SR3. 일본의 업무 공간에 부는 변화

일본 지하철역 1인용 박스 오피스 인기
미술관, 사우나, 열차도 사무실로 변신 중

318호 (2021년 04월 Issue 1)

Article at a Glance

사회적인 변화가 비교적 더디게 일어나는 것으로 알려진 일본에서도 일하는 공간의 모습은 빠르게 달라지고 있다. 위성 오피스의 증가, 도심에서 외곽으로의 이전, 터치리스 기술의 도입, AI와 사물인터넷을 이용한 혼잡도 예방 등 코로나19 이후 오피스는 더 분산되고, 더 스마트해지는 중이다. 무엇보다 전통적인 오피스를 만들던 개발업자들뿐만 아니라 안경 제조사와 커피숍, 캠핑용품 제조사, 호텔 등 전혀 다른 산업들까지 새로운 업무 공간을 제시하며 변화의 틈새에서 기회를 찾고 있다. 이에 따라 지하철역, 자가용이나 기차, 미술관, 사우나 등 기존에는 상상하지도 못했던 공간들이 업무용으로 변신하면서 오피스의 경계를 해체, 확장하기 시작했다.



오피스는 어떻게 변화하고 있는가

신종 코로나바이러스 감염증(코로나 19)은 우리가 가지고 있던 공간에 대한 인식과 활용 방안을 크게 바꿔 놓았다. 그중에서도 특히 일하는 공간에 커다란 변화가 일고 있다. 일하는 장소가 분산되면서 사람들의 행동반경이 바뀌었고, 소비가 이뤄지는 장소도 자연스럽게 이전과 달라졌다.

모든 게 더딘 것처럼 보이는 일본 사회에서도 최근 1년간 일하는 공간이 빠르게 변화하고 있으며 일본 기업도 이에 대응하는 데 여념이 없다. 변화는 누군가에게는 기회이기도 하다.

1. 오피스가 분산되고 있다

오피스 분산은 코로나19 확산 전부터 감지된 변화이다. 일본에서는 최근 3년간 ‘일하는 방식 개혁(働き方改革)’이라는 말이 자주 들린다. 이는 일본 사회의 고질병으로 꼽히는 긴 야근 시간을 줄이고 일과 삶의 균형을 가지자는 취지로 정부가 시작한 캠페인이다. 캠페인의 일환으로 히타치 제작소와 후지쓰 같은 일본 대기업 중 일부는 위성 오피스(Satellite office)를 설치하고 주 1∼2회 재택근무를 장려하기 시작했다.

일부 대기업에 한정돼 2018년 즈음부터 시작된 이런 변화는 2020년 3월 코로나19를 기점으로 빠르게 확산됐다. 출근하는 인원을 줄이기 위해 위성 오피스를 만드는 기업도, 이미 있는 공유 오피스를 적극적으로 이용하는 기업도 있다. 한 예로, 후지쓰는 2023년까지 도쿄 본사를 포함한 기존 오피스를 절반으로 줄이고 재택근무와 위성 오피스를 확대하기로 결정했다. 코로나19 사태 이후에는 일본 각지에서 근무하는 직원 8만 명을 재택근무로 돌리면서 사무실 출근 인원을 전체 인원의 25%로 제한했다. 그리고 이렇게 위성 오피스에 대한 수요가 커지자 부동산 대기업들은 공유 오피스 사업을 공격적으로 확대했다. 미쓰이부동산이 운영하는 공유 오피스 ‘워크스타일링(Work Styling)’의 경우 2020년 여름까지 55개가 운영 중이었으나 2021년 2월, 100개까지 늘어났다.

기업들이 임대료가 비싼 지역에서 빠져나가 본사를 외곽으로 옮기는 움직임도 속도를 내기 시작했다. 지난해 미국의 휴렛팩커드 엔터프라이즈(HPE)와 오라클(Oracle)이 실리콘밸리를 떠나 텍사스 오스틴으로 본사를 이전할 계획을 밝혔던 것과 같은 변화가 일본에서도 나타나고 있는 것이다. 일본의 인재 파견 기업 파소나그룹(Pasona Group)은 도쿄 본사의 주요 부서를 2020년 12월부터 단계적으로 일본 효고현에 위치한 아와지섬으로 이전하기로 결정했다. 본사 직원 4600명 중 1200명이 이전 대상이다. 창업자 야스유키 난부 대표는 니혼게이자이신문과의 인터뷰에서 “아와지섬은 임대료가 수도권의 5분의 1에 불과해 경비를 절감할 수 있으며 이렇게 절감한 비용을 사원들에게 돌려줄 수 있다”고 말했다.

