SR5.스마트워킹을 통한 비용절감

스마트워킹으로 회의 80% 줄이고
보고서 절반 없애라

251호 (2018년 6월 Issue 2)

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Article at a Glance
스마트워킹은 임직원들의 업무 생산성을 높여 원가 절감과 조직의 경쟁력 강화에 크게 기여한다. 최근에는 디지털 기술 발달로 스마트워킹이 더욱 쉬워졌다. 스마트폰과 공짜로 활용할 수 있는 소셜네트워크(SNS)관련 애플리케이션, 클라우드 시스템 등을 잘 활용하면 업무 관계자들이 정보를 유연하게 공유하고 실시간으로 소통해 의사결정의 질과 고객 가치를 크게 높이면서 비용도 절감할 수 있다. 불필요한 회의를 없애고, 보고서를 축소하고 해외 출장을 줄이는 것만으로도 비용절감과 기업 경쟁력 강화에 크게 기여할 수 있다.

비용 절감은 기업이 추구해야 하는 중요한 목표다. 불필요한 비용을 줄여 기업의 수익률을 높이는 것만큼 효율적인 경영활동도 없을 것이다. 그래서 많은 기업들이 시설개선, 운영효율 향상, 인건비 절감 등 ‘새나가는 돈’을 막기 위해 많은 노력을 기울인다.
하지만 새나가는 돈을 잡는 것만이 비용절감의 유일한 대안은 아니다. 만약 같은 자원을 투입해 더 많은 결과물을 낼 수 있다면 어떨까? 생산성 향상을 통해서도 비용절감 효과를 누릴 수 있다. 이를 가능케 해주는 것 중 하나가 IT(정보통신기술)를 활용한 스마트 워킹이다.

스마트워킹’이란 무엇일까? IT기술을 이용해 고정된 사무실에서 벗어나 언제 어디서나 편리하게 업무를 수행하는 것을 말한다. 유연한 근무환경으로 직원들의 창의적 사고를 돕고, 업무 과정에서 발생하는 비생산적 요소를 줄이는 장점이 있다. 즉 스마트워킹은 일하는 방식뿐만 아니라 문화와 제도 전반을 변화시켜 기업의 가치를 높이기 위한 것이다.

스마트워킹은 직원들이 같은 시간 내 더 많은 성과를 내도록 도와준다. 한국의 최근 경영상황을 살펴봐도 스마트워크는 필수적인 요소다. 최저임금제, 근로시간 단축으로 인해 기업의 인건비 부담이 커지고 있다. 야근, 주말근무를 회피하고 워라밸(일가정양립)을 추구하는 직원들도 늘고 있다. 직원들이 생산성을 높여 과거보다 더 많은 업무를 해낼 수 있다면 기업 입장에서 추가적인 인건비 부담을 해소할 수 있고, 직원 입장에서는 불필요한 초과 근무를 피할 수 있다.

나아가 스마트워킹은 기업의 조직문화도 바꿀 수 있다. 업무의 진척상황 및 애로요인들을 언제, 어디서나 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 보다 과감하게 권한을 위임하여 자율책임 문화를 정착할 수 있다. 직원들에게 보다 많은 인정의 기회가 부여돼 구성원들의 자존감이 커지고 그에 따라 내재적 동기부여 수준이 높아진다.

그럼에도 아직 스마트워킹을 제대로 활용하는 한국 기업들은 많지 않다. 스마트워킹의 개념을 제대로 이해하지 못하거나, 스마트워킹을 활용할 수 있는 기업 문화를 조성하는데 실패했기 때문이다. 그렇다고 포기하기는 이르다. 현재 우리나라의 스마트폰 보급률, 인터넷 활용 성숙도 등을 비춰봤을 때 스마트워킹의 도입 가능성은 무궁무진하다. 필자는 스마트워킹에 대한 기본 개념을 소개하고, 이를 어떻게 실무에 적용할 수 있을지 구체적으로 소개한다.

‘쉽고 간단한’ 스마트워킹
2010년대 초반부터 최신 IT기술을 활용하여 본격적인 스마트워킹을 시행했던 미국 시스코사가 2013년 스마트워킹의 성과를 측정한 보고서를 발표했다. 당시 전 세계 임직원들의 41%가 미국 이외 지역에서 근무했고, 38%의 직원들은 그들의 관리자가 다른 나라에 근무하고 있었다. 32%의 직원들은 모바일워커로 분류되었고, 6%의 직원들은 원격업무로만 업무를 수행했다. 스마트워킹을 통한 협업효과에 따른 비용절감효과 및 생산성 향상 효과는 총 2조5000억 원에 달했다. 세부적으로 살펴보면 아래와 같다.

1. 근무시간 감소 및 생산성 향상: 1조3000억원
2. 해외 및 국내 출장 감소 효과: 1조원
3. 영업성공율 증진에 따른 효과: 2500억원
4. 기타: 각종 지원 및 관리비용 절감과 영업싸이클의 감축에 따른 효과

스마트워킹으로만 성과창출을 했다고는 생각하기 어려운 큰 금액의 효과를 창출해 낸 것이다. 그것도 지금으로부터 5년 전에 말이다. 이외에도 네델란드는 이미 2000년부터 각종 편의시설 및 IT시스템을 갖춘 스마트워크센터를 중심으로 업무혁신을 지속하여 지금은 세계 최고 수준의 노동 생산성을 보여주고 있다.

