오늘날 모든 사람들은 ‘과부하’의 덫에 걸려 있다. 과부하는 ‘정보’와 ‘업무’로 인해 생긴다.
‘정보 과부하’란 접할 수 있는 정보가 너무나 많아졌다는 뜻이다. 쓸모없는 것들을 보고 읽고 심지어 익히느라 시간을 보내는 일이 많아졌다. 더 나쁜 점은 너무 많은 정보 때문에 중요한 결정이 늦춰지고, 최악의 상황에서는 그릇된 결정이 내려질 수도 있다는 사실이다. ‘업무 과부하’는 정보 과부하의 직·간접적인 결과(예를 들어 e메일로 끊임없이 밀려들어오는 업무 요청)일 뿐만 아니라, 조직이 복잡해지면서 추가로 처리해야 할 업무가 너무나 많아져 생긴다. 이는 시간만 허비하고 바쁘게 하되, 성과는 거의 없는 일상을 끊임없이 재생산한다.
이러한 과부하의 문제는 비효율적일 뿐 아니라 누구에게나 스트레스를 준다. 해결책은 간단하다. ‘간소화’하는 것! 어떤 한계를 미리 정하고, 가장 쉬운 일보다는 꼭 해야 할 일만 의도적으로 선택하라. 즉 업무의 ‘선택’과 ‘집중’을 이뤄야 한다.
현실적으로 취할 수 있는 간소화 방법은 두 단계로 이뤄진다. 1단계는 ‘본질을 파악하는 것’, 2단계는 ‘(본질을 제외한) 나머지를 없애는 구체적인 행동’이다. 생산성과 효율성을 향상시키는 데 도움을 주는 것이 바로 ‘본질’이다. 그 밖의 것들은 과감히 버려야 한다. 일단 본질을 파악하는 6가지 원칙을 알아보자.
본질을 파악하는 6가지 원칙
첫 번째 원칙은 실질적 한계를 정하는 것이다. 한계는 위대하다. 한계를 정하면 선택과 결정이 훨씬 수월해지기 때문이다. 한 사람이 모든 일을 다 할 수는 없다. 누구나 자신에게 적절한 일을 선택해 집중해야 한다. 한계를 정하면 의식적으로라도 결정을 내려야 하므로, 궁극적으로 자신의 장점을 강화하는 방향으로 흘러간다.
항상 스스로에게 부여한 한계 이하에 위치하도록 본질적 부분에만 집중하라. 한계는 모든 일을 필수 요소들로 줄인 다음 각각의 개별 요소에 집중하게 만든다. 간소화하고자 하는 모든 분야에서 한계를 정하는 습관을 길러라. 우선, 특정 분야부터 시작해 그 분야의 최적 한계가 무엇인지 파악한 후 다음 단계로 넘어가라. 한꺼번에 모든 일을 하기보다는 순차적으로 끝내는 방법이 최선이다. 현재 시간을 너무 많이 뺏는다고 여겨지거나 부담스러운 부분부터 시작하라.
두 번째 원칙은 가장 중요한 일을 선택하는 것이다. 지금까지도 통용되고 있는 전통적인 생산성 중심 사고는 사실 주객이 전도됐다. 많은 일을 동시다발적으로 수행하면서 어떻게 중요한 일을 구분하고 제대로 완수할 수 있겠는가? 현실적으로 보다 나은 방식은 중요한 일을 파악한 다음 그 일을 성취하기 위해 집중하는 것이다. 삶을 비우는 게 아니라, 삶에 있어 더 중요한 일을 할 수 있는 가능성을 남기는 것이 간소화의 궁극적 목적이다.
세 번째 원칙은 일을 간소화하는 것이다. 중요한 일이 무엇인지 정확히 파악하면 한결 간소화가 쉬워진다. 이제 불필요한 일들을 없애고 가장 높은 가치를 창출하는 일에 모든 시간을 들여야 한다. 8, 9가지 업무 목록을 적고 그중 6가지를 없애라. 아예 잊어버리거나, 다른 사람에게 위임하거나, 중요하지 않은 업무이므로 미루는 방법을 사용하면 된다. 이렇게 6가지를 없애고 나머지 3가지 업무만 남겨라.
네 번째 원칙은 집중하는 것이다. 집중할 목록이 줄어들수록 더 효과적이고 결과도 좋아진다. 한 가지 업무가 끝날 때까지 그 업무에만 집중하라. 즉 한 번에 하나씩 끝내는 단일 업무를 습관화하고, 한꺼번에 여러 가지를 시도해서는 안 된다. 다중 업무가 칭송받는 시대도 있었지만, 사실 다중 업무는 매우 비효율적으로 나타났다. 그리고 현재에 집중하라. 과거에 일어난 일을 곱씹거나, 미래의 문제를 미리 걱정할 필요는 없다.
다섯 번째 원칙은 더 생산적인 새로운 습관을 익히는 것이다. 간소화의 진정한 열쇠이자 원동력은 자신의 인생에 새롭고 더 생산적인 습관을 만들어 체질화하는 데 있다. 물론 한꺼번에 지나치게 많은 습관에 변화를 주면 실패할 확률이 높다. 한 번에 한 가지씩 새로운 습관을 들이도록 집중하는 게 최선이다.
여섯 번째 원칙은 작은 일부터 시작한 후 점차 늘리는 것이다. 간소화에 성공하려면 힘에 벅찬 일을 계획하기보다는 작은 것부터 시작해 꾸준히 나아질 수 있는 일부터 해야 한다. 이게 더 효과적인 이유는 작게 시작하면 집중도가 높아지고 강한 열정을 계속 유지할 수 있기 때문이다.