2. 오피스가 스마트해지고 있다

하지만 모든 기업이 교외로 이전할 수 있는 것은 아니다. 업무의 특성상 여전히 중심 업무 지구에 모여 있어야 하는 경우도 있다. 이런 기업들에 주어진 선택지는 바로 오피스 내 밀집을 피하고 움직임을 분산하는 기술을 활용하는 것이다. 이를 도와줄 스마트 기술에는 버튼이나 패널 등을 직접 만지지 않고도 조작 가능하게 하는 ‘터치리스(touchless)’ 기술이 있다. 엘리베이터 제조업체인 후지테크(Fujitec)는 엘리베이터 버튼을 손으로 누르지 않고 근처에 손을 갖다 대기만 해도 적외선 센서를 이용해 가고자 하는 층이 눌러지는 기술을 개발했다. 또한 미쓰비시전기의 엘리베이터는 안면 인식 기술을 활용해 직원의 얼굴과 근무하고 있는 층을 연동해 얼굴 인증만으로 직원이 일하는 공간으로 이동한다. 엘리베이터뿐만 아니라 터치리스 기능이 담긴 패널도 속속 시장에 등장하고 있다.

인공지능(AI) 및 IoT를 활용해 오피스의 혼잡을 예방하려는 시도도 있다. 소프트뱅크 본사가 이전한 ‘도쿄 포트시티 다케시바(Tokyo Port City Takeshiba)’라는 건물은 2020년 9월 오픈했다. 소프트뱅크와 빌딩 개발사인 도큐부동산은 인공지능 카메라와 센서 등 1000대가 넘는 최첨단 장비를 설치해 건물의 혼잡도를 실시간으로 측정하고 입주사 직원들에게 전달한다. 이 같은 스마트 기술은 직원들의 출근 시간이나 점심시간을 분산시킴으로써 감염 리스크와 스트레스를 줄여준다. 앱을 활용하면 빌딩 내 점포나 화장실의 혼잡도까지도 확인할 수 있다.

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파나소닉 본사 또한 워크스랩(worXlab)이라 불리는 새로운 스타일의 오피스를 2020년 말 공개했다. 이 오피스는 마스크 없이 출입을 제한하는 등 감염을 방지하고 혼잡을 피하는 것을 넘어 집중하기 쉬운 환경을 만들기 위한 다양한 아이디어를 반영했다. 빛, 공기, 소리, 향기, 영상 등 오감을 자극하는 장치들을 활용해 효율적으로 일할 수 있는 공간을 만들었다. 집중석에서 일하는 직원들의 경우, 집중력이 떨어질 때 이를 카메라가 감지해 바람이나 향을 뿜어 자극을 주기도 한다. 그리고 200개 이상의 센서를 달아 직원들의 위치 정보와 관련한 데이터를 취득하고 이산화탄소 농도, 습도, 공조의 가동 상황 등을 분석해가며 시설 운영에 활용한다.

이처럼 기업들이 스마트 기술로 무장한 쾌적하고 효율적인 공간을 만들기 위해 노력하는 이유 중 하나는 이제 직원들의 일하는 공간이 사무실 하나에 국한되지 않기 때문이다. 일하는 공간에 대한 선택지가 다양해지면서 오피스도 차별화된 가치를 제공하지 않으면 안 된다. 자사의 오피스에서 먼저 검증한 기술을 향후 타사의 오피스에 판매하는 식의 비즈니스도 개발할 수 있다. 가령 파나소닉의 워크스랩도 기존 설비 위에 환기, 제습, 살균 등의 시스템을 설치한 오피스 구축 노하우를 향후 공간 관련 컨설팅이나 설비 관련 비즈니스로 얼마든지 확장할 수 있다.

오피스의 경쟁자는 커피숍, 호텔, 캠핑용품 제조사?