최근 IT 기술이 소개되기 전까지만 해도 스마트워크의 유형을 1. 모바일 오피스(스마트기기를 활용하여 언제, 어디서나 일할 수 있다는 개념), 2. 스마트워크센터 (본사 이외의 지역에 스마트워킹을 할 수 있는 제반 시설을 갖추고 출퇴근 등의 이동시간을 줄일 수 있도록 지원) 3. 홈오피스 (재택근무를 지원하기 위해 각종 필요한 시설 지원) 4. 스마트 오피스 (앞의 3가지 개념과는 달리 직장 내에서 각자 지정석이 없이 필요한대로 자유롭게 좌석을 정해서 근무하는 형태) 등 4가지로 나누었다.

최근 IT 기술은 스마트워킹을 굳이 4가지로 구분할 필요 없이 모바일 오피스와 스마트오피스 정도로만 구분해도 될 정도로 발전했다. 다시 말해 이제는 특별히 스마트워크센터나 홈오피스를 위한 별도의 시스템을 준비할 필요가 없는 상황이다. 이제는 스마트폰만으로도 별도의 시스템이 없이 스마트워킹을 지원할 수 있게 됐기 때문이다. 2010년 이후 대기업들을 중심으로 많은 비용을 투자해 여러 지역에 스마트워크센터를 세웠지만 지금은 그 효용성이 떨어져 철수시키는 회사들이 제법 있는 것만 봐도 알 수 있다. 이제는 스마트워킹이 대형기업들만 실행할 수 있는 전유물이 아니다. 별도의 시스템 개발 능력이나 자금 여력이 부족한 중견기업이나 중소기업도 얼마든지 시작할 수 있다.

특히 4차 산업혁명시대에는 인공지능(AI), 딥러닝(Deep Learning) 등의 발전을 통해 음성, 이미지, 영상인식 기술 및 로봇 기술 등이 급속히 발전했다. 지금은 스마트폰에 말로 하거나 문서를 사진으로 찍으면 문서가 작성이 되고 작성된 문서를 목소리로 읽어 준다. 사투리를 표준말로 바꾸어 문서를 만들어 준다. 이런 모든 문서들은 별도로 저장버튼을 누르지 않아도 클라우드에 자동 저장된다.

책 한 권 분량의 문서도 영어, 일어 등 104가지 언어로 순식간에 번역해 준다. 그 번역의 품질도 매우 빠른 속도로 개선되어가고 있다. 이제 곧 국제전화에서 한국인이 한국말로 말하면 상대는 상대국의 언어로 듣게 될 것이다. 각종 다른 디바이스에서 작업된 문서는 실시간으로 모든 기기에 동기화되며 자동 저장된다. 키워드를 말로 하면 문서 제목뿐 아니라 저장된 모든 문서의 내용 전체를 훑어서 그 키워드가 있는 문서를 즉시 찾아 준다.

이렇듯 시스템 자체를 구현하는 것은 어려운 일이 아니다. 각종 업무별로 기존의 ERP(전사적자원관리)를 보완할 수 있는 수많은 클라우드 유료 어플리케이션들이 개발되어 있다. 대기업을 중심으로 일부 기업들은 스마트워킹을 위해 그러한 유료 어플리케이션들이나 자체 개발한 어플리케이션들을 이미 운영하고 있다. 하지만 수평적 의사소통 시스템, 실시간 정보 공유 등의 업무 환경이 제대로 갖춰져 있지 않아 이를 제대로 활용하지 못하는 경우가 비일비재하다.

다음은 새롭고도 엄청난 속도로 발전하고 있는 최신 IT 기술을 실 업무에 적용하여 스마트워킹하는 세 가지의 대표적인 사례다.

첫째, 한 영업사원이 스마트워킹하는 사례이다.

회사로서는 매우 중요한 한 고객사를 방문하여 지금 막 매우 중요한 이슈가 요청된 회의를 마쳤다. 고객사는 ‘A제품의 납품기일을 1주일 앞당겨 달라’고 한다. 일반적인 방법으로는 도저히 풀기 어려운 요구사항이다. 그 영업사원은 회의를 끝내자마자 고객사 건물 안에서 바로 자신의 핸드폰으로 클라우드에 저장된 ‘영업상황보고서’라는 스프레드시트를 연다. 핸드폰 마이크에 대고 회의에서의 고객사 요구사항을 말하면 즉시 문자로 입력되고 자동으로 저장된다. 카카오톡에 미리 그룹핑된 ‘영업상황보고서’에 초대되어 있는 모든 관련자들에게 ‘중요한 이슈가 있으니 관련된 모든 사람은 곧바로 댓글을 달아달라’는 내용을 역시 말로 하여 카톡 메시지를 보낸다. 그 보고서와 관련되는 모든 관련자들은 카톡으로 알림메세지를 받자마자 그들이 어디에 있든지 상관없이 실시간으로 확인할 수 있다.

각자 자신의 상황을 그 보고서상의 댓글을 활용하여 실시간으로 교신한다. 댓글 역시 말로 하면 문자화되어 저장된다. 생산에서는 스케쥴 조정이 가능하지만 원자재가 없다고 한다. 그런데 생산관리팀과 구매팀의 담당자들의 실시간 댓글 교신을 통해 1시간만에 원자재 수배도 이루어 지고 생산 스케쥴 조정도 완료된다. 이 과정에서 창원에 출장 가 있는 영업팀장과 마침 외출해 있던 구매팀장과 서로 댓글로 교신한 다음 전화 한 통화 한 것이 매우 큰 역할을 해 주었다.

