관련자들 인상비평에 의존말라

편집자주

제안 입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개합니다. 김용기 쉬플리코리아 대표가 국내에서의 제안 성공 노하우에 이어 해외 제안 성공 노하우를 다룹니다.

제안서 평가 체크리스트(Assessment Tool)는 왜 필요한가?

대부분의 조직은 제안서 작성과정에서 중간중간 평가도 하고 일종의 ‘리뷰’도 실시한다. 하지만 이 리뷰 과정 자체가 효과가 없고 형식에 그친다면 말 그대로 시간낭비다.

실제로 기업조직 현장에서 보면 다수의 관련자들이 각자 자신들의 관점으로 리뷰를 진행하는 경우가 많다. 다양한 관점에서 제시된 여러 리뷰내용을 제안서에 반영하기 위한 불필요한 노력이 들어가고 혼란이 가중되는 경우가 발생하는 건 바로 이 때문이다. 이러한 문제점을 해결하기 위해 쉬플리는 일종의 제안서 평가 체크리스트인 ‘Assessment Tool’의 활용을 권장한다. 제안서 리뷰가 실질적인 제안서 개선에 도움을 주도록 하기 위해서다.

Assessment Tool은 좋은 제안서의 7가지 요건을 기준으로 각 항목별로 세부 기준을 설정하도록 한다. 모든 검토자가 공동의 관점을 가지도록 만드는 것이다. 또한 검토자의 개인적인 편견 또는 무지에서 발생하는 오류를 최소화해 효과적이고 효율적인 리뷰가 되도록 도와준다.

특히 해외 제안을 준비하는 경우라면 고객과의 사전 협의를 통해 제안서를 설명할 수 있는 기회가 적기 때문에 리뷰를 통한 제안서 개선이 더욱 절실하다.

1.좋은 제안서의 7가지 기준과 Assessment Tool

좋은 제안서의 7가지 기준은 다음과 같다. 당연히 Assessment Tool을 통해 제안서를 평가할 때도 같은 기준이 적용된다.

1)충실도(Compliance): 제안요청서의 요구 조건을 모두 기술했고 지시를 잘 따랐는가?

2)반응도(Responsiveness): 제안서가 고객의 니즈를 명확하고 직접적으로 서술하는가?

3)전략적 초점(Strategic Focus): 왜 우리의 제안서가 선택돼야 하는지 분명한가?

4)경쟁사 초점(Competitive Focus): 왜 우리의 제안이 경쟁사의 제안보다 나은지 명백한가?

5)서술의 품질(Quality of Writing): 서술이 고객중심적으로 잘 구성됐고, 명확하고 정확한가?

6)시각화(Visualization): 시각자료가 주요 강조점을 명확하게 전달하는가?

7)페이지 및 문서 디자인(Page and Document Design): 핵심 내용이 잘 돋보이고 그래픽과 텍스트가 균형 잡혀 있어 읽기가 쉬운가?

위 7가지 관점에 대해서 점수를 매겨보면 ‘수주에 성공하는 제안서’와 단순히 ‘잘 꾸며진 제안서’를 명확하게 구분할 수 있다. <그림 1>에서 위쪽에 보이는 방사도표는 잘 꾸며지기만 한 제안서의 평가결과다. 제안서 내용(contents)에 해당되는 충실도, 반응도, 전략적 초점, 경쟁사 초점 등에 대한 점수는 부족하고 시각화, 페이지 및 문서디자인 부문만 점수가 높은 것을 확인할 수 있을 것이다. 이는 다시 말하면 겉은 번지르르하지만 알맹이가 없는 제안서라고 볼 수 있다. 이에 반해 아래쪽에 보이는 방사도표는 고른 영역에서 점수를 얻었다. 시각화나 페이지 및 문서디자인에서는 중간점수를 받았지만 충실도, 반응도 등에서 높은 점수를 받았다. 특히 충실도는 제안요청서의 기본적인 요구조건을 충족해야 하는 것이므로 무조건 만점을 받아야 한다.

Assessment Tool은 세부적인 질문을 통해 좋은 제안서의 7가지 기준 각 영역에서 효과적으로 제안서를 평가한다. 각 질문들은 해당 영역의 세부 구성요소를 평가하는 질문으로 구성되며 점수를 매기는 것에서 끝나지 않고 개선을 위한 추천사항과 예시 또한 제시하도록 구성돼 있다.