재택근무, 리모트 근무가 확산되면서 기존의 오피스 부동산 개발업자가 아닌 타 업종 업체들에서도 일하는 공간을 만들기 시작했다. 스타벅스와 같은 커피숍뿐만 아니라 호텔, 캠핑용품 제조사까지 오피스 산업의 경쟁 상대가 되고 있다.

1. 안경 제조사가 스타벅스와 협업해 운영하는 오피스

일본의 안경 제조사 진스(JINS)는 워킹 스페이스인 ‘싱크랩(THINK LAB)’을 운영한다. 진스는 집중력을 측정할 수 있는 스마트 안경 ‘진스 밈(JINS MEME)’을 개발해 이 제품 사용자들을 대상으로 일하기 좋은 조건에 관한 연구를 수행했다. 진스의 안경에는 안전도 신호(EOG, Electrooculography) 센서, 가속도계와 자이로스코프(Gyroscope) 센서 등이 부착돼 있어 사용자가 눈을 깜박이는 속도와 강도, 눈동자를 굴리는 방향, 머리의 회전 각도를 뜻하는 롤(Roll), 피치(Pitch), 요(Yaw) 등의 데이터를 수집한다. 그리고 이를 통해 사람들이 얼마나 집중하고 있는지, 나른하거나 졸고 있지는 않은지, 주의가 다른 곳에 가 있는지 등을 파악한다. 진스는 이런 사용자 기반 연구로부터 얻은 통찰을 바탕으로 온도, 습도, 조명, 아로마 향 등을 활용, ‘세상에서 가장 집중할 수 있는 장소’를 콘셉트로 한 워킹 스페이스를 조성했다. 진스의 자체 지표에 따르면 싱크랩은 평균적인 업무 환경보다 약 93% 정도로 업무 집중력을 높일 수 있는 원격 근무 공간이다.

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그뿐만 아니라 진스는 스타벅스와 협업을 통해 여태까지 없던 새로운 형태의 스타벅스를 만들었다. 이들이 2020년 7월 도쿄 긴자에 오픈한 ‘스타벅스 서클즈(Starbucks Circles)’는 애초부터 비즈니스맨을 주 타깃으로 삼았다. 일반 스타벅스와 이 점포의 가장 큰 차이점은 싱크랩을 스타벅스 내에 설치했다는 점이다. 실내에 별도로 분리된 공간에는 마치 독서실과 같은 1인석이 17석 마련돼 있으며 곳곳에 배치된 식물들이 편안한 분위기를 풍긴다. 싱크랩은 자사의 연구 결과를 활용해 소리, 기온, 습도, 조명 등을 관리하고 있다. 이 공간의 이용료는 1시간에 1200엔, 3시간에 2000엔으로 저렴한 편은 아니지만 인기가 높다.

하지만 스타벅스 서클즈 내에는 유료로 이용 가능한 좌석만 있는 것은 아니다. 소음을 어느 정도 차단시켜 줄 수 있는 칸막이를 설치한 개인 공간이 4좌석 설치돼 있으며 2∼12명이 함께 일하는 것이 가능한 스마트 라운지(Smart lounge)라는 공간도 마련돼 있다. 즉, 싱크랩과 스타벅스는 ‘업무에 집중할 수 있는 스타벅스’라는 콘셉트를 구현하기 위해 혼자서 집중할 수 있는 공간을 만들었을 뿐만 아니라 복수의 사람이 함께 아이디어를 공유하는 공간까지 충실히 조성했다.

2. 캠핑용품 제조사가 만드는 오피스

일본의 캠핑용품 브랜드인 스노우피크(Snow Peak) 역시 최근 공유 오피스를 운영하고 있다. 이 캠핑용품 제조사는 어쩌다 공유 오피스 사업을 시작하게 된 것일까? 최근 오피스 실내에 텐트를 설치하거나 인공 잔디를 깔고 캠핑용 테이블과 의자를 두는 회사들이 생기고 있다. 스타트업 기업들을 중심으로 퍼지고 있는 트렌드다. 텐트에 둘러 앉아 회의를 하면 좀 더 편안한 분위기에서 발언을 할 수 있고, 큰 비용을 들이지 않고 오피스의 분위기를 바꿀 수 있다는 긍정적인 리뷰가 많다. 이러한 니즈에서 아이디어를 얻은 스노우피크는 아예 공유 오피스 사업을 시작했다.