영업사원은 이 중요한 이슈를 해결하기 위해 회사에 돌아갈 필요도 없었고, 각 부서간의 협조 내지 이해관계 조정을 위한 회의 한 번 열리지 않았다. 관련자 모두가 핸드폰을 활용했기 때문에 그들이 어디에 있든지 상관없이 즉시 의견을 교환해 신속하게 결론까지 얻어냈다.

영업사원은 다음 약속 장소로 이동하면서 그 결론을 고객사의 담당자에게 전화하고 또한 지하철 안에서 이메일로 확인해 준다. 이메일은 자신이 가지고 있는 핸드폰을 활용해 역시 말로 작성한 문구를 보낸다. 핸드폰에 엄지 손가락을 활용하여 문자를 입력하거나 노트북 조차 활용할 필요가 없다. 핸드폰만 있어도 된다. 그 고객사의 담당자는 전화를 받고 크게 놀라고 만다. 앞서 설명한 CISCO의 사례에서 보았듯이 고객의 충성도가 높아지지 않을까?

둘째, 실시간 수평적 의사소통 시스템을 활용하여 각종 품의서를 결재하는 사례를 한 번 보자.담당자는 총 비용 10억원이 소요되는 시스템 구축을 위해 작성한 품의서를 결재권자 모두에게 동시에 실시간으로 공유한다. 각 결재권자는 의문사항이 있거나 다른 의견이 있을 때는 언제든지 동 품의서에 댓글을 달 수 있고 그 댓글에 관련된 모든 사람은 다시 자신의 의견이나 답변을 댓글로 피력한다. 품의와 관련된 각종 자료는 이미 클라우드에 저장되어 있는 실시간 의사소통 시스템에서 확인하고 보다 깊은 내용을 파악하고 싶어 당해 보고서에 댓글 질문을 하고 관련되는 담당자들에게 카톡을 보내면 그 즉시 댓글 답신을 받을 수 있다.

최종 결재권자인 CEO도 댓글로 궁금한 점에 대한 질문을 한다. CEO의 질문에 대해서 품의서 작성자뿐 아니라 다른 관련사업부장으로부터 보고 댓글을 받는다. 그리고 CEO가 부산으로 출장 가는 도중에 품의서와 관련하여 갑자기 확인해야 할 내용이 있어 이미 클라우드 공간에 저장되어 있는 다른 관련 보고서들을 모두 다시 검토한다. 이후 좀 더 깊은 내용의 파악이 필요해 관련 실무자 세 사람을 자신의 핸드폰으로 동시 동영상 통화에 참석시켜 상대의 얼굴을 보면서 다자간 통화를 한다. 댓글로 모든 결재자가 승인한 것을 확인하고는 CEO도 최종 댓글 승인을 한다.

지출 규모가 매우 큰 10억 원 상당의 품의서를 결재하는 모든 과정을 실행하는데 모여서 하는 회의 한 번 없었다. CEO가 갑자기 요청한 핸드폰 동영상 통화에 회사 사무실이 아닌 다른 장소에 있다고 참석하지 못한 사람도 한 사람도 없었다. 품의를 위해 별도로 추가 작성한 보고서 한 장도 없었다. 특별히 수직적인 업무지시도 없었다.

궁금한 것은 어디에서든 자신의 스마트폰이나 노트북이나 PC에서 직접 파악할 수 있었다. 추가질문사항에 대해서는 댓글로 물어보고, 다른 사람들의 의견을 실시간으로 파악했을 뿐이다. CEO는 자기가 알고 싶은 모든 내용을 필요한 즉시 클라우드 실시간 의사소통 시스템에서 열어보았고 실시간으로 피력하는 모든 임원들의 의견들을 수렴한 후 최종 의사결정을 하는데까지 1주일 남짓 걸렸다. 종전 방식이었다면 수 차례의 회의와 엄청난 양의 보고서 작성 및 검토로 최소한 1달이상을 허비해야 했을 것이다.
셋째, 한 회사에 본사 이외에 2개의 국내 공장과 6개의 해외 현지 공장이 있다. 그 중 폴란드에 위치한 한 공장에서 화재가 발생하여 폴란드인 근로자 몇 명이 부상당했다.

폴란드현지 법인장은 그 즉시 공장 내 회의실에 관련자들을 모아놓고 자신의 핸드폰 화면을 빔프로젝터에 ‘미러링’하고 전 세계 관련자들에 대해 핸드폰 동영상 통화를 소집한다. 본사에는 CEO 등 이와 관련되는 임직원 5명이 본사 회의실에서 빔프로젝터로 CEO의 핸드폰 화면을 미러링하고, 지금 미국 현지법인으로 출장 가고 있는 해외사업 담당 전무는 자신의 핸드폰으로 참여하며, 과거 이와 유사한 사건이 났었던 베트남 공장 법인장 및 관련 직원이 법인장 방의 PC 모니터에 공장장 핸드폰을 미러링하여 동영상 통화에 참석한다. 과거 사건 당시 처리에 중점적인 역할을 담당했던 베트남 공장의 한 베트남인 직원은 공장 안에서 직접 자신의 핸드폰으로 참석한다.