Assessment Tool을 사용하면 검토자가 구두리뷰(Verbal Review)에 그치지 않고 글로 작성된 형태의 검토결과(Written Review)를 제공할 수 있다는 얘기다. 글로 작성된 검토결과는 작성자가 리뷰 결과를 반영하기 쉽도록 해주고 여러 검토자들 사이에 관점이 다를 때 조정이 쉽도록 해준다. 또 검토자가 본인의 검토결과에 대해 책임을 지게 되므로 좀 더 신중하게 리뷰를 하게 되는 효과도 있다. 제안서의 작성 수준과 형태를 고려해 일부 영역에서만 적용할 수도 있고 질문의 개수를 조절해 리뷰할 수 있는 것도 큰 장점이다. (그림 2)

영역별 평가

반응도(Responsiveness)

질문 1

Is it clear how the document responds to your customer’s requirements?

▶ 리뷰결과: Yes, very clear.

▶ 내용: “ABC company will control system operations 24 hours a day, 365 days a year for 5 years to meet the courier service demands of XYZ company.”

질문2

Are benefits tied to features?

▶ 리뷰결과: Yes, benefits are tied to features.

▶ 내용: “ABC company has sufficient requisites to carry out courier service with its experience of 50 years in courier service management and its excellent performance in safety & punctuality.”

전략적 초점(Strategic Focus)

질문1

Does the document contain a clearly quantified feature, and corresponding benefit?

▶ 리뷰결과: Yes, features are quantified and tied to benefits.

▶ 내용: “All managers will be specialized in the fields required with at least 10 years of parcel and courier service experience.”

질문2

Are themes, captions and headings consistent in content, structure and placement?

▶ 리뷰결과: No themes or captions are used, but headings are consistent.

질문3

Is added value identified?

▶ 리뷰결과: No added value is shown.

질문4

Is risk adequately dealt with?

▶ 리뷰결과: Yes, risk is dealt with sufficiently.

▶ 내용: “A courier service is a complex and high speed system. So, this kind of system should be managed by skilled people who are specialized in courier service.”

서술의 품질(Quality of Writing)

질문1

Is the writing customer focused?

▶ 리뷰결과: No, customer focus is not consistent. For example, the customer’s name is much less visible than ABC company’s.

질문2

Are word use, grammar, and mechanics accurate and correct?

▶ 리뷰결과: The first page has good English, but some pages have poor English.

▶ 내용

- Page 2: “Quality of courier service is a major factor to determine in determining the rate of customers satisfaction”; “ABC company has expressed

interest in participating in the Project”; “The proposal was for installation and management of a courier service system.”

- Page 14: “ABC company having which won for the ACME company Project”; “In year 2005, ACME delivery company newly was incorporated

as ABC company.”; “Since the last April 2004, with the opening of On Time Delivery Service(OTDS), ABC company has resolved the numerous

problems ranging from highly technical issues to fundamental issues with our own technology.”

시각화(Visualization)

질문1

Are visuals professional and consistently formatted?

Are all visuals appropriate, contributing significant content?

Are the visuals simple, uncluttered and easy to understand?

▶ 리뷰결과: No visuals are used.

페이지 및 문서디자인(Page and Document design)

질문1

Does key information stand out?

▶ 리뷰결과: Yes. Bold text is used to good effect.

▶ 내용: “The strategic objective of the project is to meet the delivery demands of the customer. To achieve this, the Project has three sub-objectives:

to build a simple and reliable courier system, and to ensure the on time delivery of all productions.”

질문2

Is the “package” appealing? Would an evaluator want to look at it?

▶ 리뷰결과: No, the document is not appealing; it looks very ‘dry’.

질문3

Are document, pagination, and graphics standards consistently applied?

▶ 리뷰결과: No. Headings numbers are not used. Line spacing varies throughout the document.

 개선방안 제시

Recommendations

1. Start using diagrams and illustrations to make the document

more readable and more convincing

2. Identify added value where provided

3. Start sentence with customer’s name and make customer’s name more

visible for customer focus.

4. Make sure the English is of higher quality 

2. Assessment Tool의 적용 사례

Assessment Tool을 사용해 해외제안서를 리뷰해보자. 제안서의 작성 수준과 형태를 고려해 반응도, 전략적 초점, 서술의 품질, 시각화, 페이지 및 문서 디자인의 5가지 영역에서 평가했다.(‘적용사례’ 참조)

3.Assessment Tool 적용방향

Assessment Tool을 활용하면 좋은 제안서의 7가지 기준을 토대로 정확한 개선 방향을 제시할 수 있다. 또한 통일된 관점의 리뷰와 명문화된 리뷰결과의 공유로 효과적인 제안서 작성을 도와준다.

다앙한 관점이 혼재돼 있는 리뷰와 구두리뷰(Verbal Review)로 제안서 품질이 좋아지기는커녕 오히려 작성에 혼란만 가중되고 있는가? 그렇다면 Assessment Tool을 활용해 효과적인 리뷰를 수행하고 제안서 품질 향상의 올바른 방향을 잡기를 바란다.

김용기 쉬플리코리아 대표 yong@shipleywins.co.kr