사전에 RFP 발행 몰랐다면 입찰 참가는 시간 낭비

편집자주

제안 입찰 분야의 글로벌 컨설팅사인 쉬플리 한국지사(www.shipleywins.co.kr)가 치열한 제안 전쟁에서 깨달은 실전 노하우를 소개합니다. 지난 연재를 통해 국내에서의 제안 성공 노하우를 소개했고 앞으로는 해외 제안 성공 노하우를 다룰 계획입니다. 3회에 걸쳐 Capturing(사전영업), Writing Winning Proposals(제안서 작성), Evaluating Proposals(제안서 평가)에 관한 원고를 게재하는데 이번 호에 소개할 아티클은 Capturing입니다.

해외 시장에 진출하기 위해서 무엇이 고민인가? Global Proposal Consulting 전문 기업인 쉬플리는 전 세계에서의 다양한 사업 경험을 토대로 한국 기업들의 해외시장 진출에 대한 ‘Real Issues’에 대해 알아봤다. 쉬플리 코리아가 국내 30개 대기업 해외사업 담당자(SI/IT, 방위항공, 전기/전자/통신, 물류, 서비스) 120명을 대상으로 조사해 질문을 선별한 뒤 쉬플리 16개 국의 지사를 통해 답변을 받았다. Larry Newman 쉬플리 미국 본사 Vice President와 Phil Cohen 호주 지사 Director가 답변들을 최종 정리했다.

해외시장의 경우 고객과의 관계형성과 영업정보 수집에 있어 현지 기업에 비해 상대적으로 불리하다. 이 점을 어떻게 극복할 수 있는가?

고객과 관계구축 없이 수주는 어렵다. 관계구축이 중요한 이유는 이번 구매를 통해 고객이 해결하고자 하는 숨겨진 진짜 이슈에 대한 정보를 얻을 수 있기 때문이다. 현지 기업은 관계를 구축하고 유지하는 데 강력한 강점을 가지고 있다. 그들이 기존 사업자이면서 고객에 대해서 잘 알고 있다면 더욱 그렇다. 기존 사업자의 수주율은 80%에 이를 정도로 성공 가능성이 높다. 만약 기존 사업자도 아니고 경쟁사에 비해서 가격을 크게 낮출 수도 없다면 이미 매우 불리한 포지션이다. 일반 서비스 산업에서 신규 사업자가 아주 낮은 가격으로 입찰에 참여하는 경우 기존 사업자들이 실주한다는 연구결과가 있기는 하지만 이런 경우 외에 기존 사업자는 정보에 대한 접근성의 유리함 때문에 대부분 승리한다.

그렇다고 해서 해외시장 공략이 불가능한 것은 아니다. 왜냐하면 모든 현지 기업들이 고객과의 관계에서 얻은 정보를 잘 활용하는 것은 아니기 때문이다. 수주에서 정말로 중요한 것은 수집된 정보에 기반해서 고객의 이슈가 무엇인지 알고, 자신과 경쟁사들의 이슈에 대한 포지셔닝을 파악하고, 자신과 경쟁사의 강점과 약점을 어떻게 표현하고 공략할지 전략을 수립하는 것이다.

이를 위해 할 수 있는 두 가지 적절한 방법이 있다. 첫째, 현지 에이전트나 파트너를 통하거나 일련의 방문과 미팅을 통해 고객과의 관계를 구축하는 것이다. 둘째, “저희 회사의 강점과 약점에 대해서 어떻게 생각하십니까” 또는 “제안요청서(RFP)상에 언급된 이슈 외에 당신 회사가 직면한 실제 이슈가 무엇인가요” 등 이기는 전략을 도출하기 위한 질문을 했는지 확인하는 것이다. 만약 정확한 정보를 얻었고 적절히 그 정보를 사용한다면 지리적 불리함을 극복해 낼 수 있다.

해외사업에 있어서 정보수집부터 수주까지 시행착오가 국내 사업보다 훨씬 많다. 이를 최소화하는 프로세스나 방법은 무엇인가?

비즈니스에는 항상 위험성이 따른다. 그리고 해외사업은 국내 사업에서는 신경 쓰지 않아도 될 통화 위험, 법률 시스템, 운송체계 등 훨씬 많은 리스크를 극복해야 한다. 어떤 위험도 적당한 전략을 실행함으로써 완화시킬 수 있다. 해외 사업에서 위험요소를 최소화하는 방법은 잠재 고객과 당신의 경쟁자에 대해 가능한 많은 정보를 수집하는 것이다. 정보를 얻는 가장 좋은 방법은 RFP가 발행되기 전에 고객과 논의하거나 정보를 얻을 수 있는 조직과 팀을 구성하는 것이다.