폴란드 법인장은 현지에서 핸드폰으로 찍은 동영상 (요즈음 방송사들은 프로그램 촬영을 위해 1억원 이상 소요되는 방송용 카메라 대신 스마트폰으로 대체하여 활용하고 있다.)을 동영상 회의에 참여한 모든 사람들에게 보여주면서 사고 현장에 대해 상세하게 설명한다. 각 지역의 빔프로젝터나 PC모니터나 핸드폰 화면들은 모두 말하고 있는 사람의 화면으로 자동 변환되어 보여준다.
이 세 가지의 사례는 마치 미래 공상영화에서 보는 먼 나라의 상황으로 이해하는 사람도 있을지 모르겠다. 그런데 최신 혁신적인 기술을 통해 충분히 우리 업무에 적용할 수 있다. 필자는 상기의 세 가지 사례 모두 현재 누구든지 무상으로 쉽게 다룰 수 있는 구글의 드라이브, 문서, 스프래드시트, 번역, 행아웃, 그리고 카톡(일반적으로 무상으로 제공되는 앱들은 알람 기능이 없어 주요사안의 경우 관련자 모두가 즉시 확인하도록 알람 기능을 수행하기 위해 활용)이라는 6가지의 앱을 활용하면 실행할 수 있는 상황들을 전개해 본 것이다. 일반적으로 지메일을 기반으로 구글 드라이브, 구글 문서, 구글 스프래드시트, 구글 번역, 마이크로소프트 오피스랜즈와 원드라이브, 토크프리 (아이폰 활용자를 위해서는 ALOUD), 네이버클라우드, 드롭박스, 어도비의 Creative Cloud 등 모두 무료로 즉시 활용할 수 있는 앱 등 15개 정도의 세계 최상의 무상 앱들을 활용하면 실시간 수평적 의사소통 시스템을 구축하고 스마트워킹을 실행할 수 있다.

한국에선 왜 안될까?
2017년에 한국창조경제연구회(KCERN)가 조사한 자료에 의하면 선진국의 경우 공공 및 민간에서 활용하고 있는 데이터들 중 클라우드에 저장된 비중 평균이 86%나 된다. 반면 우리나라의 경우는 인터넷 강국이라고 자부하면서도 인터넷을 활용하는 가장 중요한 수단인 클라우드 데이터의 비중이 전체 데이터의 1.4%에 머물렀다.

이렇듯 국내에서 스마트워크의 보급이 크게 미진한 이유 중 핵심은 바로 우리 기업들의 조직문화 때문이다. 스마트워크의 활성화를 위해서는 무엇보다 먼저, 직접적인 대면과 상명하복의 명령체계를 중시하는 국내 기업의 조직문화가 변해야 한다. 현재와 같은 조직문화에서 관리자는 자신이 관리하는 부하직원이 다른 공간에서 일하는 것 자체를 용납하지 않는다. 뿐만 아니라, 직원들은 동료들과 떨어져서 일하는 것에 대한 불안감을 느끼고 직장상사나 조직으로부터 불이익을 받지 않을까 하는 점을 우려할 수밖에 없다.

필자는 그간 수많은 CEO들에게 상기 사례 및 기법들을 실제 보여주면서 스마트워킹하는 문화를 당장 시작할 것을 강력하게 추천해 왔다. 그런데 중견기업 이상의 CEO들의 반응은 너무나 좋은 기능들이라고 매우 놀라면서도 대체로 다음과 같은 우려를 가지고 있었다.

첫째, 협업을 위한 비슷한 기능들을 큰 비용을 투자하여 최근 개발해서 이미 사용하고 있어서 새로운 시스템으로 대체하기가 어렵다는 것이었다.
이런 반응에 대해서는 필자는 그 시스템이 사내 보관 데이터들을 클라우드로 원활하게 이전하고 있는지, 그리고 새로운 데이터들을 클라우드로 저장하고 있는지 묻는다. 그런데 그런 질문에 대해 정확한 답변을 하는 사람도 없었고, 그저 최근에 너무나도 거액을 투자한 것을 제대로 활용해 보기도 전에 당장 버린다는 것이 아깝다는 듯한 표현이었다. 아무리 많은 비용을 투자해서 개발한 시스템이라고 하더라도 스마트워킹에 필요한 데이터를 클라우드에 효과적으로 올릴 수 없는 시스템이라면 당장 버리는 것이 훨씬 더 큰 성과를 얻게 될 것이다. 왜냐하면 스마트워킹을 통해 얻을 수 있는 성과가 이미 투자한 비용보다 비교도 안 될 만큼 훨씬 더 크기 때문이다. 이미 스마트워킹 시스템을 잘 갖추어 놓았다고 생각하는 회사들의 경우도 이 점을 명확하게 다시 한 번 짚어보아야 한다.

둘째, 자신은 기계치라 스마트폰 앱을 잘 다룰 줄 모른다거나 자신은 눈이 나빠 스마트폰의 작은 화면을 잘 볼 수 없다며 난색을 표하는 경우이다.
그런데 정말 답답한 일이다. 그런 기계치라고 치부하는 CEO들이 카톡이나 밴드 등 자신들의 일상생활에 꼭 필요한 기능들을 배우는데 얼마나 걸렸을까? 필요에 따라 계속 사용했기 때문에 숙달되었을 뿐이다. 실제 하나의 앱을 익숙하게 사용하는데에는 긴 시간이 걸리지 않는다. 이제 스마트폰은 PC에서는 할 수 없는 스마트워킹과 협업에 있어 필수적인 기능들을 수행한다. 그리고 눈이 나쁜 사람은 사무실 PC에 연결된 모니터를 좀 큰 것으로 바꾸면 언제든지 스마트폰 화면을 모니터에 미러링해서 볼 수 있다. 물론 TV가 있다면 TV로 미러링하면 된다. 가장 중요한 점은 현재의 기술을 이용하여 스마트워킹을 실행하기 위해서는 스마트폰이 필수기기라는 사실이다.

