해 상황을 해결하려고 노력하기보다 초기 대응 부진에 대한 원인을 서로에게 돌리는 데 급급했다. 최초 감염자의 확진 과정을 더 신속하고 중대한 이슈로 다뤘어야 했다, 국민들에게 현황을 투명하게 공유하는 것이 중요했다, 최대 발병지가 된 병원을 곧장 폐쇄해야 했다, 어차피 발병은 시작된 것이니 백신에 대한 연구부터 빨리 진행했어야 했다 등 문제 해결에 대한 갈피도 못 잡고 귀중한 시간을 보낸 건 말할 것도 없다.

메르스 사태 초기에 ‘골든 타임’을 놓쳐버린 이유에 대한 다양한 분석이 쏟아져 나오고 있는 가운데 결국 이 모든 논쟁의 중심에는 ‘무엇이 더 중요한가’에 대한 첨예한 대립이 자리잡고 있음을 알 수 있다. 모든 일이 그렇다. 국가적 비상사태 해결부터 회사의 매출 실적 달성까지, 여러 사람이 함께 모여 어떤 일을 달성하기 위해서는 사전에 무엇을 해야 할지 먼저 정리하고 중요한 순서에 따라 분류한 뒤 원칙을 가지고 실행해야 한다. 너무나도 분명한 성공 원칙임에도 불구하고 많은 사람들이 협업을 할 때 이를 놓치는 이유는 ‘모두가 동의하는 우선순위를 적시에 정의하는 것’이 그만큼 어렵기 때문이다.

협업의 기술

앞서 176호, 181호 두 편의 글을 통해 협업의 첫 번째 성공요소로 ‘한 팀으로 일하기 위한 마음가짐인 팀십(Teamship)’에 대해 다뤘다. 타인과 함께 공동의 목표를 추구하는 데 있어 상대를 이해하고 배려하는 마음을 갖는 것은 협업의 성과를 높이기 위한 핵심이다.

그럼 팀십만 있으면 협업의 성과는 100% 보장될까? 안타깝지만 답은 ‘아니오’다. 성실하고 태도 좋은 직원이라고 해서 꼭 업무 성과가 높은 것은 아니다. 마찬가지로 협업에 참여하는 구성원 모두가 같은 목표 아래 똘똘 뭉쳐도 기대했던 만큼의 성과가 나오지 않는 일이 생겨나게 마련이다.

문제는 ‘일하는 방식, 즉 프로세스(Process)’에 있다. 특히 협업에서는 다양한 사람들이 모여 하나의 목표를 달성하기 위해 노력하는 만큼 일을 효과적으로 하기 위한 고민도 필요하다. 이때 가장 먼저 해야 할 일이 바로 ‘우선순위의 정의’다. 협업이란 기본적으로 여러 사람이 모여 각자 맡을 일을 분담해 전체를 완성하는 것이다. 그런데 이때 전체 업무에 대한 큰 그림과 업무별 우선순위 및 선후관계가 명확하지 않으면 ‘자기 일만 챙기고 열심히 하는’ 일이 생긴다.

각자가 맡은 일을 열심히 하면 좋은 것 아니냐고? 문제는 그 과정에서 자칫 해야 할 일을 빠트리거나 같은 일을 중복해서 하는 경우가 생긴다는 점이다. 메르스 사태를 떠올려보자. 다양한 이해관계자들은 예상하지 못했던 위기에 대응해 각자 나름대로 상황을 타개하기 위해 ‘자신이 해야 할 일’에 집중했다. 그런데 그 결과는 어땠나? 각 병원에서는 열심히 환자들의 감염 여부를 조사하고 문제가 확산되지 않도록 노력을 기울였다. 하지만 상세 정보를 모든 이해관계자들에게 즉각 공유하지는 못했다. 그 결과 이후 설립된 각종 메르스 관련 기구에서는 또다시 별도의 재조사를 통해 현황 파악을 해야 했다. 또한 이 과정에서 정보의 혼선으로 인해 자가격리대상자 다수가 누락된 점이 뒤늦게 확인됐고, 이것은 곧 감염 확산으로 이어졌다.

협업은 생각이 다르고 일하는 방식이 다른 사람들끼리 모여 더 큰 성과를 추구하는 과정이다. 그래서 일을 시작하기 전 ‘우선순위의 명확한 정의’를 만들어 놓지 않으면 일이 비효율적이거나 잘못된 방향으로 진행될 수 있다. 그럼 이러한 문제를 막기 위한 협업의 우선순위는 어떻게 만들면 좋을까?

1. 사전에 업무 범위를 명확히 하고 ‘해야 할 일의 목록(To-Do List)’을 정리한다

당신은 자신이 하고 있는 일에 어떤 것들이 있고, 각각에 얼마만큼의 시간을 쏟고 있는지 파악하고 있는가? HR 컨설팅을 진행하면서 조직 구성원들에게 각자의 직무기술서나 현황표 작성을 요청하면 대부분 난색을 표한다. 매일 해온 일이긴 하지만 굳이 그것을 모두 나열해서 어떤 업무에 몇 %의 시간을 쏟고 있는지는 굳이 정리해 보지 않았다는 것이다.