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스노우피크 사업의 차별점은 식물과 캠핑용품을 이용해 실내에서도 캠핑하는 것과 같은 자유로운 느낌을 연출할 수 있다는 점이다. 현재 8개의 공유 오피스를 운영 중이며 향후 지속적으로 확대한다는 계획이다. 기업이 원할 경우 실내를 넘어 야외에 캠핑형 사무실도 만들어준다. 이런 기업들은 캠프장이나 호텔의 정원, 빌딩의 옥상 등에 텐트와 캠핑용품을 설치하고 팀 단위로 장소를 빌려 아이디어 회의를 하거나 연수에 활용한다. 야외 캠핑장은 미팅 후 저녁에 바비큐를 하면서 친목을 도모할 때도 유용하게 쓰인다. 현재 스노우피크는 일본 전국에 10개의 야외형 오피스를 운영하고 있다.

3. 코로나 직격탄 맞은 호텔도 업무 공간 제공

코로나 확산으로 인해 큰 손실을 입은 호텔업계도 리모트 워크족들을 타깃으로 상품을 개발해 어려움을 극복하고 있다. 도쿄 시내에 위치한 뉴오타니호텔은 ‘텔레워크 응원 숙박’ 플랜을 선보였다. 이 플랜을 구매하면 숙박자는 2박3일간 머물면서 오전 8시 체크인, 오후 8시 체크아웃으로 최대 60시간까지 호텔에서 지낼 수 있다. 조식과 식사권도 포함돼 있기 때문에 방해받지 않고 3일간 집중해서 일하고 싶은 사람에게 인기가 높다. 뉴오타니뿐만 아니라 많은 일본 호텔이 긴 체류 시간, 식사 제공권, 온천 이용권 등을 포함한 ‘워케이션(workcation) 플랜’을 선보이고 있다. 관광객 급감으로 공실이 된 호텔 방을 일하는 사람들로 채우기 위한 전략이다.

최근 관광지나 휴양지에서 업무와 휴가를 섞은 워케이션을 실시하거나 검토 중인 기업이 증가하는 것도 호텔들의 이 같은 트렌드를 가속화하고 있다. 도쿄에서 2시간 거리에 있는 유명 휴양지, 카루이자와의 프린스호텔도 매출 급감을 타개하고자 재택근무자들에게 눈을 돌렸다. 프린스호텔이 개인 고객을 대상으로 ‘워케이션 플랜’을 선보이자 2020년 2월부터 7월까지 5개월간 약 900명 정도가 예약을 했다. 예약자 대부분이 도쿄 수도권에 사는 30∼40대 회사원이었다. 또한 프린스호텔은 설문 조사 결과 개인뿐만 아니라 법인 고객들도 호텔을 업무용으로 이용하고 싶어 하는 수요가 있다는 점을 발견했고 2020년 9월부터 법인 대상 상품을 개발했다. 기업들은 프린스호텔과 연간 계약을 맺고 사원들이 원할 때는 언제나 호텔에 묵으면서 일할 수 있도록 했다. 팀 간의 결속을 강화하고 싶은 경우에는 팀 전체가 수일에서 수 주간 체류할 수도 있게 했다. 팀 친목을 위해 골프 9홀과 볼링 2게임을 무료로 이용할 수 있는 서비스가 포함되기도 한다.

일하는 공간의 경계는 무한 확장 중

이 밖에도 일본 전역에선 상상을 뛰어넘는 곳들이 일하는 공간으로 변신하고 있다.