만일 상기 사례와 같은 시스템이 잘 갖추어져 어디에서든 언제든 어떤 디바이스로든 필요한 정보를 즉시 찾아내고 필요한 사람과 동영상 통화를 통해 즉시 궁금한 사항을 알아낸다는 엄청난 장점들을 피부로 느끼게 되면 강제하지 않아도 계속 활용하며 숙달하게 될 것이다. 아무리 훌륭한 클라우드 실시간 의사소통 시스템을 구축해 놓았다 할지라도 CEO가 활용하지 않고 예전과 같이 끊임없이 회의와 보고서를 요구한다면 그 시스템은 거의 무용지물이 되고 만다.

그런데 문제는 그런 효과적인 클라우드 환경의 시스템을 구현한 국내 기업은 아직은 손으로 꼽을 정도로 그리 많지 않다는 점이다. 반대로 생각하면 현재 거의 아무도 활용하지 않는 상태에서 내 회사가 앞서 나가 짧은 기간 내에 생산성을 크게 향상시킨다면 매우 쉽게 블루 오션에 들어가는 것과 마찬가지의 효과를 얻게 될 것이다.

셋째, 보안을 우려한다. 나는 이런 사람들에게 다음과 같은 질문과 설명을 해 준다. 만일 보유하고 있는 현금 3억 원을 최근 500만 원 주고 새로 구입한 매우 튼튼한 금고에 보관할지, 아니면 은행에 보관할지를 묻는다. 답은 당연히 은행이다. 만일 자신이 구입한 금고에 보관하겠다고 하는 사람이 합리적인 판단을 하고 있다고 보기 어렵다. 내가 구입한 금고보다 수만 배나 안전한 은행 금고에 보관해야만 안전할 뿐 아니라 인터넷 송금 등 각종 금융 서비스를 받을 수 있기 때문이다.

만일 초대형 그룹사가 많은 비용을 들여 회사의 내부 클라우드 시스템을 개발해 놓았다고 가정하면 아마도 수십만 명을 위한 자체 시스템일텐데 그 시스템과 아마존, 구글 등이 활용하는 수억명을 지원하는 인터넷 데이터센터 Internet Data Center의 보안을 비교할 때 어디가 더 안전할까?

상기 사례와 같은 환경을 만들기 위해 각종 세계 최고의 무료 앱들을 활용하여 회사의 실시간 의사소통시스템을 구축하는데는 단 1~2개월밖에 소요되지 않는다. 무료 앱들을 활용하기 때문에 추가 비용도 거의 없다. 다만 자체 인력만으로 진행할 경우 경우에 따라 시행착오를 거칠 수 있으며 시간도 많이 걸리므로 전문가의 자문을 받아 진행하는 것이 훨씬 효과적이다.

우선 필요한 데이터들이 클라우드 공간으로 이전되고 지속적으로 활용하여 스마트워킹이 조직문화에 뿌리내리게 되면 어떤 유료 클라우드 솔루션들이 회사에 가장 효율적인지 연구하면서 필요하다고 판단될 때 채택하면 된다. 스마트워킹 조직 문화가 뿌리내리지 않은 상태에서 클라우드 활용을 위한 유료 솔루션을 구입하는 것은 그 효율성이 떨어질 수밖에 없다.

밀레니엄세대, 또는 Y세대라고 칭하는 사람들은 PC가 소개된 1980년 이후에 탄생한 사람들을 일컫는다. 컴퓨터와 모바일 기기를 잘 다루어 스마트 신인류시대를 사는 디지털 네이티브 세대다. 이제 직원들의 반 이상을 점하게 된 이들은 스마트워킹을 위한 별도의 변화관리 교육을 하지 않아도 그 방법을 이미 잘 알고 있다. 그 이전 세대인 임원과 관리자들이 먼저 패러다임을 완전히 바꾸고 스마트워킹하는 습관에 앞장설 수만 있다면 성공의 길로 들어갈 수 있다.

일하는 방식을 바꿔라
최신 IT기술을 활용하여 스마트워킹을 하면 다음과 같은 업무혁신을 어떤 다른 수단과 방법들보다도 효율적으로, 또한 효과적으로 시행할 수 있게 된다.

1. 회의의 80%를 없애라.
스마트워킹하는 조직 문화가 뿌리내리면서 앞의 세 가지 사례에서도 보았듯이 이제는 모여서 하는 회의가 거의 필요 없는 시대이다. 실시간 수평적 의사소통 시스템을 통해 회의에서 얻을 수 있는 정보나 효과보다 수십 배 많고도 정확한 정보와 효과를 매우 신속하게 얻을 수 있다.
우리가 일반적으로 시행하고 있는 회의는 다음 6가지 형태로 구분될 수 있다.

2. 정보전달, 지시 및 공유/진척도 확인을 위한 회의
결정된 사안을 실행하기 위하여 명령 또는 지시를 내리거나, 추진상황을 보고 받는 것을 주로 하는 회의를 말한다. 또한 직원들이 알아야 하는 사항을 명확하게 전달하기 위하여 개최하는 회의이다. 일반적으로 회사에서 가장 많이 실행되며 주로 정기적인 회의일정으로 진행되기 때문에 장기 출장이 아닌 한 대부분의 대상자가 참석한다.
그러나 이 회의의 문제점은 다음과 같다. 우선 일반적으로 회의 주재자가 많은 발언을 하고, 기타 참석자들은 자신이 보고할 때 이외에는 발언의 기회가 주어지지 않는다. 또한 자신의 업무와 관련이 없는 사항에 대하여 지시하거나 보고하는 것도 듣고 있어야 하기 때문에 장시간이 소요되므로 회의 몰입도가 매우 낮고 효율성도 매우 떨어진다. 더 큰 문제는 참석자가 주요 질문에 대해 상세한 내역을 기억하지 못하거나 담당자가 아닌 경우 당해 회의에서 정확한 답변을 하지 못하면 그 사안에 대한 결론을 얻어낼 수 없다는 것이다. 그러면 새로운 회의가 다시 소집되거나 보고서가 작성된다.

