스마트폰에 얼굴 파묻고 사는 시대 간결함이 당신의 조직을 구한다

Article at a Glance – 자기계발

정보의 홍수 속에 사는 현대인에게 가장 중요한 덕목은 간결함이다. 그러나 간결함을 유지하기 위해서는 내공이 필요하다. 쉽게 읽히는 글을 쓰기 위해서는 그 이슈에 대해 완벽하게 이해해야 한다. 의사결정 권한을 가진 사람들의 공통점은 시간이 부족하다는 점이다. 뭔가 지루한 보고를 하면 바로 반응이 나온다. 게임이 끝난 것이다. 산만해지기 전에 핵심을 밝혀 시선을 집중해야 한다. 이를 위해 보고의 윤곽을 잡는 ‘브리프맵’을 활용할 수 있다. Background(서론), Reason(근거 혹은 타당성), Information(핵심 정보), Ending(결론), Follow-up(추가 내용 혹은 질문)이 브리프맵의 핵심 얼개다. 

주의력 결핍장애(Attention Deficit Disorder)는 현대인의 상징이다. 애 어른 할 것 없이 모두 스마트폰에 얼굴을 파묻고 24시간을 보내고 있다. 회의를 할 때도, 식사를 할 때도, 대화를 할 때도 스마트폰에서 손을 떼지 못한다. 지금 같은 정보의 홍수 시대에 정보란 어떤 의미를 가질까? 그렇게 많은 정보가 필요하기는 한 것일까? 우리에게 쏟아져 들어오는 정보를 보면 마치 소방 호스로 물을 마시는 것과 같다. 전문직들은 하루 평균 304통의 e메일을 받는다. e메일을 처리하는 데 일주일에 28시간을 쓴다. 하루 평균 150번 스마트폰을 확인한다. CEO는 하루 시간의 85%를 회의 혹은 공식행사에 사용한다. 어디서나 외부와 연결돼 있다. 이렇게 분주하고 정보가 쏟아지는 현대인에게 가장 중요한 덕목은 무엇일까? 바로 간결함이다. 이 책은 그런 간결함에 대한 책이다.

뭐든 지나치면 좋지 않다. 약간 부족한 게 좋다. 정보도 그렇다. 정보 과잉은 집중력과 우선순위 결정력을 떨어뜨린다. 여러 일을 동시에 처리할수록 정보나 매체에 집중하기 어렵다. 멀티태스킹을 자주 하는 사람들은 다양한 정보 중 당장의 목표와 무관한 것을 걸러내지 못한다. 불필요한 정보로 인해 업무 수행능력이 떨어진다. 집중력은 근육과 같다. 집중할수록 근육이 강해지고 집중하지 못할수록 근육이 줄어든다. 과잉 연결, 과잉 정보, 과잉 끼어들기는 집중력을 떨어뜨린다. 거기다 말까지 길고 핵심이 빠진다면 어떤 일이 벌어질까? 그 말을 주의 깊게 들을 수 있을까? 쉽지 않다. 커뮤니케이션에서는 내가 무슨 말을 했느냐는 전혀 중요하지 않다. 상대가 무슨 말을 들었느냐가 중요하다. 만약 메시지가 전달되지 않았다면 그건 듣는 사람의 책임이 아니다. 말한 사람의 책임이다. 그렇게 많은 정보 사이를 비집고 나의 메시지를 상대에게 전하는 최선의 방법은 바로 간결함이다.

간결함이란 무엇일까? 짧게 말하지만 핵심을 정확하게 상대에게 전하는 기술이다. 반대는 길게 말하면서 핵심이 빠진 것이다. 끝난 후 상대로 하여금 “그래서 결론이 뭐야? 하라는 거야, 말라는 거야”라는 생각을 하게 만드는 것이다. 간결함은 시간의 문제가 아니라 상대가 어떻게 느끼느냐의 문제다. 간결함이란 무조건 짧아야 하는 것이 아니다. 주어진 시간을 최대한 효과적으로 잘 활용하는 것이다. 주어진 시간에 필요한 메시지를 충분히 잘 전달해 상대의 마음을 움직이는 것이다. 간결함은 필요한 말만을 의미하는 것은 아니다. 타이밍의 문제이기도 하다. 필요한 말을 제때 할 수 있어야 한다.

간결하게 말하기 위해서는 무엇이 필요할까? 간결함은 실력이다. 쉽게 읽히는 글이 가장 쓰기 어려운 글이다. 왜 그럴까? 쉽게 읽히는 글을 쓰기 위해서는 그 이슈에 대해 완벽하게 이해해야 한다. 간결함은 전문성에서 나온다. 간결하기 위해서는 그 분야를 완벽하게 이해해야 한다. 폭넓은 지식이 있어야 정확하게 요약할 수 있다. 그렇기 때문에 그 주제를 깊이 파고들어 철저히 공부해야 한다. 그런 지식이 있어야 관련 주제를 명료하게 설명할 수 있다. 간결함은 심도 있게 연구한 뒤 갖출 수 있는 그 사람만의 시각이자 관점이다. 간결하지 못한 이유는 본질을 파악하지 못했기 때문이다. 그럼 전체 내용을 일일이 전할 수밖에 없다. 듣는 사람이 전체를 듣고 알아서 본질을 파악하란 얘기다. 간결함이란 본질을 확실하게 파악한 후 얻을 수 있는 결과물이다.

높은 사람, 의사결정 권한을 가진 사람들의 공통점은 시간 부족에 시달린다는 점이다. 그들을 기다리는 보고가 너무 많다. 뭔가 지루한 보고를 하면 바로 반응이 나타난다. 프레젠테이션 도중 스마트폰을 확인하거나 전화를 받으러 자리를 비운다. 따분한 표정으로 노려본다. 게임이 끝난 것이다. 산만해지기 전에 핵심을 밝혀 시선을 집중시킬 수 있어야 한다.

간결한 소통의 기술

브리프

저자 조셉 맥코맥, 번역 홍선영, 더난출판사, 2015년

당신은 얼마나 간결한가? 상대를 지루하게 하는 재능이 있는 건 아닌가? 간결함에 대한 검사를 보자. 한 시간 분량의 정보를 2분 남짓한 길이로 요약할 수 있는가? 5줄 안에 핵심을 담아낸 e메일을 쓰고 있는가? 10장 이내의 그림은 많고 글이 적은 슬라이드로 당신 생각을 확실하게 전달할 수 있는가? 복잡한 아이디어를 간단한 이야기 혹은 비유, 은유로 전할 수 있는가? 중요한 소식을 기자처럼 전문적으로 전달할 수 있는가? 어려운 전문용어 대신 쉽고 명확한 단어를 사용하는가? 상대의 집중력이 떨어진 사실을 바로 알아차리는가?