1. 지하철역에 설치된 박스 오피스

최근 일본에서는 부쩍 박스 형태의 1인용 오피스가 눈에 띈다. 지하철 역내를 비롯해 오피스 빌딩의 1층에도 1인용 업무 공간이 설치돼 있다. 누구나 필요할 때 15∼30분 정도 들어가 잠시 업무를 처리하거나 화상회의를 할 수 있다. 사무기기 제조사인 후지제록스(Fuji Xerox)는 ‘코코 데스크(Coco Desk)’라는 이름의 박스 형태의 공간을, 텔레큐브라는 기업은 1인용 업무 공간을 상업 시설 및 지하철역 내에 설치하고 있다. 대부분의 1인용 박스는 가로, 세로 2m 이내의 사이즈로 제작되며 화상회의가 가능하도록 대형 모니터가 설치돼 있고 방음까지 된다. 여기에 벽에서 아로마향이 나와 심리적인 안정을 돕기도 한다. 철도 회사인 JR 동일본 또한 ‘역 안의 셰어 오피스’라는 콘셉트의 1인용 업무 공간, 스테이션 워크(STATION WORK)를 도쿄 지하철역 내에 설치하고 있다.

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2. “지금 차에서 근무 중입니다”

재택근무를 도입하는 기업이 많지만 때때로 가족들로 인해 집중이 안 되기도 한다. 특히 상대적으로 집이 좁은 일본에서는 나만의 일하는 공간을 만드는 것이 쉽지 않다. 이러한 사람들은 집 주변의 공유 오피스를 이용하기도 하지만 아예 차를 끌고 도시를 벗어난 곳에서 일하기도 한다. 캠핑카를 끌고 드라이브를 하다가 경치가 좋은 곳이나 휴게소 주차장에 차를 세우고 일하는 것도 이런 트렌드에서 탄생했다. 이런 니즈를 파악한 일본 기업들은 재빠르게 관련 서비스를 선보였다. 한 예로, 자동차 제조사인 닛산은 밴이나 캠핑카를 업무 가능한 환경으로 개조할 수 있게 하는 서비스를 시작했다. 컴퓨터를 놓을 수 있는 책상 혹은 선반을 만들고 와이파이를 설치하는 식이다. 또한 카스테이(CAR STAY)도 차량 내에서 업무를 볼 수 있게 캠핑카를 개조한 뒤 빌려주는 ‘모바일 오피스’라는 서비스를 시작했다. 캠핑카를 집 혹은 근처 주차장에 세워 두면 바로 자신만의 오피스가 된다.

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3. 열차, 미술관, 사우나도 오피스로 변신 중

업무 공간의 변신은 여기에서 멈추지 않고, ‘설마 이런 곳에까지?’라는 생각이 들 정도로 다양한 장소에 만들어지고 있다. 일본 정부는 외국인 관광객의 발길이 끊기자 국립공원이나 온천지에 와이파이를 설치해 ‘워케이션’ 고객들을 유치하고 있다. 나가노현에 위치한 호쿠사이관(北斎館)이라는 미술관은 관내 공간 일부를 워킹 스페이스로 개조해 일반인에게 빌려주는 ‘뮤지엄 오피스’ 서비스를 시작했다. 탁아 시설에 일할 수 있는 공간을 만들어 아이는 선생님께 맡기고 부모는 업무 공간에서 사무를 할 수 있게 배려한 곳들도 화제가 됐다. 최근 나리타공항과 도심을 연결하는 특급 열차 나리타익스프레스는 외국인 관광객이 없어지고 운행을 중단한 열차가 늘어나자 열차를 특정 역에 세워놓고 열차 내 공간을 오피스로 빌려주는 사업을 실험해 보기도 했다. 이외에도 공유 오피스를 일부러 대중목욕탕 옆에 만들어 일하면서 사우나를 즐길 수 있도록 한 곳도 있으며 아예 사우나 내에 업무 공간을 마련한 곳도 있다.

일본의 변화가 제시하는 시사점

백신이 보급돼 코로나19가 종식된 후에도 사람들의 행동은 코로나 이전으로 돌아가지 않을 것이란 의견이 많다. 특히 여행과 출장 수요는 회복될 수 있지만 장소에 구애받지 않고 일하는 리모트워크와 유연한 근무 방식을 경험한 이들이 매일 출퇴근하는 일상으로 돌아가고 싶어 하지는 않을 것이다. 기업들도 언제 닥칠지 모르는 또 다른 감염병의 리스크를 줄이기 위해 직원들의 업무 공간을 영구적으로 변화시키려 할 수도 있다. 그렇다면 일하는 공간이 더 분산되고, 더 스마트해지고, 더 다양해지는 시대에 기업들은 왜 이런 변화를 주시해야 할까?