마지막으로, 관련되는 모든 사람들이 참석해야 하기 때문에 소요되는 기회비용이 엄청나다. 이 목적의 회의에 평균 연봉 1억 원의 임원 5명이 주 5시간 자신이 회의를 직접 주재하거나 참석한다고 가정해 보자. 주 규정시간 40시간보다 더 많은 주 50시간을 근무한다고 보면 10%의 업무시간을 이런 회의에 소모하는 것이다. 회사에서의 실 비용은 연봉의 2배정도 된다. 따라서 회의에 소모하는 실 비용은 년 1억원(2억 원 X 5명 X 10%)이다. 이 비용은 이런 종류의 회의를 없앤다면 임원들로부터만 줄일 수 있는 실금 액인데 실제 이런 회의에 참석하는 사람들은 훨씬 더 많을 뿐 아니라 실시간 의사소통으로 대체함으로써 추가로 얻어지는 성과를 계산한다면 그 기회비용은 이보다 훨씬 더 크다는 것을 명심하기 바란다.

이렇듯 실시간 수평적 의사소통 시스템을 활용하면 회의하는 것보다 훨씬 정확하고 신속한 정보를 획득할 수 있다. 최근 IT 기술을 활용한 실시간 수평적 의사소통 시스템을 갖추는 한 이런 종류의 회의는 거의 없애는 것이 너무나도 당연한 일이다.



3. 갈등/이해관계 조정 및 문제 해결
갈등과 문제의 원인을 탐색하고 이를 해결하는 것을 목적으로 하는 회의이다. 갈등은 객관적으로 검증이 가능한 것에 대하여 이견을 가진 경우와 기여도와 같이 객관적인 검증이 어려운 것에 대하여 이견을 가지는 경우에 시행한다.

그런데 앞에서도 설명했듯이 과연 이와 같은 갈등이나 이해관계 조정과 문제해결이 꼭 회의를 통하는 것이 효율적인 방법인가? 특히 회의를 할 때 참석자 모두가 문제 해결에 필요한 상세 내용을 모르거나 즉시 찾을 수 없을 경우 그 회의에서 결론을 내지 못하고 추가 교신이나 새로운 회의를 소집해야 한다. 앞에서 영업사원이 이슈를 제기하고 해결해 나가는 사례로 설명한 실시간 의사소통 시스템에서 댓글을 통해 교신하고 꼭 필요한 경우 모바일을 활용한 다자간 동영상 통화를 통해 해결한다면 이와 같은 목적을 훨씬 신속하고도 정확하며 효과적으로 달성할 수 있다. 이 목적을 위한 회의 역시 실시간 수평적 의사소통 시스템을 활용함으로써 최대한 줄이는 것이 해답이다.

4. 의사결정을 위한 회의
집단이 어떤 사안에 대하여 의사결정을 하는 것을 목적으로 하는 회의를 말한다. 계획의 승인, 특정 업무 추진의 결정, 명칭의 결정, 비전의 결정, 평가 기준의 선정, 인사 조치의 결정, 성과 배분의 결정 등을 포함한 회의가 이에 해당한다. 인수합병, 추가 설비 투자 등 매우 중요한 사안이나 큰 돈이 들어가는 의사결정을 해야 하는 경우 그 의사결정을 위한 별도 팀이 구성되거나 수많은 보고서 작성을 수반하는 회의가 소집되게 된다.

그러나 앞에서 설명한 품의 결재를 위한 사례에서 설명했듯이 실시간 의사소통 시스템을 활용하게 되면 의사결정에 필요한 대부분의 데이터는 클라우드에 저장되어 언제든지 어디에서나 어떤 디바이스로도 확인이 가능하다. 추가 질문이 있는 경우 댓글을 달기만 하면 그와 연관된 모든 사람들이 답신을 하게 된다. 그리고 직접 대면 대화가 필요한 경우 TV나 내 책상 위의 모니터나 회의실의 빔프로젝터, 혹시 외출 중이라면 스마트폰을 직접 활용하여 언제든지 원거리 화상회의를 진행할 수 있다.

기업 온라인 교육업계에서 선두권을 달리면서 지속적으로 성장하고 있는 휴넷의 경우 대부분의 중요한 전략이나 사안에 대한 의사결정은 설문을 통해 이루어지고 있다고 한다. 주요 사안을 위한 의사결정을 위해서 사안에 따라서는 휴넷과 같이 클라우드 설문서를 활용할 것을 강력하게 추천한다. 임직원들의 의식 조사를 기반으로 의사결정해야 하는 사안은 많다.