해외사업은 정보의 신뢰성을 판단하기가 어렵다.

정보의 신뢰성을 어떻게 검증해야 하는가?

각 입찰에서 승리하기 위해서는 기회마다 다른 종류의 정보가 필요하다. 예를 들면, 경쟁자가 누구이고 경쟁자가 어떤 솔루션을 제공할 것인지에 대한 정보를 확보할 수는 있지만 이런 종류의 정보를 전적으로 신뢰하기는 어렵다. 하지만 고객과 좋은 관계를 구축하고 효과적인 미팅을 통해 고객이 정말 무엇을 원하고 얼마만큼의 예산이 준비돼 있는가에 대한 정보를 얻을 수도 있다. 이것이 품질 높은 정보를 얻는 유일한 방법이다. 예를 들면, 만약 당신이 제안 요약(Executive Summary)을 입찰요청서가 발행되기 전에 작성할 수 있다면(이는 가능성이 꽤 높은 이야기다) 그것에 대한 고객의 의견을 얻기 위해 고객에게 사본을 보내볼 수 있다. 이 경우, 고객이 생각하는 이슈는 물론이고 그에 대한 가능한 솔루션을 검증해 볼 수 있다. 고객과 열린 논의를 할수록 정보는 더 가치 있는 것이 된다.

또 하나의 포인트는 정치인들의 캐치프레이즈처럼 ‘신뢰하되 검증하라(Trust but verify)’이다. 언론에서 흔히 보듯 하나의 정보를 다른 소스를 통해 검증하는 것처럼 당신도 정보를 다양한 소스를 통해 검증해야 한다. 이때 주의할 점은 단지 소문을 통해서가 아니라 신뢰할 만한 적합한 소스에서 나온 정확한 정보를 획득해야 한다는 것이다.

해외의 잠재적 사업기회를 체계적으로 발굴하려면 어떻게 해야 하는가?

사업 분야에 따라 그 방법은 매우 다양하다. 예를 들어 당신이 공항의 소모품 판매회사라면 잠재 고객의 명단을 작성하는 것은 쉬울 것이다. 또는 대단위 IT시스템을 판다면 대기업과 주요 정부 부서의 명단을 ‘공략 고객 리스트’로 만들어서 그들이 시스템 업그레이드를 할 시점에 영업을 할 수 있다. 어쨌든 기회의 목록을 작성하고 수주 가능성을 기준으로 ‘걸러내야’ 한다. 이는 당신의 기술과 당신의 경쟁자들에 대한 고객의 평가에 기초해야 한다.

추천하지 않는 방법은 ‘입찰 안내’라는 e메일을 통해서 참여 의사를 결정하는 것이다. 이것은 정부나 큰 기업에서 RFP를 발행하는 것을 모니터링하다가 당신 기업에 적합한 사업이 공고되면 e메일로 알려주는 솔루션들이다. 그러나 불행히도 RFP가 발행되는 순간부터는 고객(구매 조직)과 관계를 형성하는 것은 매우 어려워진다. RFP가 발행되면 모든 정부 또는 많은 사기업의 구매자들은 ‘공정성’의 이유로 잠재 판매자와 접촉하는 것을 금지하거나 꺼린다. 만약 RFP가 발행되고 나서야 제안 기회에 대해 듣게 됐다면 아마 이기기 힘들 것이다. 구매조직과 관계 형성을 하는 것이 불가능해지므로 RFP 뒤에 숨겨진 진짜 이슈에 대해 알아 낼 수 없을 가능성이 높기 때문이다. RFP가 발행될 것을 알지도 못했던(사전영업이 안 돼 있던) 입찰에 참여하느라 시간을 낭비하는 대신 다가오는 몇 달, 몇 년 후에 발행될 RFP에 대한 정보를 알아내는 데 시간을 집중해야 한다. 수주율이 매우 높은 일부 기업들을 보면 잠재 고객에게 아이디어를 심고 키우는 데 역량을 집중한다. 그들은 ‘백서’를 준비하고 산업박람회 또는 고객이 후원하는 행사에서 프레젠테이션을 한다. 또 홍보물 배포, 학술 연구 후원, 로비스트 이용, 고객이 읽고 신뢰할 만한 대중매체에 기사를 게재하는 것 등에 자원을 집중 투입한다. 그러고 난 뒤 고객들이 이에 관심을 보일 때 비로소 다양한 기회를 얻을 수 있다.

번역 ｜한해림 쉬플리 코리아 책임 컨설턴트

·Business Development팀 팀장

정리= Larry Newman 쉬플리 미국 본사 Vice President

Phil Cohen 쉬플리 호주 지사 Director