1. 인재의 유치

이런 변화를 주시하는 것은 우선 기업의 인사 관리 측면에서 중요하다. 다양한 공간에서 일할 수 있는 인프라를 제공하는지, 리모트워크를 허용하는지 여부가 신입 혹은 경력 직원들의 기업 선택의 중요한 변수가 될 것이기 때문이다. 다양성을 포용하는 기업은 인재를 끌어오는 데 유리할 것이며 앞으로의 직원들은 점점 더 리모트워크를 복리 후생의 일환으로 요구할 것이다. 법인 차원에서 공유 오피스를 계약해 직원들이 일할 수 있는 공간을 선택할 수 있도록 하거나 워케이션 제도를 도입하는 식으로 직원들의 만족도를 높일 수 있다. 또한 기술을 활용해 업무 효율을 높이는 오피스를 만드는 것, 커뮤니케이션이 원활히 이뤄지고 정보가 공유되는 오피스를 만드는 것도 앞으로 기업들의 중요한 과제가 될 것이다. 실리콘밸리의 유수 기업들이 오피스에 많은 투자를 하고 멋진 공간을 만들려 노력하는 까닭이 단지 ‘보여주기’ 위함만은 아니다. 이들 글로벌 기업은 직원들이 편안함을 느끼는 공간, 창의력을 높이는 공간을 만드는 데 아낌없이 투자하고 있는 것이며, 이는 결국 생산성 향상으로 이어질 수 있다.

2. 신사업 기회

코로나19 이전에는 생각지도 못했던 다양한 산업군에서 일하는 공간을 만들고 있듯이 부동산 개발 외 다른 업종 기업들의 입장에서 이런 오피스의 재정의는 새로운 비즈니스 기회가 될 수 있다. 코로나19로 많은 오프라인 리테일 공간이 고전 중이다. 이렇게 갑자기 생긴 유휴 공간을 매력적인 일하는 공간으로 만들 수 있다면 새로운 가치를 창출할 수 있을 것이다. 실제로 일본의 정장 판매점인 아오야마는 코로나19 확산으로 정장이 팔리지 않게 되자 일부 점포의 사이즈를 반으로 과감히 줄이고 나머지 자리에 워킹 스페이스를 만들었다. 사우나는 땀을 흘리며 쉴 수 있다는 매력이, 미술관은 작품을 감상하며 아이디어를 떠올릴 수 있다는 매력이 공간 본래의 특징과 결합되면서 새로운 가치로 고객들에게 어필했다.

3. 기능의 통합

일과 놀이, 일과 취미가 한데 섞인 장소, 성격이 다른 여러 기능이 한곳에 모이는 시설이 늘어날 것으로 전망된다. 앞으로는 바닷가 근처의 공유 오피스에서 일하다 서핑을 하러 나가는 것이 흔한 풍경이 될 것이다. 바다 근처에 식당이나 서핑 숍을 열고자 하는 사람이라면 업무 공간을 마련하는 것도 고려해야 할 것이다. 실제로 미쓰이부동산은 앞으로 건물 유형의 구분이 적어질 것이라며 복합 시설을 더 많이 개발할 계획이라고 밝혔다. 코로나19 같은 사태로 이동의 자유가 사라지고 건물이 봉쇄돼도 생활이 이어질 수 있도록 주거와 사무실, 쇼핑 시설이 한곳에 위치하게 하겠다는 계획이다. ‘일은 사무실에서’라는 낡은 사고방식을 버리고 이 세상 어디든 업무 공간이 될 수 있다고 생각하는 발상의 전환이 절실한 시대가 도래했음은 일본에서만 증명된 사실은 아닐 것이다.


정희선 유자베이스 애널리스트 hsjung3000@gmail.com
정희선 애널리스트는 미국 인디애나대에서 MBA를 취득한 후 글로벌 컨설팅사 LEK 도쿄 지점에서 경영 컨설턴트로 근무했다. 현재는 산업 및 기업 정보 분석 플랫폼을 제공하는 일본 유자베이스(Uzabase)에서 애널리스트로 활동 중이다. 라이프스타일 관련 마케팅을 다룬 책 『라이프스타일 판매 중』을 출간했고 일본 트렌드 관련 칼럼을 쓰고 있다.
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