그러나 이제까지는 그러한 설문조사를 위한 절차나 시간 및 비용이 너무나도 컸기 때문에 실행하지 못했을 뿐이다. 하지만 구글의 설문서를 사용할 경우 사용자의 나이와 상관없이 1~2번 실습만 거치면 20~30분만에 20개 항목 정도의 설문서를 작성할 수 있다. 이후 전화 메시지, 카톡, 또는 밴드 등을 통해 한꺼번에 배포하고 답신 대상자들은 스마트폰을 통해 1~2분 정도면 답신 작성을 마칠 수 있다. 답신자들이 스마트폰에서 답신결과를 저장하는 즉시 배포자 PC나 노트북에서 앱이 자동으로 취합해 주는 스프레드시트와 그래프로 조사 결과를 파악할 수 있다. 몇 번의 실습을 거친 사람이라면 하나의 설문서를 작성하고 답신에 대한 분석까지 마치는데 걸리는 시간은 1시간이면 충분하다.

이렇게 회의를 줄이게 되면 어떤 효과가 나타날까? 첫째, 보고서를 50%로 대폭 줄일 수 있다. 회사에서의 의사소통은 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다고 해도 과언이 아니다. 새로운 프로젝트를 기획하고 협업을 통해 시행하고 성과를 도출해내기까지 수백 장의 보고서를 작성하게 될 것이다.

2013년 생산성본부에서 직장인 473명을 대상으로 한 조사결과에 따르면, 하루 업무에 사용하는 시간 중 문서작성에 29.7%, 자료검색 및 수집에 22.3%, 총 52%의 시간을 문서작성 및 자료검색과 수집에 사용하고 있다.

직장인들이 근무시간 중 이렇게 많은 비중을 차지하는 보고서 작성을 줄이기 위해 우리는 어떤 노력을 하고 있을까? 앞에서 설명했듯이 각종 회의를 대폭 줄이면 자연히 보고서는 그만큼 줄어들 것이다.

더불어 임원들이나 관리자들이 자신의 업무파악 목적에 맞도록 별도로 보고서를 작성하도록 지시하는 관습도 사라질 수 있다. 이제는 자신이 원하는 정보는 실시간 의사소통 시스템을 통해 즉시 확인할 수 있고 지금 당장 그 정보가 없다면 댓글을 달기만 하면 역시 댓글로 답신을 바로 확인할 수 있기 때문이다. 그 시스템은 사용을 지속해 나가면서 점차 개선되어 갈 것이다. 그러한 개선 작업은 전산요원에 의해 개발되는 것이 아니라 현업 담당자에 의해 필요에 따라 수시로 직접 실행된다. 스마트워킹을 통해 회사 전체의 보고서는 50% 이상 줄일 수 있으며 줄어야 한다.
둘째, 이제 출장 대신 필요한 시점에 즉시 스마트 폰 앱과 함께 모니터나 TV나 빔프로젝터를 활용해 다자간 동영상 통화를 시행할 수 있다. 처음에는 좀 불편하다. 그러나 이미 설명한 CISCO의 사례에서 출장으로 인한 비용 감축이 전체 스마트워킹으로 인한 비용감축 및 생산성 증대효과의 반 가량이나 되었다는 것을 참고하기 바란다.

스마트워킹 적용한 국내 기업 사례 소개
그간 컨설팅해 온 기업들을 대상으로 회의 및 보고서 작성과 그 준비를 위해 사무직 1인당 소모하는 시간을 조사한 적이 있다. 회사의 성격이나 업무의 성격에 따라 약간의 차이는 있었지만 1인당 1일 평균 3~6시간이었다. 상위 관리직으로 올라갈수록 더 많은 시간이 소모되었다.

일하는 방식을 바꾸어 회의와 보고서 작성을 줄여서 절감할 수 있는 시간은 1일 3시간이상이 된다. 직원들의 평균 연봉을 3천만원 정도로 낮게 계산한다 하더라도 총비용을 연봉의 2배로 계산하면 1인당 연 1700만 원가량 (3000만 원 X 2 X 3시간/한국근로자 1일 평균 근로시간 10.7시간)을 절감할 수 있다. 사무직 100명이 근무하는 회사의 경우 연간 17억 원 이상의 기회비용이 추가 지불되고 있다고 보아야 한다. 나아가 Y세대가 주축을 이루고 있는 직원들의 야근과 주말 근무를 줄여 일과 생활의 균형 문제를 해소하고 자율성을 줌으로써 얻는 생산성 증대 효과는 훨씬 더 클 것이다.

국내에도 스마트워킹을 도입해 실질적인 비용 절감 효과를 본 기업이 있다. ㈜두산은 2014년부터 VDI 기반의 클라우드워킹을 도입하고, 2016년부터는 클라우드 드라이브 기반의 자료작성 협업체계를 시행하는 등 스마트워킹이 조직문화로 뿌리내리도록 지속적으로 일하는 방식을 바꿔왔다.

㈜두산에서 기획부서가 전략 보고서를 작성하는 사례를 보자. 클라우드 드라이브를 통한 스마트워킹이 실행되기 이전에 주요 보고를 한번 하려면 준비하는데만 한달 정도 걸리고, 보고가 끝나고 나면 모두가 녹초가 되는 일이 일상다반사였다. 팀장은 팀원들과 회의를 통해 전략 방향성에 대해 논의를 하고 자료 작성을 지시하고 나면, 일주일 정도가 지나서야 가져오는 자료를 처음 보곤 했다.

분명히 처음 회의를 할 때는 서로 이해가 다 되었다고 생각했는데, 방향성도 달라지고, 필요해 보이는 데이터도 부족한 것 투성이었다. 다시 지시를 내리고 고치는 작업이 반복 되면서 촉박한 보고일정에 맞추기 위해 야근과 재작업이 일상이었다. 팀원들 입장에서도 임원/팀장의 지시가 계속 바뀌고 그것 때문에 비부가가치적인 업무를 하고 있다는 느낌을 지울 수 없었다

그러나 클라우드 드라이브 활용 이후에는 팀원들과 전략 방향성에 대한 회의를 하고 난 후, 팀원들은 클라우드 드라이브에서 전체적인 보고 개요를 짜고, 임원/팀장들은 그 과정을 실시간으로 같이 보게 된다. 방향성을 맞춰야 하는 부분, 추가적인 데이터가 필요한 부분은 작성중인 자료 위에 서로 메모로 붙여놓고, 팀원들은 그걸 보면서 수정한다. 필요한 자료를 다른 팀에서 받아야 하는 경우는 협업이 필요한 부서 담당자를 자료 작성자에 추가해 자료를 직접 수정할 수 있게 해준다.

보고서 작성에 유관된 사람 모두가 자료작성 초기부터 전체 흐름과 상세한 데이터까지 모두 같이 협업해서 작성하기 때문에 자료를 검토하는 시간이나 재작업을 하는 시간도 거의 없고, 서로 불필요한 오해가 생길 일도 없다. 또한 보고와 회의가 스마트해지면서, 본연의 업무 수행에 더 집중할 수 있게 된 부분이 가장 큰 효과라 하겠다.

이러한 변화는 즉시 업무 효율성과 수익성 향상으로 나타났다. 출장 이동, 보고 대기 등에서 발생되는 비효율 업무시간은 40% 이상 감소되었고(두산 내 자체 집계 기준) 2015년이후 영업이익이 평균 7% 이상 성장(두산 연결재무제표기준)하는 등 기업의 전반적인 경쟁력이 향상되는 모습을 보여주고 있다

앞서 강조한 것처럼, 스마트워킹을 달성하기 위해 중요한 또 다른 요소는 ‘수평적인 소통’이다. 이 시대에 기업이 살아남아 성장하기 위해서는 소비자들이 원하는 미세한 차이를 읽어내고 그것을 상품화 또는 제품화해 내는 것이다. 그러기 위해서는 창의력과 아이디어가 필요하다. 이 창의력과 아이디어는 개인과 부서, 조직, 사업 간에 적극적인 교류와 소통을 통해 시너지를 창출해야 얻어낼 수 있다.

이것이 바로 협업경영이다. 협업 경영의 근본은 수평적인 협업문화를 조성하여 협업의 시너지를 창출하는 것이다. 삼성전자는 이재용 부회장의 실용주의 경영행보에 맞춰 2014년3월에 '나'보다 똑똑한 '우리'의 아이디어를 모으기 위해서 모자이크(MOSAIC)란 이름의 플랫폼을 개설하여 집단지성을 적극적으로 활용하고 있는 대표적 기업 중 하나다. 일부 개발인력만으로 다양한 소비자 요구를 충족할 수 없게 되면서 임직원들의 보다 많은 지식을 신상품 발굴, 개발에 활용하기 위한 노력을 기울이고 있는 것이다.

언제 어디서나 의견을 올릴 수 있기 때문에 참신하고 다양한 의견 개진이 가능하고 정확한 의사 전달을 토대로 빠르고 효율적인 제도 개선이 가능하다. 모자이크를 활용하면서 인사시스템 개선과 같은 업무도 한결 빨라지고 효율적이게 됐다. 과거엔 인사 시스템을 개편하기 위해선 인사팀이 중심이 돼 방안을 마련하고 주요 부서장을 중심으로 의견을 교환하는 절차를 진행해야 했다. 이 과정에서 수개월의 시간이 걸리는 것은 물론 임직원들의 의견이 제대로 반영되지도 못했었다.

2016년8월24일 갤럭시노트 7 배터리 발화사건이 터진 후 삼성전자의 대응 방식을 살펴보자. 삼성전자는 사건 접수 1주일 정도 지난 9월2일 엄청난 손실을 감수하면서도 리콜, 환불 등의 정면 돌파를 선택했다. 모자이크의 수평적 의사소통에 따른 임직원들의 애사심 담긴 의견들이 즉각 반영된 결과라고 할 수 있다.

수평적 의사소통을 통해 결과물을 창출해 내기 위해서는 조직원 각자가 우선 ‘나’중심에서 벗어나 서로 다르다는 것을 인정하고, 상대방을 먼저 이해해야 한다는 원칙도 잊어서는 안 된다. 실시간 수평적 의사소통 시스템은 이와 같은 조직문화가 신속하게 정착되도록 도와줄 것이다.

장동익 피플스그룹 상임고문 changdongik@naver.com

<필자소개>
국내 모든 기업이 최신의 클라우드 기술을 과감하게 채용함으로써 단기간에 업무를 혁신하고 임직원의 워라밸을 확보해 그간 선진국에 비해 매우 뒤떨어져 있던 생산성을 신속하게 따라잡기를 간절히 바라는 사람이다. 1993년에 설립해 23년간 경영하던 ㈜ 렉스켄을 통해 2004년 클라우드 기술과 솔루션을 국내에 처음으로 소개한 바 있다. 현재 피플스그룹 상임고문으로 클라우드 관련 기술을 알리고 있다. 공저로《4차산업혁명시대의 클라우드 기술 활용 스마트 업무혁신과 성과관리》,《핸드폰 하나로 책과 글쓰기 도전》과 《스마트워라밸》이 있다.
동아비즈니스리뷰 259호 Agile Transformation 2018년 10월 Issue 2 목차보기